Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

§ 1 Geltungsbereich

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen („AGB") gelten für sämtliche Verträge zwischen der Zimrly UG (haftungsbeschränkt), Aubachstraße 107, 56567 Neuwied, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Montabaur unter HRB 31381 (im Folgenden „zimrly" oder „Anbieter") und Unternehmern i.S.d. § 14 BGB („Kunde") über die Nutzung der unter zimrly bereitgestellten Software-as-a-Service-Plattform.

(2) Die Plattform richtet sich ausschließlich an Unternehmer. Verbraucher i.S.d. § 13 BGB sind keine Vertragspartner.

(3) Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, der Anbieter stimmt ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zu.

§ 2 Vertragsgegenstand

(1) zimrly stellt dem Kunden ein cloudbasiertes Property-Management-System („PMS") für Beherbergungsbetriebe zur Verfügung. Zum Leistungsumfang gehören insbesondere Reservierungs- und Zimmerverwaltung, ein Channel Manager, eine Direktbuchungsstrecke, Rechnungs- und Zahlungsprozesse, Gästekommunikation, Housekeeping sowie betriebliche Auswertungen.

(2) Der vertragliche Funktionsumfang richtet sich nach der bei Vertragsschluss gültigen Leistungsbeschreibung. Funktionen des vollständigen zimrly-PMS sind im gebuchten Tarif enthalten. Verbrauchsabhängige Dritt- oder Nutzungskosten, insbesondere für KI, Telefonie, Nachrichtenversand, Zahlungsabwicklung oder externe Anbieter, werden nur berechnet, soweit sie ausgewiesen und vom Kunden genutzt oder beauftragt werden.

(3) Anbindungen an andere PMS, Buchhaltungsprogramme oder sonstige Drittanbieter sind optional. Sie können insbesondere für einen schrittweisen Wechsel oder zur Weiterverwendung einzelner Systeme eingesetzt werden; der Betrieb von zimrly setzt kein fremdes PMS voraus.

(4) zimrly behält sich das Recht vor, Funktionen weiterzuentwickeln, zu ergänzen oder anzupassen, soweit der Vertragszweck dadurch nicht erheblich beeinträchtigt wird. Wesentliche Änderungen werden dem Kunden rechtzeitig mitgeteilt.

§ 3 Vertragsschluss, Testphase

(1) Mit Registrierung eines Accounts und Bestätigung der Anmeldedaten kommt zwischen zimrly und dem Kunden ein Nutzungsvertrag zustande.

(2) Mit der Registrierung beginnt unmittelbar eine kostenfreie Testphase von 30 Tagen. Für den Start der Testphase ist keine Kreditkarte erforderlich. Die Testphase läuft unabhängig davon, ob der Kunde einen optionalen Onboarding-Termin bucht.

(3) Die anschließende kostenpflichtige Nutzung wird über die Stripe-Hosted-Checkout-Seite gebucht. Mit Klick auf „Jetzt zahlungspflichtig bestellen" erteilt der Kunde den Zahlungsauftrag für den ausgewiesenen Tarif. Bereits verbleibende Testtage werden bei der Aktivierung berücksichtigt.

§ 4 Preise und Zahlung

(1) Es gelten die zum Zeitpunkt der Buchung im Portal ausgewiesenen Preise. Sämtliche Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer (Netto-Preise). Soweit nicht abweichend vereinbart oder im Portal ausgewiesen, beträgt der Standardpreis 99 € netto pro Monat für bis zu zehn Zimmer oder Einheiten; jede weitere Einheit kostet 8 € netto pro Monat.

(2) Die Abrechnung erfolgt — je nach im Portal vom Kunden gewähltem Abrechnungs-Intervall — monatlich oder jährlich im Voraus über die im Account hinterlegte Zahlungsmethode. Bei jährlicher Vorauszahlung erhält der Kunde den im Portal ausgewiesenen Jahres-Rabatt; die Mindestlaufzeit entspricht in diesem Fall dem bezahlten Jahres-Zeitraum (vgl. § 8). Die Belege werden im Portal bzw. über den Zahlungsdienstleister bereitgestellt.

(3) Bei Zahlungsverzug ist zimrly berechtigt, die Plattformnutzung nach Mahnung einzuschränken (Read-Only-Modus) oder zu sperren. Weitergehende gesetzliche Rechte bleiben unberührt.

(4) zimrly behält sich Preisanpassungen vor; diese werden dem Kunden mindestens 30 Tage im Voraus per E-Mail mitgeteilt. Der Kunde hat in diesem Fall ein Sonderkündigungsrecht zum Wirksamwerden der Preisanpassung.

§ 5 Pflichten des Kunden

(1) Der Kunde ist verpflichtet:

• zutreffende und vollständige Stammdaten (Firmenname, Anschrift, USt-IdNr., Vertretungsberechtigte Person, Rechnungs-E-Mail) bereitzustellen und aktuell zu halten;
• seine Zugangsdaten geheim zu halten und Dritten nicht zugänglich zu machen;
• sicherzustellen, dass er für die Verarbeitung der über die Plattform übermittelten Gäste-Daten datenschutzrechtlich befugt ist (Verantwortlicher i.S.d. DSGVO);
• den AVV vor Verarbeitung personenbezogener Gäste-Daten im Portal anzunehmen oder zu unterzeichnen;
• die Plattform nur im Rahmen ihres bestimmungsgemäßen Gebrauchs zu nutzen.

§ 6 Verfügbarkeit, Wartung

(1) zimrly stellt die Plattform mit einer angestrebten Jahresverfügbarkeit von 99,0 % zur Verfügung. Ausgenommen sind angekündigte Wartungsfenster sowie Ausfälle bei Sub-Auftragsverarbeitern (insb. Supabase, Vercel, Stripe, Brevo, Sentry) oder bei vom Kunden eigenständig angebundenen Drittanbietern (z. B. 360dialog für WhatsApp, 3rpms oder apaleo als PMS, eigenständiger Buchhaltungs-Provider wie lexoffice/sevdesk/ QuickBooks), die außerhalb der Kontrolle von zimrly liegen.

(2) zimrly wird Wartungsarbeiten möglichst außerhalb üblicher Geschäftszeiten durchführen und dem Kunden im Voraus mitteilen, soweit eine Unterbrechung erwartbar ist.

§ 7 Datenschutz, Auftragsverarbeitung

(1) Soweit zimrly im Rahmen der Bereitstellung der Plattform personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, schließen die Parteien einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO. Der AVV wird im Portal als Vorlage bereitgestellt; die Annahme ist im Portal sowie alternativ schriftlich möglich.

(2) Hinsichtlich der von zimrly als eigenständiger Verantwortlicher verarbeiteten Daten gilt die jeweils gültige Datenschutzerklärung.

§ 8 Vertragslaufzeit, Kündigung

(1) Der Nutzungsvertrag wird auf unbestimmte Zeit geschlossen. Bei monatlicher Abrechnung kann er von beiden Parteien mit einer Frist von einem Monat zum Monatsende gekündigt werden, frühestens jedoch zum Ende eines bereits abgerechneten Abrechnungsmonats. Bei jährlicher Vorauszahlung (§ 4 Abs. 2) endet die Mindestlaufzeit mit Ablauf des bezahlten Jahres-Zeitraums; eine ordentliche Kündigung wird zu diesem Zeitpunkt wirksam. Eine anteilige Rückerstattung bereits gezahlter Jahresentgelte ist ausgeschlossen, soweit gesetzlich zulässig.

(2) Das Recht zur fristlosen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für zimrly insbesondere bei wiederholtem Zahlungsverzug oder schwerwiegenden Vertragsverletzungen vor.

(3) Kündigungen bedürfen der Textform (E-Mail genügt). Eine Kündigung über das Portal („Account löschen") ist gleichgestellt.

(4) Nach Vertragsende werden personenbezogene Daten gemäß den im internen Lösch-Konzept und in der Datenschutzerklärung beschriebenen Fristen gelöscht oder anonymisiert.

§ 9 Haftung

(1) zimrly haftet unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit sowie nach den Vorschriften des Produkthaftungsgesetzes. Bei leichter Fahrlässigkeit haftet zimrly nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten); in diesem Fall ist die Haftung der Höhe nach auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt.

(2) Für Datenverlust haftet zimrly nur insoweit, als der Schaden auch bei ordnungsgemäßer Datensicherung durch den Kunden nicht vermeidbar gewesen wäre, soweit eine Datensicherung des Kunden zumutbar war.

(3) Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten nicht bei Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit.

§ 10 KI-gestützte Funktionen, Pflichten des Kunden

(1) zimrly bietet Funktionen an, die auf generativer Künstlicher Intelligenz basieren (insbesondere „chatbot-mistral" zur automatisierten Beantwortung von Gast-E-Mails sowie die KI-gestützte Vorschlagsfunktion im Reviews- und OTA-Nachrichten-Hub). Diese Funktionen sind standardmäßig deaktiviert und müssen vom Kunden ausdrücklich aktiviert und konfiguriert werden.

(2) Mit Aktivierung einer KI-gestützten Funktion verpflichtet sich der Kunde:

• in seiner eigenen Datenschutzerklärung den Einsatz KI-gestützter Kommunikation transparent darzustellen (insb. Zweck, Anbieter, Rechtsgrundlage, Speicherdauer); zimrly stellt hierzu eine Mustertext-Vorlage bereit;
• seine Gäste vor dem Auslösen der ersten KI-generierten Antwort gemäß Art. 13 DSGVO sowie Art. 50 EU-Verordnung 2024/1689 („AI Act") über die automatisierte Kommunikation zu informieren; bei aktivem Auto-Send-Modus erfüllt zimrly diese Hinweispflicht ergänzend durch einen festen Disclaimer im Mail-Body und einen Subject-Tag („[Automatische Antwort]" bzw. „[Automated Reply]"). Dieser Hinweis ist gesetzlich vorgeschrieben und kann vom Kunden nicht deaktiviert werden;
• sicherzustellen, dass für die Verarbeitung von Gast-Anfragen durch die KI eine Rechtsgrundlage besteht (Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO);
• den Bot nicht für Zwecke einzusetzen, die der AI Act als verboten (Art. 5) oder als High-Risk (Anhang III) klassifiziert (insb. keine Bonitätsbewertungen, keine Personalentscheidungen, keine biometrische Identifikation);
• die im Portal bereitgestellte Kosten- und Frequenzbegrenzung (Budget-Cap, Message-Cap, Loop-Guard) zu respektieren und Manipulationen oder Umgehungs-Versuche zu unterlassen.

(3) zimrly pflegt eine Liste der für KI-Funktionen eingesetzten Sub-Auftragsverarbeiter (insbesondere Mistral AI SAS, Paris) in Anlage 2 des Auftragsverarbeitungsvertrags. Änderungen an dieser Liste — namentlich die Aufnahme neuer Anbieter oder der Wechsel des KI-Foundation-Modell-Anbieters — werden dem Kunden mindestens 30 Tage vor Wirksamwerden per E-Mail an die hinterlegte Rechnungs- oder Datenschutz-Adresse mitgeteilt; innerhalb dieser Frist kann der Kunde der Änderung widersprechen. Im Falle eines Widerspruchs sind beide Parteien zur außerordentlichen Kündigung der betroffenen KI-Funktion berechtigt.

(4) Eine vertiefende Dokumentation zu Risikoanalyse, Schutzmaßnahmen und Kompetenz- Nachweisen (Datenschutz-Folgenabschätzung, AI-Literacy-Memo) stellt zimrly auf Anfrage zur Verfügung.

§ 11 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

(2) Ausschließlicher Gerichtsstand für sämtliche Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit dem Vertrag ist Neuwied, soweit der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.

(3) Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam. Anstelle der unwirksamen Bestimmung gilt die gesetzliche Regelung.