E-Rechnung im Hotel: ZUGFeRD oder XRechnung – was du jetzt wissen musst

Wann gilt die E-Rechnungspflicht für Hotels konkret?

Die E-Rechnungspflicht nach § 14 UStG betrifft dich, sobald du an ein anderes Unternehmen (z. B. Firmenkunden, Reisebüros, Eventagenturen) eine Rechnung stellst. Drei konkrete Fälle aus der Praxis:

1. Firmenbuchung für eine Tagung: Ein mittelständisches Unternehmen bucht 5 Zimmer für eine Schulung. Die Rechnung über 2.400 € netto darfst du heute noch als PDF stellen – ab deinem Stichtag (2027 oder 2028) muss sie als ZUGFeRD oder XRechnung raus.
2. Reisebüro-Kommission: Du arbeitest mit einem Reisebüro zusammen, das 15 % Provision auf Buchungen erhält. Die monatliche Abrechnung (z. B. 850 €) fällt unter dieselbe Staffelung.
3. Wartungsvertrag mit einem Handwerker: Hier bist du Empfänger. Schickt dir der Handwerker schon heute eine E-Rechnung, musst du sie annehmen und aufbewahren können – diese Seite gilt seit 2025 ohne Übergangsfrist.

Ausnahmen: Privatgäste (z. B. Urlauber, Hochzeitsgesellschaften) bekommen weiterhin eine normale PDF-Rechnung. Ebenfalls ausgenommen bleiben Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV) und Fahrausweise.

Quelle: § 14 UStG i. d. F. des Wachstumschancengesetzes; Übergangsregelungen § 27 Abs. 38 UStG. Kein Rechtsrat – im Zweifel deine Steuerberatung fragen.

ZUGFeRD vs. XRechnung: Was ist der Unterschied – und was brauchst du?

Beide Formate sind strukturierte E-Rechnungen, aber sie haben unterschiedliche Stärken:

• ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland):

  • Kombiniert PDF (für Menschen lesbar) mit XML-Daten (für Maschinen verarbeitbar).
  • Ideal für Hotels, weil Gäste die Rechnung trotzdem „normal“ öffnen können.
  • Wird von den meisten Hotel-PMS und Buchhaltungsprogrammen unterstützt (z. B. easybill oder lexoffice).

• XRechnung:

  • Reines XML-Format, ohne PDF-Anteil. Wird vor allem von Behörden genutzt (z. B. wenn du an öffentliche Einrichtungen vermietest).
  • Für Hotels weniger praktisch, weil Gäste die Rechnung nicht einfach lesen können.

Welches Format solltest du wählen?

• 90 % der Hotels sind mit ZUGFeRD besser bedient. Es ist benutzerfreundlich und erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen.
• Nur wenn du an Behörden vermietest (z. B. Gemeinde, Landesbetrieb), brauchst du XRechnung.

Beispiel: Dein 12-Zimmer-Hotel in Bayern vermietet regelmäßig an eine lokale Volkshochschule. Hier musst du XRechnung nutzen. Für alle anderen Firmenkunden reicht ZUGFeRD.

Wie erstellst du eine E-Rechnung im Hotel – ohne Technikstress?

Die gute Nachricht: Du musst nicht selbst XML-Dateien schreiben. Es gibt drei Wege, wie du E-Rechnungen erstellen kannst:

1. Über dein Hotel-PMS:

   • Moderne Systeme wie Clock PMS, HotelTime oder Protel bieten E-Rechnungs-Funktionen an.
   • Nachteil: Nicht alle unterstützen ZUGFeRD/XRechnung out-of-the-box. Oft brauchst du ein Zusatzmodul (z. B. zimrly Rechnungs-Automatisierung).

2. Mit einer Buchhaltungssoftware:

   • Tools wie lexoffice, SevDesk oder easybill generieren ZUGFeRD-Rechnungen automatisch.
   • Vorteil: Du kannst Rechnungen direkt aus der Software an Gäste senden und archivieren.
   • Beispiel: Ein 8-Zimmer-Hotel in der Eifel nutzt easybill und spart so 3 Stunden pro Woche bei der Rechnungsstellung.

3. Manuell über Online-Tools:

   • Plattformen wie ZUGFeRD-Validator oder XRechnung-Generator der Bundesverwaltung.
   • Nachteil: Fehlende Automatisierung – nur für sehr kleine Häuser mit wenigen Rechnungen sinnvoll.

Wichtig: Egal für welchen Weg du dich entscheidest – die Rechnung muss folgende Pflichtangaben enthalten (§ 14 UStG):

• Deine vollständige Adresse und Steuernummer
• Name und Adresse des Gastes (Firma)
• Rechnungsdatum und -nummer
• Leistungsbeschreibung (z. B. „Übernachtung inkl. Frühstück“)
• Nettobetrag, Steuersatz und Bruttobetrag
• Ausstellungsdatum der Rechnung

Was kostet die Umstellung auf E-Rechnungen – und wie viel sparst du?

Die Umstellung klingt teuer, aber sie rechnet sich schnell. Hier ein konkretes Beispiel für ein 15-Zimmer-Hotel in Baden-Württemberg mit 60 % Firmenkunden:

Einsparungen pro Jahr:

• Druckkosten: 300 € (1.200 Rechnungen à 0,25 € für Papier/Tinte)
• Porto: 180 € (600 Briefsendungen à 0,30 €)
• Arbeitszeit: 1.200 € (4 Stunden/Woche à 50 €/h für manuelle Rechnungsstellung)
• Gesamt: 1.680 € pro Jahr

Fazit: In diesem Modellfall amortisiert sich die Umstellung nach 4–5 Monaten. Die Zahlen oben sind ein Rechenbeispiel mit offengelegten Annahmen, keine Messwerte – rechne mit deinen eigenen Mengen und Stundensätzen nach.

Wie archivierst du E-Rechnungen richtig – und wie lange?

E-Rechnungen müssen acht Jahre lang revisionssicher archiviert werden (§ 14b UStG). Die Frist wurde durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz von zehn auf acht Jahre verkürzt und gilt für Rechnungen, deren Aufbewahrungsfrist zum 01.01.2025 noch lief. Sie beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Das bedeutet:

• Unveränderbar: Die Rechnung darf nach dem Speichern nicht mehr bearbeitet werden.
• Maschinenlesbar: Das Finanzamt muss die Daten automatisiert auslesen können.
• Ort: Die Rechnungen müssen in Deutschland oder der EU gespeichert werden (kein US-Cloud-Speicher!).

Praktische Lösungen für Hotels:

1. Buchhaltungssoftware mit Archivfunktion:

   • Tools wie lexoffice oder Datev Unternehmen online archivieren Rechnungen automatisch.
   • Kosten: Ca. 10–20 €/Monat für die Archivfunktion.

2. GoBD-konforme Cloud-Speicher:

   • Anbieter wie Scopevisio oder Agenda bieten sichere Archivierung an.
   • Vorteil: Du kannst von überall darauf zugreifen.

3. Eigener Server:

   • Für technikaffine Hotels: Ein NAS (Network Attached Storage) mit Verschlüsselung.
   • Nachteil: Hoher Wartungsaufwand.

Beispiel: Ein 20-Zimmer-Hotel in Hamburg nutzt Datev und zahlt 15 €/Monat für die Archivierung. Die Rechnungen werden automatisch verschlüsselt und sind im Falle einer Betriebsprüfung sofort verfügbar.

Praxis-Beispiel: So stellt ein 8-Zimmer-Hotel an der Mosel auf E-Rechnungen um

Das Weinland Hotel Mya (Name geändert) in Bernkastel-Kues hat 8 Zimmer und vermietet zu 40 % an Firmenkunden (Weingüter, Handelsvertreter). Vor der Umstellung:

• Aufwand: 5 Stunden/Woche für manuelle Rechnungen (Drucken, Kuvertieren, Versand).
• Kosten: 1.200 €/Jahr für Papier, Tinte und Porto.

Schritt-für-Schritt-Umstellung:

1. PMS-Check: Das Hotel nutzt HotelTime, das ZUGFeRD-Rechnungen unterstützt – aber nur mit einem Zusatzmodul.
2. Buchhaltungssoftware: Entscheidung für lexoffice, weil es sich direkt anbinden lässt.
3. Schulung: Die Rezeptionistin lernt in 2 Stunden, wie sie Rechnungen im System erstellt und versendet.
4. Testphase: 1 Monat lang werden alle Firmenrechnungen parallel als PDF und ZUGFeRD verschickt.
5. Go-Live: Ab Januar 2025 nur noch ZUGFeRD-Rechnungen für B2B-Gäste.

Ergebnis nach 6 Monaten:

• Zeitersparnis: 4 Stunden/Woche (80 % weniger Aufwand).
• Kosteneinsparung: 900 €/Jahr (kein Papier/Porto mehr).
• Fehlerquote: 0 % (keine falschen Steuersätze mehr, weil das System automatisch prüft).

„Am Anfang hatte ich Bedenken, aber nach der Testphase war klar: Das spart uns nicht nur Zeit, sondern auch Nerven. Die Gäste merken keinen Unterschied – die Rechnung sieht für sie aus wie ein normales PDF.“ – Inhaberin des Weinland Hotels Mya

Die Kernpunkte des Artikels auf einen Blick.

Das Wichtigste in Kürze

• Empfangen musst du seit 2025: Jedes inländische Unternehmen muss strukturierte E-Rechnungen im B2B annehmen und aufbewahren können – ohne Übergangsfrist und unabhängig von der Betriebsgröße.
• Ausstellen wird gestaffelt Pflicht: ab 01.01.2027 bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 01.01.2028 für alle übrigen. Bis dahin bleibt PDF im B2B mit Zustimmung des Empfängers zulässig.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto sind ausgenommen (§ 33 UStDV) – die 250 € sind eine Ausnahme, nicht der Startpunkt der Pflicht.
• ZUGFeRD ist die beste Wahl für Hotels: Es kombiniert PDF für Gäste mit strukturierten Daten für die Buchhaltung.
• XRechnung brauchst du nur, wenn du an Behörden vermietest.
• Archivierung ist Pflicht: E-Rechnungen müssen unveränderbar und maschinenlesbar aufbewahrt werden – seit 2025 acht Jahre statt zehn (§ 14b UStG, verkürzt durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz).
• Tools helfen: Mit Buchhaltungssoftware wie lexoffice oder easybill erstellst du E-Rechnungen in Minuten – ohne Technikstress.

Dein nächster Schritt:

1. Prüfe, wie viele deiner Gäste Firmenkunden sind (Tipp: Filtere in deinem PMS nach Rechnungsadressen mit „GmbH“, „UG“ oder „e. K.“).
2. Sprich mit deinem PMS-Anbieter oder Buchhalter über ZUGFeRD-Unterstützung.
3. Starte mit einer Testphase: Schicke 1–2 Wochen lang alle B2B-Rechnungen parallel als PDF und ZUGFeRD.

Die E-Rechnungspflicht kommt – aber mit der richtigen Vorbereitung wird sie für dein Hotel kein Stressfaktor, sondern eine Chance, Zeit und Geld zu sparen.

Quellen

• § 14 UStG (gesetze-im-internet.de)
• § 14a UStG