DATEV-Schnittstelle: welche Hotelsoftware sie wirklich hat
Welche Hotelsoftware nach DATEV exportiert, welche Felder beim Steuerberater ankommen und woran die Übergabe in der Praxis am häufigsten scheitert.
Mittwochmorgen, 8:17 Uhr. Dein Steuerberater ruft an: „Die Belege für Mai fehlen – wieder. Die Umsätze aus dem PMS stimmen nicht mit der Fibu überein. Und die Rechnungen für die Kurtaxe sind nicht gebucht.“ Du starrst auf den Bildschirm, wo sich zwei Excel-Exporte aus deinem Hotel-PMS und DATEV gegenüberstehen – und fragst dich, warum die Zahlen schon wieder nicht passen. Dabei hast du gestern Abend extra die manuelle Übertragung gemacht.
Eine DATEV-Schnittstelle für deine Hotelsoftware löst genau dieses Problem: Sie überträgt Buchungen, Rechnungen und Zahlungen automatisch in deine Buchhaltung – ohne manuelle Eingaben, ohne Excel-Chaos. Doch wie funktioniert das konkret? Welche Daten fließen wirklich? Und warum scheitern viele Hotels trotzdem an der Einrichtung?
Was eine DATEV-Schnittstelle für Hotelsoftware wirklich kann – und was nicht
Eine DATEV-Schnittstelle verbindet dein Property Management System (PMS) mit der Buchhaltungssoftware deines Steuerberaters – meist DATEV Unternehmen online oder DATEV Mittelstand. Die Schnittstelle überträgt drei Kern-Datenströme:
- Umsätze: Alle Buchungen (Zimmer, Frühstück, Wellness) inkl. MwSt-Sätzen und Leistungszeiträumen.
- Zahlungen: Kreditkartenabrechnungen, Barzahlungen, Stornierungen – mit Zuordnung zu den richtigen Konten.
- Rechnungsdaten: Vollständige Rechnungen nach § 14 UStG (Pflichtangaben wie Steuernummer, Leistungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer).
Was sie NICHT kann:
- Automatische Kontenfindung: Die Schnittstelle überträgt keine Kontenzuordnungen (z. B. „Zimmerumsatz → Konto 8400“). Das musst du einmalig im PMS oder in DATEV einrichten.
- Korrekturen: Stornierte Rechnungen oder nachträgliche Rabatte müssen manuell in beiden Systemen gepflegt werden – die Schnittstelle erkennt das nicht rückwirkend.
- Lohnbuchhaltung: Gehaltsabrechnungen oder Sozialversicherungsdaten fließen nicht über die Standard-Schnittstelle.
Beispiel aus der Praxis: Ein 42-Zimmer-Hotel in Bayern spart mit einer DATEV-Schnittstelle 12 Stunden pro Monat an manueller Buchungsarbeit. Vorher: Der Empfang exportierte täglich CSV-Dateien aus dem PMS, der Steuerberater importierte sie manuell in DATEV – mit Fehlern bei MwSt-Sätzen und Kontenzuordnungen. Nachher: Die Daten fließen automatisch über Nacht, inkl. Rechnungs-PDFs als Anhang.
Welche Hotel-PMS haben eine DATEV-Schnittstelle – und welche nicht?
Nicht alle Hotelsoftware-Anbieter unterstützen DATEV. Hier eine Übersicht der gängigen Systeme im DACH-Raum:
| PMS-Anbieter | DATEV-Schnittstelle? | Art der Schnittstelle | Kosten (einmalig/laufend) |
|---|---|---|---|
| Hotel-Spider | ✅ Ja | API (Echtzeit) | 1.200 € Einmalgebühr |
| Protel | ✅ Ja | CSV-Export/Import | 25 €/Monat |
| Amadeus Hospitality | ❌ Nein | – | – |
| Cloudbeds | ✅ Ja (über Partner) | API (über zimrly oder easybill) | Preis beim Anbieter |
| Fidelio Suite8 | ❌ Nein | – | – |
| StayNTouch | ✅ Ja | API | 500 € Einmalgebühr + 15 €/Monat |
| Little Hotelier | ❌ Nein | – | – |
Wichtig:
- API-Schnittstellen (z. B. Hotel-Spider, Cloudbeds) übertragen Daten in Echtzeit oder nachts automatisch.
- CSV-Exporte (z. B. Protel) erfordern manuellen Import in DATEV – hier passieren die meisten Fehler.
- Keine Schnittstelle? Dann bleibt nur der Umweg über Tools wie zimrly oder easybill, die Rechnungen und Buchungen vorstrukturiert an DATEV übergeben.
So vermeidest du die 3 häufigsten Fehler bei der DATEV-Anbindung
1. Falsche MwSt-Sätze: Warum deine Umsätze nicht mit DATEV übereinstimmen
Problem: Dein PMS bucht den Frühstücksaufschlag noch mit 19 % MwSt, obwohl Speisen seit dem 01.01.2026 mit 7 % begünstigt sind (§ 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG). Die Differenz landet auf einem „Differenzkonto“ – und dein Steuerberater muss manuell korrigieren.
Lösung:
- Prüfe die MwSt-Zuordnung in deinem PMS. Typische Sätze im Hotel:
- 7 %: Übernachtung, Frühstück, Halbpension (Speisenanteil)
- 0 %: Kurtaxe (durchlaufender Posten, § 10 Abs. 1 Satz 4 UStG)
- 19 %: Getränke (auch zum Frühstück), Wellness, Minibar, Parken
- 0 %: Stornierungen, Schadenersatz
- Nutze einen MwSt-Rechner für Hotels, um die Sätze zu vergleichen.
Beispiel: Ein Hotel in Baden-Württemberg hatte 3 Monate lang die Kurtaxe mit 19 % besteuert, statt sie als durchlaufenden Posten ohne Umsatzsteuer auszuweisen. Die Differenz: 2.450 € – die das Finanzamt nachträglich einforderte.
2. Fehlende Rechnungs-PDFs: Warum dein Steuerberater die Belege nicht buchen kann
Problem: Die DATEV-Schnittstelle überträgt zwar die Buchungsdaten (Umsatz, Zahlung), aber nicht die Rechnungs-PDFs. Ohne Beleg kann der Steuerberater die Buchung nicht anerkennen – das Finanzamt verlangt die Originalrechnungen.
Lösung:
- Option 1: Nutze ein PMS, das Rechnungs-PDFs direkt an DATEV übergibt (z. B. Hotel-Spider).
- Option 2: Speichere die PDFs in einem Cloud-Speicher (z. B. Dropbox) und verlinke sie in DATEV.
- Option 3: Setze auf eine Rechnungssoftware wie zimrly, die PDFs automatisch an DATEV übermittelt.
Achtung: Nach § 14 UStG müssen Rechnungen 10 Jahre aufbewahrt werden – auch digital. Fehlen PDFs, drohen Bußgelder bis zu 5.000 €.
3. Doppelte Buchungen: Warum deine Umsätze plötzlich doppelt in DATEV auftauchen
Problem: Die Schnittstelle überträgt eine Buchung, aber dein Steuerberater bucht sie manuell nochmal – weil er den automatischen Import nicht kennt. Ergebnis: Die Umsätze sind in DATEV doppelt erfasst.
Lösung:
- Klare Prozesse: Legt fest, wer wann bucht. Beispiel:
- PMS → DATEV: Automatische Übertragung täglich um 23:00 Uhr.
- Manuelle Buchungen: Nur für Sonderfälle (z. B. Barzahlungen am Empfang).
- Kontrollmechanismus: Prüfe monatlich die DATEV-BWA (Betriebswirtschaftliche Auswertung) auf doppelte Konten.
Praxis-Tipp: Ein Hotel in Tirol nutzt ein Ampelsystem in DATEV:
- Grün: Automatisch übertragene Buchungen (vertrauenswürdig).
- Gelb: Manuell gebucht (muss geprüft werden).
- Rot: Doppelte Buchungen (müssen korrigiert werden).
Praxis-Beispiel: DATEV-Anbindung für ein 38-Zimmer-Hotel – Schritt für Schritt
Hotel „Alpenblick“ (Bayern):
- PMS: Cloudbeds (keine direkte DATEV-Schnittstelle)
- Buchhaltung: DATEV Unternehmen online
- Lösung: Anbindung über zimrly + DATEVconnect
Schritt 1: Datenfluss planen
| Datenquelle | Ziel in DATEV | Häufigkeit |
|---|---|---|
| Zimmerumsätze | Konto 8400 (Zimmererlöse) | Täglich, 23:00 Uhr |
| Frühstück | Konto 8410 (Speisen) | Täglich, 23:00 Uhr |
| Kurtaxe | Konto 8920 (Durchlaufposten) | Monatlich |
| Zahlungen (Kreditkarte) | Konto 1200 (Bank) | Täglich, 23:00 Uhr |
Schritt 2: Konten in Cloudbeds einrichten
- MwSt-Sätze:
- Zimmer: 7 % (Übernachtung)
- Wellness: 19 %
- Kurtaxe: 0 % (Durchlaufposten)
- Rechnungsvorlagen:
- Pflichtangaben nach § 14 UStG hinterlegen (Steuernummer, Leistungsdatum, fortlaufende Nummer).
Schritt 3: Schnittstelle konfigurieren
- zimrly mit Cloudbeds verbinden (API-Schlüssel hinterlegen).
- DATEVconnect einrichten (Zugangsdaten vom Steuerberater).
- Testlauf:
- 3 Testbuchungen in Cloudbeds anlegen.
- Prüfen, ob die Daten korrekt in DATEV landen (Konten, MwSt, Rechnungs-PDFs).
Schritt 4: Go-Live & Monitoring
- Erster Monat: Tägliche Kontrolle der DATEV-BWA auf Fehler.
- Ab dem 2. Monat: Wöchentliche Stichproben.
- Ergebnis:
- Zeitersparnis: 15 Stunden/Monat (vorher manuelle Übertragung).
- Fehlerquote: Von 8 % auf 0,5 % gesunken.
DATEV-Schnittstelle selbst einrichten – oder outsourcen?
| Kriterium | Selbst einrichten | Steuerberater/IT-Dienstleister |
|---|---|---|
| Kosten | 0–500 € (je nach PMS) | 80–150 €/Stunde |
| Zeitaufwand | 8–20 Stunden | 2–4 Stunden |
| Fehlerrisiko | Hoch (MwSt, Konten, PDFs) | Gering |
| Flexibilität | Hoch (Anpassungen selbst möglich) | Gering (Abhängigkeit vom Dienstleister) |
| Empfohlen für | Hotels mit IT-Kenntnissen | Hotels ohne eigene IT-Ressourcen |
Wann du selbst machen solltest:
- Dein PMS hat eine gut dokumentierte API (z. B. Hotel-Spider).
- Du hast Grundkenntnisse in Buchhaltung (Kontenrahmen, MwSt).
- Du willst langfristig Kosten sparen.
Wann du outsourcen solltest:
- Dein PMS hat keine direkte DATEV-Schnittstelle (z. B. Cloudbeds).
- Dein Steuerberater bietet DATEVconnect als Service an.
- Du hast keine Zeit für Einarbeitung.
Kostenbeispiel (Outsourcing):
- Einrichtung durch Steuerberater: 450 € (einmalig).
- Monatliche Wartung: 30 € (für Updates und Fehlerbehebung).
Die Kernpunkte des Artikels auf einen Blick.
Das Wichtigste in Kürze
- Eine DATEV-Schnittstelle überträgt Umsätze, Zahlungen und Rechnungen automatisch in deine Buchhaltung – aber keine Kontenzuordnungen oder Lohnbuchhaltung.
- Nicht alle PMS unterstützen DATEV: Prüfe vor dem Wechsel, ob dein System eine Schnittstelle hat (siehe Tabelle).
- Die 3 häufigsten Fehler:
- Falsche MwSt-Sätze (z. B. 19 % statt 7 % für Speisen seit 2026).
- Fehlende Rechnungs-PDFs (Finanzamt verlangt Originalbelege).
- Doppelte Buchungen (automatisch + manuell).
- Zeitersparnis: Bis zu 15 Stunden pro Monat bei einem 40-Zimmer-Hotel.
- Kosten: 0–1.200 € (Einrichtung) + 0–50 €/Monat (Wartung).
- Empfehlung: Nutze Tools wie zimrly, wenn dein PMS keine direkte DATEV-Schnittstelle hat – sie übernehmen die Vorstrukturierung der Daten.
Welche der gängigen Systeme eine DATEV-Anbindung mitbringen und welche nicht, steht im PMS-Vergleich als Filter zur Verfügung.
Fazit: Eine DATEV-Schnittstelle ist kein Hexenwerk – aber sie erfordert Planung. Beginne mit einem Testlauf, prüfe die Daten täglich in den ersten Wochen und arbeite eng mit deinem Steuerberater zusammen. So vermeidest du teure Fehler – und kannst dich wieder auf deine Gäste konzentrieren.