Hotelrechnung für Geschäftsreisende: Pflichtangaben richtig machen
Welche Angaben braucht eine Hotelrechnung, damit Geschäftsreisende sie absetzen können? Pflichtfelder, 7-/19-Prozent-Aufteilung und die 250-Euro-Grenze.
Ein Geschäftsreisender checkt aus und sagt: „Die Rechnung brauche ich auf die Firma, mit ausgewiesener Mehrwertsteuer." Fehlt dann eine Pflichtangabe, kann seine Firma die Vorsteuer nicht ziehen — und der Gast steht das nächste Mal bei der Konkurrenz. Eine korrekte Rechnung ist für Geschäftshotels kein Bürokram, sondern ein Service.
Die Kurzfassung: Eine ordnungsgemäße Hotelrechnung nach § 14 UStG braucht acht Pflichtangaben, weist Übernachtung (7 Prozent) und Frühstück (19 Prozent) getrennt aus — und darf nur bis 250 Euro vereinfacht sein.
Welche Pflichtangaben braucht eine Hotelrechnung?
Nach § 14 UStG gehören auf eine vollständige Rechnung:
- voller Name und Anschrift von Hotel und Gast,
- die Steuernummer oder USt-IdNr. des Hotels,
- das Ausstellungsdatum,
- eine fortlaufende Rechnungsnummer,
- Menge und Art der Leistung (Übernachtung, Frühstück …),
- der Leistungszeitraum (die Aufenthaltsdaten),
- das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt,
- der Steuersatz und der Steuerbetrag.
Fehlt eine dieser Angaben, ist die Rechnung formal unvollständig — und der Vorsteuerabzug des Gastes wackelt. Den genauen Wortlaut findest du in § 14 UStG. Wie sich das automatisieren lässt, zeigt der Beitrag zur §-14-Rechnung im Hotel.
Wie weise ich Übernachtung und Frühstück getrennt aus?
Das ist der Klassiker, an dem Hotelrechnungen scheitern. Die Übernachtung unterliegt dem ermäßigten Satz von 7 Prozent, Frühstück und andere Nebenleistungen (Minibar, Parkplatz, Wellness) dem vollen Satz von 19 Prozent. Beides muss auf der Rechnung als eigene Position mit eigenem Steuersatz stehen.
Ein pauschaler „Übernachtung inkl. Frühstück: 95 €" mit nur einem Steuersatz ist falsch. Richtig sind zwei Zeilen — eine mit 7, eine mit 19 Prozent.
Was braucht der Gast für den Vorsteuerabzug?
Genau diese vollständige, korrekt aufgeteilte Rechnung. Die Firma des Gastes zieht die ausgewiesene Umsatzsteuer als Vorsteuer — aber nur, wenn die Rechnung alle Pflichtangaben enthält und die Steuer sauber ausgewiesen ist. Eine handschriftliche Quittung „95 € erhalten" reicht dafür nicht.
Deshalb lohnt es sich, die Rechnungsstellung von vornherein korrekt aufzusetzen, statt im Nachhinein zu korrigieren. Welche Module das übernehmen, zeigt die zimrly-Preisübersicht.
Ab wann reicht eine Kleinbetragsrechnung?
Bis zu einem Bruttobetrag von 250 Euro genügt eine vereinfachte Kleinbetragsrechnung. Dann reichen:
- Name und Anschrift des Hotels,
- Ausstellungsdatum,
- Menge und Art der Leistung,
- der Bruttobetrag und der Steuersatz (statt getrenntem Netto- und Steuerausweis).
Empfängerangaben und fortlaufende Nummer sind hier nicht zwingend. Für eine einzelne Übernachtung unter 250 Euro ist das praktisch — bei längeren Aufenthalten oder Firmenkunden, die es genau brauchen, stellst du besser gleich die vollständige Rechnung aus.
Ein Beispiel
Zwei Nächte, 89 Euro pro Nacht inklusive Frühstück. Korrekt aufgeteilt:
- Übernachtung: 2 × 73 € = 146 € (7 %)
- Frühstück: 2 × 16 € = 32 € (19 %)
- ausgewiesene Umsatzsteuer je Position
Damit kann die Firma des Gastes die Vorsteuer ziehen — und du hast eine prüfungssichere Rechnung. Der Gast bucht beim nächsten Mal wieder bei dir, weil die Abrechnung reibungslos lief: Für Geschäftsreisende ist genau das ein unterschätztes Komfort-Argument, das über die reine Übernachtung hinausgeht.
Häufige Fehler auf Hotelrechnungen
Drei Fehler tauchen immer wieder auf — und kosten den Gast den Vorsteuerabzug:
- Ein pauschaler Steuersatz auf „Übernachtung inkl. Frühstück", statt 7 und 19 Prozent getrennt auszuweisen.
- Fehlende Steuernummer oder USt-IdNr. des Hotels — ohne sie ist die Rechnung formal unvollständig.
- Kein Leistungszeitraum, also keine Angabe der Aufenthaltsdaten.
Dazu kommen Kleinigkeiten wie eine fehlende fortlaufende Nummer oder ein falsch geschriebener Firmenname des Gastes. Einzeln wirken sie harmlos, in Summe machen sie die Rechnung angreifbar. Der sicherste Weg ist, diese Felder gar nicht erst von Hand zu füllen, sondern aus den Buchungsdaten automatisch zu erzeugen — dann sind sie immer vollständig und konsistent. Ein praktischer Nebeneffekt: Wer Rechnungen automatisch erzeugt, hat sie auch sofort archiviert und wiederfindbar. Das spart nicht nur an der Rezeption Zeit, sondern auch dann, wenn der Steuerberater oder eine Prüfung Belege anfordert.
Das Wichtigste in Kürze
- Acht Pflichtangaben nach § 14 UStG — eine fehlt, der Vorsteuerabzug wackelt.
- Übernachtung 7 %, Frühstück und Nebenleistungen 19 % — getrennt ausweisen.
- Geschäftsreisende brauchen die vollständige Rechnung mit ausgewiesener USt.
- Bis 250 Euro brutto genügt die vereinfachte Kleinbetragsrechnung.
- Keine Steuerberatung — im Detail mit dem Steuerberater abstimmen.
§-14-konforme Rechnungen mit korrekter 7-/19-Aufteilung automatisch erzeugen und an die Buchhaltung übergeben — das leisten die zimrly-Integrationen.