Hotelrechnungen schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG, Muster & Checkliste für Geschäftsreisende

Schritt 1: Daten des Gastes korrekt erfassen

Bevor du eine Rechnung schreibst, brauchst du alle relevanten Daten des Gastes. Das sind:

• Name und Anschrift (privat oder Firma).
• Steuernummer oder USt-IdNr. (falls der Gast eine Firmenrechnung verlangt).
• Buchungsdetails (Anzahl der Nächte, Frühstück, Extras wie Minibar oder Parkplatz).

Tipp: Nutze ein Property Management System (PMS), das diese Daten automatisch speichert. So vermeidest du Fehler bei der manuellen Eingabe.

Schritt 2: Leistungen getrennt erfassen

Eine der häufigsten Fehlerquellen ist die falsche Aufteilung der Leistungen. Merke dir:

• Übernachtung = 7 % USt.
• Frühstück und andere Speisen = 7 % USt (seit 01.01.2026, § 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG).
• Getränke, Minibar, Wellness, Parkplatz = 19 % USt.

Beispiel: Ein Gast bucht 2 Nächte mit Frühstück und nimmt Getränke aus der Minibar. So teilst du die Leistungen auf:

• 2x Übernachtung: 150 € netto (7 % USt = 10,50 €).
• 2x Frühstück (Speisen): 50 € netto (7 % USt = 3,50 €).
• Getränke: 20 € netto (19 % USt = 3,80 €).
• Gesamt: 220 € netto + 17,80 € USt = 237,80 € brutto.

Tool-Tipp: Mit dem zimrly-MwSt-Rechner kannst du die Aufteilung automatisch berechnen – ohne manuelle Rechnerei.

Schritt 3: Rechnungsnummer vergeben

Jede Rechnung braucht eine fortlaufende, einmalige Nummer. Das Finanzamt prüft das genau – Lücken sind nicht erlaubt.

Beispiele für Rechnungsnummern:

• RE-2026-00123 (Jahr + fortlaufende Nummer).
• HOTEL-2026-05-0042 (Hotelname + Jahr + Monat + Nummer).

Wichtig:

• Nutze keine manuelle Nummerierung (zu fehleranfällig).
• Ein gutes PMS wie zimrly vergibt die Nummern automatisch.

Schritt 4: Pflichtangaben nach § 14 UStG ergänzen

Jetzt fügst du alle Pflichtangaben hinzu. Hier nochmal die Checkliste:

1. Voller Name und Anschrift des Hotels und des Gastes.
2. Steuernummer oder USt-IdNr. des Hotels.
3. Ausstellungsdatum der Rechnung.
4. Fortlaufende Rechnungsnummer.
5. Menge und Art der Leistung (z. B. „2 Übernachtungen“).
6. Leistungszeitraum (Aufenthaltsdaten).
7. Nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt.
8. Steuersatz und Steuerbetrag.

Beispiel für eine vollständige Rechnung:

HOTEL ZUR SONNE
Musterstraße 123
10115 Berlin
Steuernummer: 18/815/00000
USt-IdNr.: DE123456789

Rechnung Nr.: RE-2026-00123
Datum: 03.06.2026

Rechnung an:
Max Mustermann GmbH
Geschäftsreiseabteilung
Musterweg 456
10117 Berlin

Leistungszeitraum: 01.06.2026 – 03.06.2026

Pos. | Menge | Art der Leistung       | Einzelpreis (netto) | USt-Satz | USt-Betrag | Gesamtpreis (brutto)
-----|-------|------------------------|---------------------|----------|------------|----------------------
1    | 2     | Übernachtung           | 73,00 €             | 7 %      | 10,22 €    | 156,22 €
2    | 2     | Frühstück (Speisen)    | 16,00 €             | 7 %      | 2,24 €     | 34,24 €
3    | 2     | Getränke               | 5,00 €              | 19 %     | 1,90 €     | 11,90 €
     |       |                        |                     |          |            | **Gesamt: 202,36 €**

Enthaltene Umsatzsteuer:
- 7 %: 12,46 €
- 19 %: 1,90 €

Zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug.

Schritt 5: Rechnung prüfen und versenden

Bevor du die Rechnung versendest, prüfe sie auf Vollständigkeit und Fehler. Nutze diese Checkliste:

✅ Alle Pflichtangaben nach § 14 UStG sind enthalten. ✅ Übernachtung und Frühstück sind getrennt ausgewiesen. ✅ Steuernummer und USt-IdNr. sind korrekt angegeben. ✅ Rechnungsnummer ist fortlaufend und einmalig. ✅ Leistungszeitraum stimmt mit den Aufenthaltsdaten überein. ✅ Keine handschriftlichen Korrekturen (z. B. durchgestrichene Preise).

Versandoptionen:

• Per E-Mail (als PDF – am schnellsten und beliebtesten bei Geschäftsreisenden).
• Per Post (nur wenn der Gast es explizit wünscht).
• Digital über ein PMS (z. B. zimrly, das die Rechnung direkt an die Buchhaltung des Gastes sendet).

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Pflichtangaben auf Hotelrechnungen nach § 14 UStG: Was wirklich wichtig ist

Nach § 14 Abs. 4 UStG gehören auf eine vollständige Rechnung zwingend acht Pflichtangaben. Fehlt auch nur eine, ist die Rechnung formal unvollständig – und der Vorsteuerabzug des Gastes ist gefährdet. Hier eine detaillierte Erklärung zu jeder Angabe:

1. Voller Name und Anschrift des Hotels und des Gastes

• Hotel: Muss den vollständigen Namen (z. B. „Hotel Zur Sonne GmbH“) und die Anschrift (Straße, Hausnummer, PLZ, Ort) enthalten.
• Gast: Muss ebenfalls vollständig angegeben sein. Bei Firmenrechnungen muss der Firmenname (inkl. Rechtsform, z. B. „GmbH“) und die Firmenadresse stehen.

Häufiger Fehler:

• Der Gast bucht unter „Max Mustermann“, aber die Rechnung wird auf „Max Mustermann GmbH“ ausgestellt – ohne dass die GmbH-Adresse angegeben ist.
• Lösung: Frage den Gast vorab nach der korrekten Firmenadresse.

2. Steuernummer oder USt-IdNr. des Hotels

• Steuernummer: Steht auf dem letzten Steuerbescheid deines Finanzamts (z. B. „18/815/00000“).
• USt-IdNr.: Beginnt mit „DE“ (z. B. „DE123456789“) und wird beim Bundeszentralamt für Steuern beantragt.

Wichtig:

• Mindestens eine der beiden Nummern muss auf der Rechnung stehen.
• Tipp: Speichere beide Nummern in deinem PMS, damit sie automatisch auf jede Rechnung gedruckt werden.

3. Ausstellungsdatum der Rechnung

• Das Datum, an dem die Rechnung erstellt wird (nicht zu verwechseln mit dem Leistungszeitraum).
• Beispiel: Der Gast checkt am 03.06.2026 aus – das Ausstellungsdatum ist dann „03.06.2026“.

4. Fortlaufende Rechnungsnummer

• Jede Rechnung braucht eine einmalige, fortlaufende Nummer.
• Beispiele:
  • RE-2026-00123 (Jahr + fortlaufende Nummer).
  • HOTEL-2026-05-0042 (Hotelname + Jahr + Monat + Nummer).

Wichtig:

• Keine Lücken in der Nummerierung (z. B. „RE-2026-00123“, dann „RE-2026-00125“ – die „00124“ fehlt).
• Lösung: Nutze ein PMS, das die Nummern automatisch vergibt.

5. Menge und Art der Leistung

• Menge: Anzahl der Leistungen (z. B. „2 Übernachtungen“).
• Art der Leistung: Konkrete Beschreibung (z. B. „Übernachtung im Einzelzimmer“, „Frühstücksbuffet“).

Falsch:

Übernachtung inkl. Frühstück: 200 €

Richtig:

2x Übernachtung im Einzelzimmer: 150 €
2x Frühstücksbuffet: 50 €

6. Leistungszeitraum

• Der Zeitraum, in dem die Leistung erbracht wurde (z. B. „01.06.2026 – 03.06.2026“).
• Wichtig: Muss mit den Buchungsdaten übereinstimmen.

7. Nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt

• Übernachtung: 7 % USt.
• Speisen (auch das Frühstück): 7 % USt.
• Getränke, Minibar, Wellness, Parkplatz: 19 % USt.
• Beispiel:

  1x Übernachtung: 79 € (7 % USt = 5,53 €)
  1x Frühstück (Speisen): 16 € (7 % USt = 1,12 €)
  Getränke: 4 € (19 % USt = 0,76 €)
  Gesamt: 99 € netto + 7,41 € USt = 106,41 €
  

8. Steuersatz und Steuerbetrag

• Steuersatz: 7 % oder 19 %.
• Steuerbetrag: Der konkrete Betrag (z. B. „7 % USt = 5,53 €“).

Wichtig:

• Keine Pauschalangaben wie „inkl. 19 % USt“ – der konkrete Steuerbetrag muss ausgewiesen sein.

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7 % oder 19 %? So weisen Sie Speisen und Getränke korrekt aus

Dies ist der häufigste Fehler auf Hotelrechnungen – und der Grund, warum viele Geschäftsreisende die Vorsteuer nicht abziehen können. Die Regel ist einfach:

• Übernachtung unterliegt dem ermäßigten Steuersatz von 7 % (§ 12 Abs. 2 Nr. 11 UStG).
• Speisen – auch das Frühstück – ebenfalls 7 %, seit dem 01.01.2026 (§ 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG).
• Getränke, Minibar, Parkplatz, Wellness unterliegen dem vollen Steuersatz von 19 %.

Warum ist die getrennte Ausweisung so wichtig?

• Das Finanzamt akzeptiert keine Pauschalangaben wie „Übernachtung inkl. Frühstück“.
• Beispiel: Ein Gast bucht 3 Nächte mit Frühstück für 300 € brutto. Weist du das pauschal mit „300 € (19 % USt)“ aus, schuldest du dem Finanzamt 47,90 € Umsatzsteuer. Auf Übernachtung und Speisen fallen aber nur 7 % an, also rund 19,63 €. Zu hoch ausgewiesene Umsatzsteuer schuldest du nach § 14c UStG in voller Höhe. Die Differenz von gut 28 € zahlst du aus eigener Tasche.
• Folge: Seit Speisen bei 7 % liegen, kostet die bequeme Pauschalzeile nicht mehr den Gast, sondern dich.

Wie berechnen Sie die Aufteilung, wenn der Gast einen Pauschalpreis zahlt?

Manche Hotels bieten „Übernachtung inkl. Frühstück“ zu einem Festpreis an. Auch hier müssen Sie die Leistungen getrennt ausweisen. So geht’s:

1. Ermitteln Sie den Nettopreis der Übernachtung (ohne Frühstück).
   • Beispiel: Ihr Zimmerpreis ohne Frühstück beträgt 79 € netto.
2. Ermitteln Sie den Nettopreis des Frühstücks.
   • Beispiel: Das Frühstück kostet 16 € netto.
3. Berechnen Sie die Steuern:
   • Übernachtung: 79 € × 7 % = 5,53 € USt.
   • Frühstück (Speisen): 16 € × 7 % = 1,12 € USt.
   • Getränke: 4 € × 19 % = 0,76 € USt.
4. Weisen Sie die Positionen getrennt aus:

   1x Übernachtung: 79 € (7 % USt = 5,53 €)
   1x Frühstück (Speisen): 16 € (7 % USt = 1,12 €)
   Getränke: 4 € (19 % USt = 0,76 €)
   Gesamt: 99 € netto + 7,41 € USt = 106,41 €
   

Tool-Tipp: Nutzen Sie den zimrly-MwSt-Rechner, um die Aufteilung automatisch zu berechnen.

Was tun, wenn der Gast nur einen Gesamtpreis zahlt?

Falls der Gast einen Pauschalpreis zahlt (z. B. „3 Nächte inkl. Frühstück für 300 €“), müssen Sie die Leistungen trotzdem aufschlüsseln. So gehen Sie vor:

1. Ermitteln Sie den Wert der Übernachtung (ohne Frühstück).
   • Beispiel: 3 Nächte ohne Frühstück kosten 225 € netto.
2. Ermitteln Sie den Wert des Frühstücks.
   • Beispiel: 3 Frühstück kosten 75 € netto.
3. Berechnen Sie die Steuern:
   • Übernachtung: 225 € × 7 % = 15,75 € USt.
   • Frühstück (Speisen): 75 € × 7 % = 5,25 € USt.
   • Getränke: 15 € × 19 % = 2,85 € USt.
4. Weisen Sie die Positionen getrennt aus:

   3x Übernachtung: 225 € (7 % USt = 15,75 €)
   3x Frühstück (Speisen): 75 € (7 % USt = 5,25 €)
   Getränke: 15 € (19 % USt = 2,85 €)
   Gesamt: 315 € netto + 23,85 € USt = 338,85 €
   

Wichtig:

• Keine Schätzungen – die Aufteilung muss nachvollziehbar sein.
• Dokumentieren Sie die Berechnung, falls das Finanzamt nachfragt.

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Vorsteuerabzug für Geschäftsreisende: Checkliste für korrekte Hotelrechnungen

Geschäftsreisende (oder ihre Buchhalter) prüfen Rechnungen sehr genau, bevor sie die Vorsteuer abziehen. Diese Checkliste hilft ihnen – und Ihnen, typische Rückfragen zu vermeiden:

✅ Vollständige Pflichtangaben nach § 14 UStG (siehe oben). ✅ Getrennte Ausweisung von 7 % und 19 % Leistungen (Übernachtung und Speisen vs. Getränke/Minibar). ✅ Korrekte Firmenadresse des Gastes (wenn die Rechnung auf eine Firma ausgestellt ist). ✅ Leistungszeitraum (Aufenthaltsdaten) muss mit der Buchung übereinstimmen. ✅ Keine handschriftlichen Korrekturen (z. B. durchgestrichene Preise – das Finanzamt akzeptiert das nicht). ✅ Rechnung im Original (kein Scan oder Foto, es sei denn, es handelt sich um eine qualifizierte elektronische Rechnung nach § 14 Abs. 1 UStG). ✅ Steuernummer oder USt-IdNr. des Hotels ist angegeben. ✅ Fortlaufende Rechnungsnummer ist vorhanden und lückenlos.

Was passiert, wenn die Rechnung fehlerhaft ist?

• Das Finanzamt verweigert den Vorsteuerabzug – der Gast muss die Steuer selbst tragen.
• Der Gast muss eine korrigierte Rechnung anfordern, was Zeit kostet und den Buchhaltungsprozess verzögert.
• Folge für Ihr Hotel: Der Gast wird beim nächsten Mal ein Hotel wählen, das von vornherein korrekte Rechnungen ausstellt.

Daten & Fakten:

• 42 % der Geschäftsreisenden haben schon einmal eine Hotelrechnung reklamiert, weil sie nicht vorsteuerabzugsfähig war (Quelle: VDR-Geschäftsreiseanalyse 2023).
• 30 % der Rechnungen in Hotels enthalten Fehler bei der Steueraufteilung (Quelle: DATEV-Studie 2022).

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Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro: Wann reicht die vereinfachte Version?

Bis zu einem Bruttobetrag von 250 Euro (inkl. USt) können Sie eine vereinfachte Kleinbetragsrechnung ausstellen (§ 33 UStDV). Das spart Zeit, ist aber nicht für jeden Gast geeignet.

Was muss auf einer Kleinbetragsrechnung stehen?

• Name und Anschrift des Hotels (nicht des Gastes!).
• Ausstellungsdatum.
• Menge und Art der Leistung (z. B. „1 Übernachtung“).
• Bruttobetrag (z. B. „95 €“).
• Steuersatz (z. B. „inkl. 7 % USt“ – aber keine getrennte Ausweisung von 7 % und 19 % Leistungen!).

Beispiel für eine Kleinbetragsrechnung:

HOTEL ZUR SONNE
Musterstraße 123
10115 Berlin

Kleinbetragsrechnung Nr.: KB-2026-0042
Datum: 03.06.2026

1x Übernachtung: 95 € (inkl. 7 % USt)

Wann lohnt sich die Kleinbetragsrechnung?

• Einzelübernachtungen unter 250 € (z. B. bei Privatgästen oder kurzen Geschäftsreisen).
• Schnellere Abwicklung an der Rezeption (weniger Pflichtangaben = weniger Fehler).
• Kein Vorsteuerabzug nötig (z. B. bei Privatgästen).

Wann ist die vollständige Rechnung besser?

• Firmenkunden (brauchen die Rechnung für den Vorsteuerabzug).
• Längere Aufenthalte (über 250 € brutto).
• Gäste, die explizit eine detaillierte Rechnung verlangen.

Wichtig:

• Die 250-Euro-Grenze gilt pro Rechnung, nicht pro Nacht.
• Beispiel: Ein Gast bleibt 3 Nächte (je 95 €) – die Rechnung beträgt 285 € brutto. Hier muss eine vollständige Rechnung mit allen Pflichtangaben ausgestellt werden.
• Keine Kleinbetragsrechnung, wenn der Gast eine Firmenrechnung verlangt (dann braucht er die vollständige Version für den Vorsteuerabzug).

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Hotelrechnung Muster: So sieht eine korrekte Rechnung aus

Hier ein vollständiges Muster für eine Hotelrechnung, die alle Anforderungen erfüllt. Nutzen Sie es als Vorlage für Ihre eigenen Rechnungen.

Muster 1: Vollständige Rechnung für Geschäftsreisende

HOTEL ZUR SONNE
Musterstraße 123
10115 Berlin
Steuernummer: 18/815/00000
USt-IdNr.: DE123456789

Rechnung Nr.: RE-2026-00123
Datum: 03.06.2026

Rechnung an:
Max Mustermann GmbH
Geschäftsreiseabteilung
Musterweg 456
10117 Berlin

Leistungszeitraum: 01.06.2026 – 03.06.2026

Pos. | Menge | Art der Leistung       | Einzelpreis (netto) | USt-Satz | USt-Betrag | Gesamtpreis (brutto)
-----|-------|------------------------|---------------------|----------|------------|----------------------
1    | 2     | Übernachtung im Einzelzimmer | 73,00 €             | 7 %      | 10,22 €    | 156,22 €
2    | 2     | Frühstücksbuffet       | 16,00 €             | 7 %      | 2,24 €     | 34,24 €
3    | 1     | Parkplatz              | 10,00 €             | 19 %     | 1,90 €     | 11,90 €
     |       |                        |                     |          |            | **Gesamt: 202,36 €**

Enthaltene Umsatzsteuer:
- 7 %: 12,46 €
- 19 %: 1,90 €

Zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug.

Muster 2: Kleinbetragsrechnung (bis 250 €)

HOTEL ZUR SONNE
Musterstraße 123
10115 Berlin

Kleinbetragsrechnung Nr.: KB-2026-0042
Datum: 03.06.2026

1x Übernachtung im Einzelzimmer: 95 € (inkl. 7 % USt)

Muster 3: Rechnung mit Minibar und Wellness

HOTEL ZUR SONNE
Musterstraße 123
10115 Berlin
Steuernummer: 18/815/00000
USt-IdNr.: DE123456789

Rechnung Nr.: RE-2026-00124
Datum: 04.06.2026

Rechnung an:
Anna Schmidt
Musterallee 789
10118 Berlin

Leistungszeitraum: 02.06.2026 – 04.06.2026

Pos. | Menge | Art der Leistung       | Einzelpreis (netto) | USt-Satz | USt-Betrag | Gesamtpreis (brutto)
-----|-------|------------------------|---------------------|----------|------------|----------------------
1    | 2     | Übernachtung im Doppelzimmer | 90,00 €       | 7 %      | 12,60 €    | 192,60 €
2    | 2     | Frühstücksbuffet       | 16,00 €             | 7 %      | 2,24 €     | 34,24 €
3    | 1     | Minibar (Getränke)     | 18,00 €             | 19 %     | 3,42 €     | 21,42 €
4    | 1     | Wellness (Spa-Zugang)  | 25,00 €             | 19 %     | 4,75 €     | 29,75 €
     |       |                        |                     |          |            | **Gesamt: 278,01 €**

Enthaltene Umsatzsteuer:
- 7 %: 14,84 €
- 19 %: 8,17 €

Zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug.

Hinweis: Da der Bruttobetrag über 250 € liegt, ist hier keine Kleinbetragsrechnung möglich – alle acht Pflichtangaben nach § 14 UStG sind zwingend. Minibar-Getränke und Wellness werden mit 19 % ausgewiesen, Übernachtung und Frühstücksspeisen dagegen mit 7 %.

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Fazit: Korrekte Rechnungen sind ein Wettbewerbsvorteil

Eine ordnungsgemäße Hotelrechnung nach § 14 UStG ist kein lästiger Bürokram, sondern ein handfester Service für deine Geschäftsreisenden: Sie sichert deren Vorsteuerabzug, vermeidet Rückfragen aus der Buchhaltung und erhöht die Wiederbuchungsrate. Die wichtigsten Punkte auf einen Blick:

• Acht Pflichtangaben nach § 14 UStG gehören auf jede vollständige Rechnung.
• Übernachtung und Speisen (7 %) und Getränke, Minibar, Wellness, Parkplatz (19 %) immer getrennt ausweisen.
• Kleinbetragsrechnungen sind nur bis 250 € brutto erlaubt.
• Fortlaufende Rechnungsnummern ohne Lücken vergeben.
• Digitale Rechnungen als PDF – mit Zustimmung des Gastes.

Wer diese Regeln in einem automatisierten Prozess abbildet, spart Zeit an der Rezeption und macht keine Fehler mehr. Genau dafür ist zimrly gebaut: §-14-konforme Rechnungen mit korrekter 7-/19-Prozent-Aufteilung, automatischer Nummernvergabe und PDF-Versand – direkt aus deinem PMS heraus.

Nächster Schritt: Teste den zimrly-MwSt-Rechner, um die Steueraufteilung für deine nächste Rechnung in Sekunden zu berechnen.