Rechnung auf die Firma: Was du vom Gast brauchst
Wer Leistungsempfänger ist, welche Angaben vor dem Auschecken feststehen müssen und wann du eine Hotelrechnung nachträglich noch auf eine Firma umschreiben darfst.
„Können Sie die Rechnung bitte auf die Firma ausstellen?" — meistens kommt der Satz beim Auschecken, manchmal drei Wochen später per Mail. Beides ist lösbar, aber nicht gleich: In einem Fall tippst du eine Adresse ein, im anderen greifst du in eine Rechnung ein, die längst gebucht ist.
Die kurze Antwort: Du darfst die Rechnung auf eine Firma ausstellen, wenn die Firma tatsächlich Vertragspartnerin ist — also die Buchung veranlasst hat und den Aufenthalt bezahlt. Dann brauchst du die exakte Firmierung inklusive Rechtsform und die vollständige Anschrift. Hat privat gebucht, wer privat angereist ist, ist eine spätere Umschreibung keine Formalie, sondern eine falsche Rechnung.
Wer ist Leistungsempfänger — und warum entscheidet das alles?
Leistungsempfänger ist, wer den Vertrag geschlossen hat. Nicht, wer bezahlt, und nicht, wer die Rechnung später in seine Buchhaltung legt. Bucht die Assistenz für ihren Geschäftsführer, ist die Firma Vertragspartnerin. Bucht der Geschäftsführer selbst mit seiner privaten Kreditkarte, weil es schneller ging, ist er es.
Diese Unterscheidung klingt spitzfindig, ist aber der Punkt, an dem eine Betriebsprüfung ansetzt. Steht auf der Rechnung eine GmbH, die nie Vertragspartnerin war, zieht diese GmbH Vorsteuer aus einer Leistung, die sie nicht bezogen hat. Das Problem landet zuerst beim Gast — und die Rückfrage danach bei dir.
Praktisch heißt das: Klär die Frage beim Einchecken, nicht beim Auschecken. Ein Satz an der Rezeption reicht — „Läuft der Aufenthalt auf Sie persönlich oder auf eine Firma?" — und du hast die Antwort, bevor die Rechnung existiert.
Welche Angaben du brauchst
Für eine vollständige Rechnung nach § 14 UStG brauchst du vom Gast genau vier Dinge:
- Die exakte Firmierung inklusive Rechtsform. „Müller Bau" reicht nicht, wenn im Handelsregister „Müller Bau GmbH & Co. KG" steht.
- Die vollständige Anschrift der Firma — nicht die Privatadresse des Gastes und nicht die Adresse der Filiale, wenn die Zentrale Vertragspartnerin ist.
- Die USt-IdNr., sobald die Firma im Ausland sitzt.
- Kostenstelle, Bestell- oder Reisenummer, falls die Buchhaltung des Gastes danach sortiert. Das ist keine Pflichtangabe, spart aber die Rückfrage.
Was du nicht brauchst: die Steuernummer eines inländischen Kunden. Die kommt in der eigenen Rechnung nur von dir selbst.
Zwei Fristen gehören dazu. An einen Unternehmer musst du die Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach dem Aufenthalt ausstellen (§ 14 Abs. 2 UStG). Und seit 2025 ist die Rechnung zwischen zwei inländischen Unternehmen grundsätzlich eine E-Rechnung — was das für kleine Häuser konkret bedeutet, steht im Beitrag zur E-Rechnungs-Pflicht.
Der Gast fragt erst nach der Abreise
Häufigster Fall im Alltag: Der Gast ist weg, die Rechnung ist geschrieben, jetzt kommt die Mail aus der Buchhaltung. Ob du sie ändern darfst, hängt an einer einzigen Frage — war die Firma von Anfang an Vertragspartnerin?
| Situation | Zulässig? | Weg |
|---|---|---|
| Firma hat gebucht, du hast versehentlich den Gastnamen eingetragen | Ja | Berichtigung nach § 31 Abs. 5 UStDV |
| Firma hat gebucht, Adresse war unvollständig oder falsch geschrieben | Ja | Berichtigung, gleiche Rechnungsnummer bleibt |
| Gast hat privat gebucht und privat gezahlt | Nein | Rechnung bleibt, wie sie ist |
| Gast hat privat gebucht, will die Kosten aber erstattet bekommen | Nein | Das regelt er intern über die Reisekostenabrechnung |
Der Weg für die zulässigen Fälle ist unspektakulär: Nach § 31 Abs. 5 UStDV berichtigst du eine Rechnung, indem du die fehlende oder falsche Angabe in einem Dokument nachreichst, das eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung verweist. Du brauchst keine neue Rechnungsnummer und keine Storno-Kaskade. Wer stattdessen die alte Rechnung löscht und neu schreibt, reißt eine Lücke in die fortlaufende Nummerierung — genau das, was bei einer Prüfung auffällt. Warum diese Lücken so teuer werden, steht im Beitrag zur GoBD-konformen Hotelrechnung.
Und der Fall, in dem du ablehnen musst, wird leichter mit einem Satz, der nicht nach Paragraf klingt: „Die Buchung lief auf Sie persönlich — deshalb darf ich die Rechnung nicht auf die Firma ändern. Für die Reisekostenabrechnung reicht sie so aus."
Über eine Buchungsplattform gebucht
Kommt die Buchung über Booking.com oder Expedia, ändert das an der Rechnung erst einmal nichts: Dein Vertrag besteht mit dem Gast, nicht mit dem Portal. Die Provision ist ein separates Geschäft zwischen dir und der Plattform und hat auf der Gastrechnung nichts zu suchen.
Der Stolperstein sitzt woanders. Über die Portale kommt fast immer eine Privatperson an — der Firmenname steht dort in keinem Pflichtfeld. Wenn der Gast beim Einchecken sagt, das gehe auf die Firma, ist das der Moment für die Nachfrage, wer gebucht hat. Wurde über ein Firmenkonto oder ein Geschäftsreiseportal gebucht, ist die Firma Vertragspartnerin und alles ist sauber. Hat der Gast privat über die Plattform gebucht, gilt der Absatz oben.
Bei Zahlungsmodellen, bei denen das Portal einkassiert und dir per virtueller Kreditkarte auszahlt, bleibt es ebenfalls dabei: Der Zahlungsweg ändert den Leistungsempfänger nicht.
Die Firma sitzt im Ausland
Die Frage taucht regelmäßig auf, sobald ein niederländischer oder österreichischer Kunde eine Rechnung „netto" haben will. Die Antwort ist klar: Eine Übernachtung ist eine Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück und wird dort besteuert, wo das Haus steht (§ 3a Abs. 3 Nr. 1 UStG). Dein Haus steht in Deutschland, also steht deutsche Umsatzsteuer auf der Rechnung — auch für die Firma aus Amsterdam.
Kein Reverse-Charge, keine Netto-Rechnung, keine Ausnahme über die USt-IdNr. Das Ausweisen der USt-IdNr. ist trotzdem sinnvoll, denn der ausländische Kunde holt sich die Steuer über das Vorsteuervergütungsverfahren zurück. Unternehmen aus dem EU-Ausland beantragen das über das Portal ihres Heimatlandes, und zwar binnen neun Monaten nach Ablauf des Kalenderjahres — Stichtag ist der 30. September des Folgejahres (§ 61 Abs. 2 UStDV). Für Unternehmen von außerhalb der EU läuft der Antrag direkt beim Bundeszentralamt für Steuern, dort endet die Frist bereits am 30. Juni.
Wer das an der Rezeption in zwei Sätzen erklären kann, spart sich die Diskussion — und dem Gast ein Missverständnis, das ihn sonst bares Geld kostet. Die Sonderregeln für Rechnungen ins EU-Ausland stehen in § 14a UStG.
Praxis-Beispiel: zwei Nächte, eine GmbH
Ein Haus mit acht Zimmern, ein Monteur einer regionalen Baufirma, zwei Nächte im Doppelzimmer zur Einzelnutzung. Gebucht hat das Büro der GmbH, gezahlt wird auf Rechnung. So sieht die Aufteilung aus:
| Position | Brutto | Satz | Netto | USt |
|---|---|---|---|---|
| 2 Übernachtungen à 109,00 € | 218,00 € | 7 % | 203,74 € | 14,26 € |
| 2 × Frühstück à 14,00 € | 28,00 € | 7 % | 26,17 € | 1,83 € |
| Minibar (Getränke) | 8,40 € | 19 % | 7,06 € | 1,34 € |
| 2 × Stellplatz à 6,00 € | 12,00 € | 19 % | 10,08 € | 1,92 € |
| Kurbeitrag, 2 Nächte | 5,00 € | – | 5,00 € | – |
| Gesamt | 271,40 € | 19,35 € |
Drei Dinge stecken in dieser Tabelle. Erstens tragen Übernachtung und Frühstück seit dem 1. Januar 2026 beide 7 % — die Trennlinie verläuft heute zwischen Speisen und Getränken, nicht mehr zwischen Zimmer und Frühstück. Zweitens ist der Kurbeitrag ein durchlaufender Posten und trägt gar keine Umsatzsteuer; er erhöht den Rechnungsbetrag, nicht die Vorsteuer der GmbH. Drittens liegt die Rechnung mit 271,40 € über der 250-Euro-Grenze für Kleinbetragsrechnungen — die vereinfachte Form ist hier also ausgeschlossen, alle Pflichtangaben müssen drauf.
Die GmbH zieht am Ende 19,35 € Vorsteuer. Fehlt die korrekte Firmenanschrift, zieht sie nichts — und ruft an. Welche acht Angaben vollständig sein müssen, steht im Beitrag zu den Pflichtangaben nach § 14 UStG; die Aufteilung selbst rechnet der MwSt-Rechner in Sekunden aus.
Das Wichtigste in Kürze
- Auf die Firma darf die Rechnung nur, wenn die Firma auch gebucht hat. Der Zahlungsweg entscheidet das nicht.
- Frag beim Einchecken, nicht beim Auschecken — dann brauchst du nie zu berichtigen.
- Vom Gast brauchst du exakte Firmierung mit Rechtsform, vollständige Anschrift und bei ausländischen Firmen die USt-IdNr.
- Nachträglich änderbar sind nur Fehler, nicht Entscheidungen: Berichtigung nach § 31 Abs. 5 UStDV, ohne neue Rechnungsnummer.
- Ausländische Firmen bekommen deutsche Umsatzsteuer in Rechnung und holen sie sich über das Vergütungsverfahren zurück — Frist 30. September des Folgejahres.