Kostenloses Rechnungsprogramm fürs Hotel: was die Gratis-Tools können — und wo sie kippen
Gratis-Rechnungstools scheitern im Hotel selten am Drucken, sondern an Unveränderbarkeit, Kurtaxe und getrennten Steuersätzen. Wann kostenlos reicht, wann nicht.
Ein Gastgeber mit sechs Zimmern schrieb drei Jahre lang Rechnungen in einer Word-Vorlage. Dann kam die Betriebsprüfung — und die Frage, wie er belegen könne, dass Rechnung Nummer 214 nach dem Druck nicht mehr verändert wurde. Konnte er nicht. Word speichert keine Änderungshistorie.
Kostenlose Rechnungsprogramme scheitern im Hotel fast nie am Rechnungsdruck. Sie scheitern an drei Stellen: der Unveränderbarkeit nach GoBD, der Kurtaxe als durchlaufendem Posten und den getrennten Steuersätzen auf einer einzigen Gästerechnung. Für eine Ferienwohnung mit zwölf Buchungen im Jahr reicht ein Gratis-Tool problemlos. Sobald Frühstück, Parkplatz und Kurtaxe auf derselben Rechnung stehen und die Buchungen aus Portalen kommen, wird aus „kostenlos" schnell eine Stunde Handarbeit pro Woche.
Was „kostenlos" bei Rechnungssoftware tatsächlich heißt
Es gibt vier Modelle, und sie unterscheiden sich stark:
- Free-Tier mit Mengenlimit. Voll funktionsfähig, aber gedeckelt — üblich sind Grenzen zwischen fünf und fünfzig Rechnungen pro Monat oder ein Umsatzdeckel. Wer im August 60 Abreisen hat, steht mitten in der Saison vor einer Bezahlschranke.
- Freemium mit Einschränkung. Kostenlos, dafür mit Werbe-Fußzeile, ohne eigenes Logo oder ohne Datenexport. Die Fußzeile ist kosmetisch, der fehlende Export ist es nicht.
- Open Source zum Selbsthosten. Technisch die sauberste Variante, aber du betreibst den Server, die Backups und die Updates selbst.
- Excel- oder Word-Vorlage. Kostet nichts und ist die riskanteste Option — dazu gleich mehr.
Der Preis steht selten in Euro auf der Rechnung. Er steht in Minuten.
Die drei Stellen, an denen Gratis-Tools im Hotel kippen
Unveränderbarkeit
Nach § 147 AO müssen Rechnungen zehn Jahre lang unveränderbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden. Entscheidend ist das Wort unveränderbar: Eine ausgestellte Rechnung darf nachträglich nicht still korrigiert werden. Änderungen gehören protokolliert oder laufen über eine Storno- und Neurechnung.
Eine Word-Datei erfüllt das nicht. Eine Excel-Tabelle mit fortlaufender Nummer auch nicht — die Nummer lässt sich überschreiben, und niemand sieht es. Viele einfache Gratis-Tools speichern die Rechnung zwar in einer Datenbank, erlauben aber das nachträgliche Bearbeiten ohne Protokoll. Das ist der Punkt, an dem eine Prüfung ansetzt.
Kurtaxe
Die Kurtaxe ist ein durchlaufender Posten und gehört nicht in die Bemessungsgrundlage (§ 10 Abs. 1 S. 6 UStG). Sie trägt weder 7 % noch 19 % — sie trägt gar keine Umsatzsteuer. Praktisch jedes allgemeine Rechnungstool kennt nur „steuerpflichtig" oder „steuerfrei" und wirft die Kurtaxe in einen dieser Töpfe. Beides ist falsch und verschiebt am Jahresende deine Umsatzsteuer-Voranmeldung.
Getrennte Steuersätze
Auf einer normalen Hotelrechnung stehen seit 2026 mindestens drei Sätze nebeneinander:
| Position | Satz | Grundlage |
|---|---|---|
| Übernachtung | 7 % | § 12 Abs. 2 Nr. 11 UStG |
| Frühstück und andere Speisen | 7 % | § 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG (bis 2025: 19 %) |
| Getränke, auch zum Frühstück | 19 % | Regelsatz |
| Parkplatz, Spa, Wäscheservice | 19 % | Regelsatz |
| Kurtaxe | 0 % | durchlaufender Posten |
Das Aufteilungsgebot gilt weiter und wurde vom EuGH am 05.03.2026 bestätigt (C-409/24 bis C-411/24). Die Trennlinie verläuft seit 2026 zwischen Speisen und Getränken — nicht mehr zwischen Zimmer und Frühstück. Ein Tool, das nur einen Steuersatz pro Rechnung zulässt, ist damit für ein Hotel unbrauchbar. Zum Nachrechnen einzelner Positionen hilft der Mehrwertsteuer-Rechner.
Praxis-Beispiel: eine ganz normale Rechnung
Ein Paar bleibt drei Nächte im Doppelzimmer, mit Frühstück und Stellplatz. Die Gemeinde erhebt 3,00 € Kurtaxe pro Person und Nacht.
| Position | Brutto | Satz | davon USt |
|---|---|---|---|
| Übernachtung, 3 Nächte | 294,00 € | 7 % | 19,23 € |
| Frühstück, 2 Pers. × 3 Tage | 72,00 € | 7 % | 4,71 € |
| Stellplatz, 3 Nächte | 24,00 € | 19 % | 3,83 € |
| Kurtaxe, 2 Pers. × 3 Nächte | 18,00 € | 0 % | 0,00 € |
| Summe | 408,00 € | 27,77 € |
Netto ergibt das 380,23 €. Diese eine Rechnung braucht drei Steuersätze plus einen steuerfreien Durchlaufposten — und genau daran scheitern die meisten allgemeinen Gratis-Tools, die für Freiberufler und Handwerker gebaut wurden.
Was kostenlos wirklich kostet
Dasselbe Haus mit acht Zimmern schreibt rund 40 Rechnungen im Monat. Ohne Anbindung an das Buchungssystem wird jede von Hand angelegt: Gastdaten, Zeitraum, Positionen, Steuersätze. Vier Minuten pro Rechnung sind realistisch, das sind knapp 2,7 Stunden. Dazu kommt rund eine Stunde für das Zusammensuchen der Belege zum Monatsabschluss.
Macht etwa 3,7 Stunden im Monat. Rechnet man die Zeit konservativ mit 35 € an, kostet das kostenlose Programm rechnerisch rund 130 € monatlich — ohne den Aufwand für Korrekturen und Rückfragen des Steuerberaters. Eine Rechnungslösung, die direkt am Buchungssystem hängt, liegt in der Regel deutlich darunter; einen Überblick über die Pakete gibt die Preisübersicht, und wie die Automatisierung im Hotelalltag aussieht, steht unter Hotel-Rechnungssoftware.
Wann ein kostenloses Tool völlig ausreicht
Es gibt klare Fälle, in denen sich kein Wechsel lohnt. Kostenlos reicht, wenn alle vier Punkte zutreffen:
- Weniger als etwa fünf Rechnungen im Monat.
- Keine Kurtaxe oder Beherbergungssteuer in deiner Gemeinde.
- Nur Übernachtung, keine Zusatzleistungen mit abweichendem Steuersatz.
- Das Tool speichert Rechnungen unveränderbar und lässt dich die Daten exportieren.
Fällt schon Punkt 4 weg, ist der Preis nicht der entscheidende Punkt. Prüfe vor der Entscheidung auch, in welchem Format du deine Daten bei einer Kündigung zurückbekommst — ein Anbieter, der nur PDFs herausgibt, macht den späteren Wechsel teuer. Welche Anforderungen die GoBD im Detail an eine Hotelrechnung stellt, steht im Beitrag zur GoBD-konformen Hotelrechnung.
Die Pflichtangaben nach § 14 UStG beherrscht übrigens fast jedes Tool — daran liegt es selten.
Das Wichtigste in Kürze
- Gratis-Tools scheitern nicht am Rechnungsdruck, sondern an Unveränderbarkeit, Kurtaxe und getrennten Steuersätzen.
- Word und Excel sind die riskanteste Variante: keine Änderungshistorie, überschreibbare Rechnungsnummern, kein Nachweis bei der Prüfung.
- Die Kurtaxe trägt 0 % Umsatzsteuer — sie ist durchlaufender Posten, nicht „steuerfreier Umsatz".
- Seit 2026 gilt: Speisen 7 %, Getränke 19 %. Die Trennlinie verläuft zwischen Speisen und Getränken, nicht zwischen Zimmer und Frühstück.
- Rechne die Zeit mit: 40 Handrechnungen im Monat entsprechen rund 130 € kalkulatorischem Aufwand.
- Kostenlos reicht bei wenigen Rechnungen, ohne Kurtaxe und ohne Zusatzleistungen — vorausgesetzt, du kommst an deine Daten wieder heran.