Entgeltabrechnung im Hotel: Zuschläge, Trinkgeld und Saisonkräfte
Steuerfreie Zuschläge nach § 3b EStG, Trinkgeld gegen Bedienungsgeld, Minijob oder Saisonkraft: was die Lohnabrechnung im Hotel besonders macht – mit Rechenbeispiel.
Die Rezeptionistin hat im Dezember 160 Stunden gearbeitet – darunter acht am ersten Weihnachtsfeiertag. Auf ihrer Abrechnung stehen 2.976 € brutto, versteuert werden aber nur 2.560 €. Kein Fehler, sondern der Punkt, an dem sich eine Hotel-Abrechnung von der eines Büros unterscheidet.
Eine Entgeltabrechnung im Hotel unterscheidet sich in vier Positionen von anderen Branchen: steuerfreien Zuschlägen für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit nach § 3b EStG, der Trennung von Trinkgeld und Bedienungsgeld, Sachbezügen für Personalessen und Personalunterkunft sowie den verschärften Aufzeichnungspflichten, die das Gastgewerbe nach dem Mindestlohngesetz treffen. Wer diese vier Punkte sauber führt, bekommt weniger Rückfragen vom Lohnbüro – und übersteht eine Prüfung durch den Zoll ohne Nachzahlung.
Was die Hotel-Abrechnung von anderen Branchen unterscheidet
In der Hotellerie fällt Arbeit dann an, wenn andere frei haben. Genau das ist der Grund für den Sonderweg: Der Gesetzgeber stellt Zuschläge für ungünstige Arbeitszeiten steuer- und beitragsfrei, um Schichtarbeit erträglicher zu machen. In einem Haus mit Frühstücksdienst ab 6 Uhr und Spätschicht bis Mitternacht betrifft das nicht einzelne Ausnahmen, sondern den Regelbetrieb.
Dazu kommt die Personalstruktur. Ein 20-Zimmer-Haus fährt selten mit ausschließlich Vollzeitkräften – neben dem Stamm laufen Minijobs, Saisonkräfte und Aushilfen mit. Jede dieser Gruppen hat eigene Melde- und Beitragsregeln. Wie viele Köpfe ein Haus überhaupt braucht, haben wir in Wie viel Personal braucht ein Hotel durchgerechnet.
Seit dem 1. Januar 2026 liegt der gesetzliche Mindestlohn bei 13,90 € brutto je Stunde. Er ist die Untergrenze für jede Kalkulation – und über die Formel „Mindestlohn × 130 ÷ 3" auch der Taktgeber für die Minijob-Grenze, die dadurch 2026 bei 603 € im Monat liegt.
Steuerfreie Zuschläge: die Sätze nach § 3b EStG
Zuschläge sind nur dann steuer- und beitragsfrei, wenn sie zusätzlich zum Grundlohn gezahlt werden und sich einer konkreten Stunde zuordnen lassen. Ein pauschaler „Schichtbonus" ohne Stundenbezug ist voll steuerpflichtig – ein Fehler, der bei Prüfungen regelmäßig auffällt.
| Arbeitszeit | Zuschlag steuerfrei bis |
|---|---|
| Nachtarbeit 20–6 Uhr | 25 % |
| Nachtarbeit 0–4 Uhr (Beginn vor 0 Uhr) | 40 % |
| Sonntagsarbeit | 50 % |
| Gesetzlicher Feiertag, 31.12. ab 14 Uhr | 125 % |
| 24.12. ab 14 Uhr, 25.12., 26.12., 1. Mai | 150 % |
Zwei Grenzen begrenzen den Vorteil nach oben: Steuerfrei bleiben die Zuschläge nur, soweit der Grundlohn 50 € je Stunde nicht übersteigt; beitragsfrei in der Sozialversicherung sind sie nur bis zu einem Grundlohn von 25 € je Stunde. In der Hotellerie greift meist beides, weil die Stundenlöhne darunter liegen.
Nacht- und Sonntagszuschläge dürfen nebeneinander gezahlt werden. Sonntags- und Feiertagszuschlag schließen sich dagegen aus – fällt ein Feiertag auf einen Sonntag, gilt der höhere Feiertagssatz.
Trinkgeld, Bedienungsgeld und Sachbezug: drei Töpfe, drei Regeln
Diese drei Positionen werden im Alltag oft in einen Topf geworfen, gehören abrechnungstechnisch aber strikt getrennt:
- Trinkgeld vom Gast ist nach § 3 Nr. 51 EStG steuerfrei – unbegrenzt, solange es freiwillig und zusätzlich von einem Dritten gezahlt wird. Es läuft nicht über die Abrechnung.
- Bedienungsgeld oder ein verteilter Servicepool, den das Haus selbst einbehält und auszahlt, ist Arbeitslohn. Es gehört voll auf die Abrechnung, mit Steuer und Beiträgen.
- Sachbezüge für Personalessen und Personalunterkunft sind geldwerter Vorteil. Bewertet werden sie nicht mit dem Marktpreis, sondern mit den amtlichen Sachbezugswerten, die jährlich in der Sozialversicherungsentgeltverordnung festgelegt und zum Jahreswechsel angepasst werden – für Frühstück, Mittag- und Abendessen jeweils getrennt.
Die häufigste Falle liegt beim Sachbezug: Wer Personalverpflegung gar nicht abrechnet, weil „das Essen ja sowieso da ist", verschenkt keine Steuer, sondern baut eine Nachforderung auf. Der Vorteil entsteht auch dann, wenn niemand dafür eine Rechnung schreibt.
Saisonkräfte: Minijob oder kurzfristige Beschäftigung
Für die Sommer- oder Wintersaison stehen zwei Wege offen, die sich in der Abrechnung deutlich unterscheiden:
Minijob heißt: maximal 603 € im Monat (Stand 2026), dafür pauschale Abgaben des Arbeitgebers und Meldung an die Minijob-Zentrale. Die Verdienstgrenze darf in bis zu zwei Monaten pro Jahr unvorhergesehen überschritten werden – planbare Spitzen zählen nicht dazu.
Kurzfristige Beschäftigung heißt: höchstens drei Monate oder 70 Arbeitstage im Kalenderjahr, dafür komplett sozialversicherungsfrei – unabhängig von der Höhe des Verdienstes. Bedingung ist, dass die Tätigkeit nicht berufsmäßig ausgeübt wird. Wer nebenbei Vollzeit angestellt oder Student ist, erfüllt das in der Regel; wer von genau diesen Einsätzen lebt, nicht.
Praktisch heißt das: Die Saisonkraft mit 70 Tagen im Sommer fährt über die kurzfristige Beschäftigung günstiger, die Frühstückshilfe mit acht Stunden pro Woche über den Minijob. Diese Zuordnung entscheidet sich vor dem ersten Arbeitstag – rückwirkend lässt sie sich nicht korrigieren.
Rechenbeispiel: eine Rezeptionistin im Dezember
Grundlohn 16,00 € je Stunde, 160 Stunden im Monat, davon 24 Stunden zwischen 20 und 24 Uhr, 16 Stunden an Sonntagen und 8 Stunden am 25. Dezember:
| Position | Rechnung | Betrag |
|---|---|---|
| Grundentgelt | 160 × 16,00 € | 2.560,00 € |
| Nachtzuschlag 25 % | 24 × 16,00 € × 25 % | 96,00 € |
| Sonntagszuschlag 50 % | 16 × 16,00 € × 50 % | 128,00 € |
| Feiertagszuschlag 150 % | 8 × 16,00 € × 150 % | 192,00 € |
| Bruttolohn gesamt | 2.976,00 € | |
| davon steuer- und beitragspflichtig | 2.560,00 € |
416 € gehen ungekürzt an die Mitarbeiterin, weil der Grundlohn von 16,00 € unter beiden Grenzen (50 € steuerlich, 25 € in der Sozialversicherung) liegt. Bei einem pauschalen Schichtbonus in gleicher Höhe wären es nach Abzügen rund 250 € gewesen – dieselbe Summe für den Betrieb, spürbar weniger auf dem Konto.
Damit diese Aufteilung überhaupt möglich ist, müssen die Stunden getrennt nach Lohnart aus der Zeiterfassung kommen. Wie das beim Export in die Lohnbuchhaltung sauber gelingt, steht in Crewmeister-Zeiten in die Buchhaltung exportieren.
Aufzeichnungspflichten, die im Gastgewerbe schärfer sind
Das Gastgewerbe gehört zu den Branchen mit verschärfter Kontrolle. Daraus folgen drei Pflichten, die über das übliche Maß hinausgehen:
- Arbeitszeiten – Beginn, Ende und Dauer jeder Schicht sind nach § 17 MiLoG spätestens am siebten Kalendertag nach der Arbeitsleistung aufzuzeichnen und zwei Jahre aufzubewahren.
- Sofortmeldung – neue Beschäftigte sind vor Arbeitsaufnahme an die Sozialversicherung zu melden, nicht erst zum Monatsende.
- Lohnkonto – die Aufzeichnungen zur Abrechnung sind bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres nach der letzten Eintragung zu führen; die zugehörigen Buchungsbelege fallen zusätzlich unter § 147 Abgabenordnung.
Die Frist von sieben Tagen ist der Punkt, an dem in der Praxis am häufigsten etwas reißt: Ein Dienstplan ist keine Arbeitszeitaufzeichnung, solange die tatsächlichen Zeiten nicht nachgetragen sind. Branchenhinweise und Musterunterlagen dazu stellt der DEHOGA Bundesverband bereit.
Wer Zeiterfassung, Zuschlagslogik und Belegablage in einem System führt statt in drei Ordnern, spart sich diesen Nachlauf. In zimrly hängen Zeiten, Lohnlauf-Export und Belegarchiv an denselben Stammdaten – weitere Hebel für die Personalkosten stehen in Personalkosten im Hotel senken.
Das Wichtigste in Kürze
- Vier Besonderheiten prägen die Hotel-Abrechnung: § 3b-Zuschläge, Trinkgeld/Bedienungsgeld, Sachbezüge und verschärfte Aufzeichnungspflichten.
- Zuschläge sind nur steuerfrei, wenn sie zusätzlich zum Grundlohn und stundengenau zugeordnet gezahlt werden – ein Pauschalbonus ist voll steuerpflichtig.
- Grenzen: steuerfrei bis 50 € Grundlohn je Stunde, beitragsfrei bis 25 €.
- Trinkgeld vom Gast ist steuerfrei und läuft nicht über die Abrechnung; ein hausinterner Servicepool dagegen schon.
- Saisonkräfte vor dem ersten Arbeitstag zuordnen: Minijob bis 603 € monatlich oder kurzfristige Beschäftigung bis 70 Arbeitstage.
- Sieben Tage bleiben nach § 17 MiLoG für die Arbeitszeitaufzeichnung – der Dienstplan allein reicht nicht.
Handlungsempfehlung: Nimm dir die letzte Abrechnung eines Schichtmitarbeiters vor und prüfe, ob Nacht-, Sonn- und Feiertagsstunden dort getrennt ausgewiesen sind. Stehen sie in einer Summe, verschenkst du jeden Monat Netto – und hast bei einer Prüfung nichts in der Hand.