E-Rechnung im Hotel: ZUGFeRD oder XRechnung – was du jetzt wissen musst

1. Firmenbuchung für eine Tagung: Ein mittelständisches Unternehmen bucht 5 Zimmer für eine Schulung. Die Rechnung über 2.400 € netto musst du ab 2025 als ZUGFeRD oder XRechnung ausstellen.
2. Reisebüro-Kommission: Du arbeitest mit einem Reisebüro zusammen, das 15 % Provision auf Buchungen erhält. Die monatliche Abrechnung (z. B. 850 €) fällt unter die Pflicht.
3. Wartungsvertrag mit einem Handwerker: Selbst wenn du nur 300 € netto für die jährliche Klimaanlagenwartung zahlst – ab 2027 musst du auch hier eine E-Rechnung verlangen (als Rechnungsempfänger).

Ausnahme: Privatgäste (z. B. Urlauber, Hochzeitsgesellschaften) können weiterhin eine normale PDF-Rechnung erhalten. Hier reicht das einfache Format.

Quelle: § 14 UStG, geändert durch das Wachstumschancengesetz 2024

ZUGFeRD vs. XRechnung: Was ist der Unterschied – und was brauchst du?

Beide Formate sind strukturierte E-Rechnungen, aber sie haben unterschiedliche Stärken:

• ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland):

  • Kombiniert PDF (für Menschen lesbar) mit XML-Daten (für Maschinen verarbeitbar).
  • Ideal für Hotels, weil Gäste die Rechnung trotzdem „normal“ öffnen können.
  • Wird von den meisten Hotel-PMS und Buchhaltungsprogrammen unterstützt (z. B. easybill oder lexoffice).

• XRechnung:

  • Reines XML-Format, ohne PDF-Anteil. Wird vor allem von Behörden genutzt (z. B. wenn du an öffentliche Einrichtungen vermietest).
  • Für Hotels weniger praktisch, weil Gäste die Rechnung nicht einfach lesen können.

Welches Format solltest du wählen?

• 90 % der Hotels sind mit ZUGFeRD besser bedient. Es ist benutzerfreundlich und erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen.
• Nur wenn du an Behörden vermietest (z. B. Gemeinde, Landesbetrieb), brauchst du XRechnung.

Beispiel: Dein 12-Zimmer-Hotel in Bayern vermietet regelmäßig an eine lokale Volkshochschule. Hier musst du XRechnung nutzen. Für alle anderen Firmenkunden reicht ZUGFeRD.

Wie erstellst du eine E-Rechnung im Hotel – ohne Technikstress?

Die gute Nachricht: Du musst nicht selbst XML-Dateien schreiben. Es gibt drei Wege, wie du E-Rechnungen erstellen kannst:

1. Über dein Hotel-PMS:

   • Moderne Systeme wie Clock PMS, HotelTime oder Protel bieten E-Rechnungs-Funktionen an.
   • Nachteil: Nicht alle unterstützen ZUGFeRD/XRechnung out-of-the-box. Oft brauchst du ein Zusatzmodul (z. B. zimrly Rechnungs-Automatisierung).

2. Mit einer Buchhaltungssoftware:

   • Tools wie lexoffice, SevDesk oder easybill generieren ZUGFeRD-Rechnungen automatisch.
   • Vorteil: Du kannst Rechnungen direkt aus der Software an Gäste senden und archivieren.
   • Beispiel: Ein 8-Zimmer-Hotel in der Eifel nutzt easybill und spart so 3 Stunden pro Woche bei der Rechnungsstellung.

3. Manuell über Online-Tools:

   • Plattformen wie ZUGFeRD-Validator oder XRechnung-Generator der Bundesverwaltung.
   • Nachteil: Fehlende Automatisierung – nur für sehr kleine Häuser mit wenigen Rechnungen sinnvoll.

Wichtig: Egal für welchen Weg du dich entscheidest – die Rechnung muss folgende Pflichtangaben enthalten (§ 14 UStG):

• Deine vollständige Adresse und Steuernummer
• Name und Adresse des Gastes (Firma)
• Rechnungsdatum und -nummer
• Leistungsbeschreibung (z. B. „Übernachtung inkl. Frühstück“)
• Nettobetrag, Steuersatz und Bruttobetrag
• Ausstellungsdatum der Rechnung

Was kostet die Umstellung auf E-Rechnungen – und wie viel sparst du?

Die Umstellung klingt teuer, aber sie rechnet sich schnell. Hier ein konkretes Beispiel für ein 15-Zimmer-Hotel in Baden-Württemberg mit 60 % Firmenkunden:

Einsparungen pro Jahr:

• Druckkosten: 300 € (1.200 Rechnungen à 0,25 € für Papier/Tinte)
• Porto: 180 € (600 Briefsendungen à 0,30 €)
• Arbeitszeit: 1.200 € (4 Stunden/Woche à 50 €/h für manuelle Rechnungsstellung)
• Gesamt: 1.680 € pro Jahr

Fazit: Die Umstellung amortisiert sich nach 4–5 Monaten. Und ab 2027, wenn die 250-€-Grenze entfällt, sparst du noch mehr.

Wie archivierst du E-Rechnungen richtig – und wie lange?

E-Rechnungen müssen 10 Jahre lang revisionssicher archiviert werden (§ 14b UStG). Das bedeutet:

• Unveränderbar: Die Rechnung darf nach dem Speichern nicht mehr bearbeitet werden.
• Maschinenlesbar: Das Finanzamt muss die Daten automatisiert auslesen können.
• Ort: Die Rechnungen müssen in Deutschland oder der EU gespeichert werden (kein US-Cloud-Speicher!).

Praktische Lösungen für Hotels:

1. Buchhaltungssoftware mit Archivfunktion:

   • Tools wie lexoffice oder Datev Unternehmen online archivieren Rechnungen automatisch.
   • Kosten: Ca. 10–20 €/Monat für die Archivfunktion.

2. GoBD-konforme Cloud-Speicher:

   • Anbieter wie Scopevisio oder Agenda bieten sichere Archivierung an.
   • Vorteil: Du kannst von überall darauf zugreifen.

3. Eigener Server:

   • Für technikaffine Hotels: Ein NAS (Network Attached Storage) mit Verschlüsselung.
   • Nachteil: Hoher Wartungsaufwand.

Beispiel: Ein 20-Zimmer-Hotel in Hamburg nutzt Datev und zahlt 15 €/Monat für die Archivierung. Die Rechnungen werden automatisch verschlüsselt und sind im Falle einer Betriebsprüfung sofort verfügbar.

Praxis-Beispiel: So stellt ein 8-Zimmer-Hotel an der Mosel auf E-Rechnungen um

Das Weinland Hotel Mya (Name geändert) in Bernkastel-Kues hat 8 Zimmer und vermietet zu 40 % an Firmenkunden (Weingüter, Handelsvertreter). Vor der Umstellung:

• Aufwand: 5 Stunden/Woche für manuelle Rechnungen (Drucken, Kuvertieren, Versand).
• Kosten: 1.200 €/Jahr für Papier, Tinte und Porto.

Schritt-für-Schritt-Umstellung:

1. PMS-Check: Das Hotel nutzt HotelTime, das ZUGFeRD-Rechnungen unterstützt – aber nur mit einem Zusatzmodul.
2. Buchhaltungssoftware: Entscheidung für lexoffice (25 €/Monat), weil es direkt mit HotelTime integriert ist.
3. Schulung: Die Rezeptionistin lernt in 2 Stunden, wie sie Rechnungen im System erstellt und versendet.
4. Testphase: 1 Monat lang werden alle Firmenrechnungen parallel als PDF und ZUGFeRD verschickt.
5. Go-Live: Ab Januar 2025 nur noch ZUGFeRD-Rechnungen für B2B-Gäste.

Ergebnis nach 6 Monaten:

• Zeitersparnis: 4 Stunden/Woche (80 % weniger Aufwand).
• Kosteneinsparung: 900 €/Jahr (kein Papier/Porto mehr).
• Fehlerquote: 0 % (keine falschen Steuersätze mehr, weil das System automatisch prüft).

„Am Anfang hatte ich Bedenken, aber nach der Testphase war klar: Das spart uns nicht nur Zeit, sondern auch Nerven. Die Gäste merken keinen Unterschied – die Rechnung sieht für sie aus wie ein normales PDF.“ – Inhaberin des Weinland Hotels Mya

Das Wichtigste in Kürze

• Pflicht ab 2025: Für Rechnungen an Firmenkunden (B2B) über 250 € netto musst du ZUGFeRD oder XRechnung nutzen. Ab 2027 gilt die Pflicht für alle B2B-Rechnungen – unabhängig vom Betrag.
• ZUGFeRD ist die beste Wahl für Hotels: Es kombiniert PDF für Gäste mit strukturierten Daten für die Buchhaltung.
• XRechnung brauchst du nur, wenn du an Behörden vermietest.
• Umstellung lohnt sich: Ein 15-Zimmer-Hotel spart 1.680 € pro Jahr an Druck-, Porto- und Arbeitskosten.
• Archivierung ist Pflicht: E-Rechnungen müssen 10 Jahre lang unveränderbar und maschinenlesbar gespeichert werden.
• Tools helfen: Mit Buchhaltungssoftware wie lexoffice oder easybill erstellst du E-Rechnungen in Minuten – ohne Technikstress.

Dein nächster Schritt:

1. Prüfe, wie viele deiner Gäste Firmenkunden sind (Tipp: Filtere in deinem PMS nach Rechnungsadressen mit „GmbH“, „UG“ oder „e. K.“).
2. Sprich mit deinem PMS-Anbieter oder Buchhalter über ZUGFeRD-Unterstützung.
3. Starte mit einer Testphase: Schicke 1–2 Wochen lang alle B2B-Rechnungen parallel als PDF und ZUGFeRD.

Die E-Rechnungspflicht kommt – aber mit der richtigen Vorbereitung wird sie für dein Hotel kein Stressfaktor, sondern eine Chance, Zeit und Geld zu sparen.

Quellen

• § 14 UStG (gesetze-im-internet.de)
• § 14a UStG