GoBD-konforme Hotelrechnung: Die 9 Pflichtangaben, von denen keine fehlen darf
Übernachtung und Speisen mit 7 %, Getränke mit 19 %, Kurtaxe separat – seit 2026 gelten neue Sätze. Diese Checkliste nach § 14 UStG und GoBD schützt vor Ärger mit dem Finanzamt.
Eine Hotelrechnung sieht harmlos aus – bis das Finanzamt bei der Betriebsprüfung genauer hinschaut. Fehlt eine einzige Pflichtangabe nach § 14 UStG, kann dem Gast der Vorsteuerabzug gestrichen werden. Und wer die GoBD-Anforderungen an Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit nicht erfüllt, riskiert bei der Prüfung Zuschätzungen. Für ein inhabergeführtes Hotel ist das kein theoretisches Problem, sondern bares Geld.
Das Tückische: Hotelrechnungen sind steuerlich komplizierter als in fast jeder anderen Branche. Zwei Steuersätze auf einer Rechnung, ein durchlaufender Posten namens Kurtaxe und internationale Geschäftsreisende mit Reverse-Charge-Fragen – hier passieren die meisten Fehler.
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Die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG
Für jede Rechnung ab 250 Euro brutto gelten neun Pflichtangaben:
- Vollständiger Name und Anschrift des Hotels (des leistenden Unternehmers)
- Vollständiger Name und Anschrift des Gasts (des Leistungsempfängers)
- Steuernummer oder USt-IdNr. des Hotels – eine von beiden genügt
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
- Art und Umfang der Leistung – „Übernachtung", „Frühstück", nicht nur „Diverses"
- Zeitpunkt bzw. Zeitraum der Leistung – bei Hotels: An- und Abreisedatum
- Nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt (netto)
- Anzuwendender Steuersatz und Steuerbetrag
Fehlt eine dieser Angaben, ist die Rechnung formal nicht ordnungsgemäß – mit den genannten Folgen für den Vorsteuerabzug.
Der Klassiker: 7 % und 19 % sauber trennen – neu seit 2026
Hier hat sich zum 1. Januar 2026 das Wichtigste geändert, und viele Rechnungsvorlagen laufen noch auf dem alten Stand.
Seit 2010 unterliegt die reine Beherbergungsleistung dem ermäßigten Steuersatz von 7 % (§ 12 Abs. 2 Nr. 11 UStG). Neu ist: Mit dem Steueränderungsgesetz 2025 liegen seit dem 1.1.2026 auch Speisen bei 7 % (§ 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG) – und damit das Hotelfrühstück, das vorher mit 19 % zu versteuern war.
Beim Regelsatz von 19 % bleiben:
- Getränke – auch die zum Frühstück
- Spa und Wellness, Parkplatz, Wäscheservice
- Minibar-Getränke
Das Aufteilungsgebot nach § 12 Abs. 2 Nr. 11 S. 2 UStG bleibt bestehen; der EuGH hat es 2026 ausdrücklich als unionsrechtskonform bestätigt (Urteil vom 05.03.2026, C-409/24 bis C-411/24). Eine pauschale Zeile „Übernachtung inkl. Frühstück 195 €" ist also weiterhin nicht korrekt – beide Sätze brauchen einen eigenen Netto- und Steuerbetrag.
Die praktische Erleichterung: Die Getränke im Frühstück einzeln herauszurechnen, wäre mühsam. Die Finanzverwaltung beanstandet es nicht, wenn du sämtliche nicht begünstigten Leistungen pauschal mit 15 % des Übernachtungspreises ansetzt. Darin sind die Frühstücksgetränke enthalten – die Speisen dagegen nicht, die bleiben bei 7 %.
Wer nur den Split rechnen will, statt eine ganze Rechnung zu prüfen: dafür gibt es den Hotel-MwSt-Rechner.
Kurtaxe ist kein Umsatz
Die Kurtaxe (oder Kurbeitrag, Gästebeitrag, Tourismusabgabe) ist eine kommunale Abgabe, die das Hotel lediglich für die Gemeinde einzieht. Umsatzsteuerlich ist sie ein durchlaufender Posten (§ 10 Abs. 1 S. 6 UStG) und gehört nicht in die Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer.
Praktisch heißt das: Die Kurtaxe wird separat und ohne Umsatzsteuer auf der Rechnung ausgewiesen. Wer sie versehentlich mit 7 % oder 19 % besteuert, zahlt Umsatzsteuer auf Geld, das ihm gar nicht gehört.
Reverse Charge bei internationalen Geschäftsreisenden
Übernachtet ein ausländischer Unternehmer bei dir und ist die Leistung im Ausland steuerbar, kann die Steuerschuldnerschaft auf den Leistungsempfänger übergehen (§ 13b UStG). In diesem Fall braucht die Rechnung den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" bzw. „Reverse Charge" und darf keine deutsche Umsatzsteuer ausweisen.
Wichtig: Reine Beherbergung am inländischen Hotelstandort ist in der Regel dort steuerbar, wo das Hotel liegt (Belegenheitsprinzip). Reverse Charge betrifft eher zusätzliche Leistungen wie Tagungspauschalen an ausländische B2B-Kunden. Im Zweifel gehört diese Frage in die Hand des Steuerberaters – der Compliance-Check weist dich auf den fehlenden Hinweis hin, entscheidet die Steuerbarkeit aber nicht für dich.
Kleinbetragsrechnung: Wann weniger reicht
Bleibt der Bruttobetrag bei maximal 250 Euro, greift die Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV. Dann genügen: Name und Anschrift des Hotels, Ausstellungsdatum, Art der Leistung, Bruttobetrag und der Steuersatz. Rechnungsnummer, Empfängeranschrift, Steuernummer und ein getrennter Steuerbetrag sind hier nicht zwingend – für den Vorsteuerabzug des Gasts aber weiterhin sinnvoll.
GoBD: Ordnung ist nicht optional
Die GoBD verlangen, dass steuerrelevante Rechnungen unveränderbar, vollständig und nachvollziehbar aufbewahrt werden – acht Jahre lang, jederzeit lesbar. Eine Rechnung, die sich nachträglich im PMS oder in Excel überschreiben lässt, erfüllt das nicht. Auch das Verfahren, wie Rechnungen entstehen und archiviert werden, muss dokumentiert sein (Verfahrensdokumentation).
Die schnelle Selbstprüfung
Bevor die nächste Rechnung rausgeht, drei Fragen:
- Sind alle neun Pflichtangaben vorhanden – inklusive Leistungszeitraum?
- Sind 7 % und 19 % getrennt, und ist die Kurtaxe ohne USt separat ausgewiesen?
- Ist die Rechnungsnummer fortlaufend und einmalig?
Wer das für jede Rechnung manuell prüft, verliert Zeit – und Menschen übersehen Dinge. Genau dafür gibt es den kostenlosen Compliance-Check: Rechnungsdaten eingeben, sofort sehen, was fehlt, mit Gesetzesreferenz zu jeder Regel.
Am besten gar nicht erst falsch machen
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Häufige Fragen
Welche Pflichtangaben muss eine Hotelrechnung enthalten?
Nach § 14 Abs. 4 UStG: vollständiger Name und Anschrift von Hotel und Gast, Steuernummer oder USt-IdNr. des Hotels, Ausstellungsdatum, fortlaufende und einmalige Rechnungsnummer, Art und Umfang der Leistung, Zeitpunkt bzw. Zeitraum der Leistung sowie das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt mit Steuersatz und Steuerbetrag.
Welcher Steuersatz gilt seit 2026 für das Frühstück?
Seit dem 1. Januar 2026 unterliegen Speisen dem ermäßigten Satz von 7 % nach § 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG, eingeführt durch das Steueränderungsgesetz 2025. Das gilt auch für das Hotelfrühstück, das vorher mit 19 % zu versteuern war. Bei 19 % bleiben die Getränke – auch die zum Frühstück – sowie Leistungen wie Spa, Parkplatz oder Wäscheservice.
Warum müssen 7 % und 19 % getrennt ausgewiesen werden?
Weil das Aufteilungsgebot nach § 12 Abs. 2 Nr. 11 S. 2 UStG das Nebenleistungsgebot verdrängt – der EuGH hat es mit Urteil vom 05.03.2026 (C-409/24 bis C-411/24) als unionsrechtskonform bestätigt. Beide Sätze brauchen einen eigenen Netto- und Steuerbetrag. Eine Pauschalzeile „Übernachtung inklusive Frühstück" ist nicht korrekt.
Wie wird die Kurtaxe auf der Rechnung behandelt?
Die Kurtaxe ist ein durchlaufender Posten nach § 10 Abs. 1 S. 6 UStG und wird separat sowie ohne Umsatzsteuer ausgewiesen. Sie gehört nicht in die umsatzsteuerliche Bemessungsgrundlage, weil das Hotel sie nur für die Gemeinde einzieht.
Was gilt bei Rechnungen bis 250 Euro?
Dann greift die Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV: Name und Anschrift des Hotels, Ausstellungsdatum, Art der Leistung sowie Bruttobetrag mit Steuersatz genügen. Empfängeranschrift, Rechnungsnummer, Steuernummer und ein getrennter Steuerbetrag sind nicht zwingend – für den Vorsteuerabzug des Gasts aber weiterhin sinnvoll.
Wie lange müssen Hotelrechnungen aufbewahrt werden?
Steuerrelevante Rechnungen sind nach den GoBD acht Jahre lang unveränderbar, vollständig und jederzeit lesbar aufzubewahren. Zusätzlich muss dokumentiert sein, wie Rechnungen entstehen und archiviert werden (Verfahrensdokumentation).
Dieser Beitrag ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Er dient der Orientierung nach § 14 UStG und den GoBD. Für die verbindliche Beurteilung deiner konkreten Rechnungen wende dich an deinen Steuerberater.