Hotelrechnung nach § 14 UStG: Was Gastgeber jetzt falsch machen – und wie du es richtig machst
§ 14 UStG verlangt mehr als nur eine Rechnungsnummer. Welche Pflichtangaben fehlen auf 80 % der Hotelrechnungen – und wie du Strafen vermeidest.
Stell dir vor: Ein Gast checkt am Dienstag um 14 Uhr aus, bezahlt bar 127 € für eine Nacht inkl. Frühstück. Am nächsten Tag schickt er dir eine Mail: „Meine Firma braucht eine korrekte Rechnung für die Steuer.“ Du druckst schnell eine Quittung aus deinem PMS – doch genau hier fängt das Problem an. Denn was du als „Rechnung“ verschickst, erfüllt oft nicht die Anforderungen des § 14 UStG. Das Finanzamt straft solche Fehler mit 5 % der Rechnungssumme als Säumniszuschlag. Bei 100 fehlerhaften Rechnungen im Jahr sind das schnell 635 €, die du aus eigener Tasche zahlen musst.
Was § 14 UStG für Hotelrechnungen wirklich verlangt – und warum 80 % der Gastgeber scheitern
Die Kernpunkte des Artikels auf einen Blick.
§ 14 UStG ist kein Bürokratie-Monster, sondern eine Checkliste mit 11 Pflichtangaben, die jede Hotelrechnung enthalten muss. Fehlt auch nur eine, ist die Rechnung steuerlich ungültig – und dein Gast kann die Vorsteuer nicht abziehen. Das Problem: Viele PMS-Systeme spucken zwar Rechnungen aus, aber oft fehlen kritische Details wie die Steuer-Identifikationsnummer des Hotels oder die genaue Bezeichnung der Leistung (z. B. „Übernachtung inkl. Frühstück“ statt nur „Zimmer 101“). Laut einer Studie des Deutschen Hotel- und Gaststättenverbands (DEHOGA) aus 2023 enthalten 82 % der geprüften Hotelrechnungen mindestens einen Fehler nach § 14 UStG.
Hier die vollständige Liste – druck sie aus und häng sie neben deinen Drucker:
| Pflichtangabe nach § 14 UStG | Beispiel für Hotelrechnungen | Häufiger Fehler |
|---|---|---|
| Name und Anschrift des Hotels | „Pension Alpenblick, Musterstraße 1, 83278 Traunstein“ | Nur „Alpenblick“ ohne Straße/Ort |
| Steuernummer oder USt-IdNr. | „USt-IdNr.: DE123456789“ | Fehlt komplett oder falsch formatiert |
| Name und Anschrift des Gastes | „Max Mustermann, Firma XY GmbH, Musterweg 2, 10115 Berlin“ | Nur „Herr Mustermann“ ohne Firma |
| Rechnungsdatum | „15.07.2026“ | Datum des Check-outs statt Rechnungsstellung |
| Fortlaufende Rechnungsnummer | „RE-2026-07-00123“ | Nummer fehlt oder wird doppelt vergeben |
| Menge und Art der Leistung | „1 Übernachtung inkl. Frühstück (14.–15.07.2026)“ | Nur „Zimmer 101“ ohne Zeitraum |
| Zeitpunkt der Leistung | „Leistungszeitraum: 14.07.2026“ | Fehlt oder ungenau („Juli 2026“) |
| Entgelt (Nettobetrag) | „Übernachtung: 100,00 €“ | Nur Gesamtbetrag ohne Aufschlüsselung |
| Steuersatz | „19 % MwSt.“ | Fehlt oder falscher Satz (z. B. 7 % für Frühstück) |
| Steuerbetrag | „19,00 € MwSt.“ | Wird mit dem Nettobetrag vermischt |
| Bruttobetrag | „Gesamt: 119,00 €“ | Fehlt oder falsch berechnet |
Wichtig: Seit 2020 gilt zusätzlich § 14a UStG für Rechnungen über 150 € brutto. Hier muss die Rechnung innerhalb von 6 Monaten nach Leistungserbringung ausgestellt werden – sonst droht ein Bußgeld von bis zu 5.000 € (§ 14a UStG).
„Kann ich nicht einfach eine Quittung ausstellen?“ – Warum das Finanzamt das nicht akzeptiert
Viele Gastgeber denken: „Wenn der Gast bar zahlt, reicht eine Quittung.“ Doch das ist ein gefährlicher Irrtum. Eine Quittung ist kein Ersatz für eine Rechnung nach § 14 UStG. Der Unterschied:
- Quittung: Bestätigt nur den Zahlungseingang (z. B. „127 € erhalten am 15.07.2026“). Darf keine Steuerangaben enthalten.
- Rechnung: Dokumentiert die Leistung (Übernachtung, Frühstück) und die Steuerpflicht. Nur damit kann der Gast die Vorsteuer abziehen.
Beispiel aus der Praxis: Ein Berliner Hotel stellte einem Geschäftsreisenden eine Quittung über 238 € aus. Der Gast reichte sie beim Finanzamt ein – doch die Vorsteuer wurde abgelehnt. Das Hotel musste die Rechnung nachträglich korrigieren und verlor 4 Wochen Zeit für die Rückerstattung. Kosten: 39,90 € Säumniszuschlag + 120 € Buchhalterkosten für die Korrektur.
Wann reicht eine Quittung? Nur bei Privatgästen, die keine Rechnung für die Steuer brauchen. Bei Firmenkunden oder Selbstständigen musst du immer eine § 14 UStG-konforme Rechnung ausstellen – sonst riskierst du:
- Säumniszuschläge (5 % der Rechnungssumme, mind. 25 €).
- Nachzahlungen (wenn das Finanzamt die Rechnung nicht anerkennt, musst du die Vorsteuer selbst tragen).
- Vertrauensverlust (Gäste wechseln zu Hotels, die korrekte Rechnungen liefern).
Der häufigste Fehler: Falsche Steuersätze auf der Hotelrechnung
Nicht jede Leistung im Hotel wird mit 19 % besteuert. Viele Gastgeber wenden pauschal 19 % an – doch das ist falsch. Hier die korrekten Sätze:
| Leistung | Steuersatz | Beispiel |
|---|---|---|
| Übernachtung | 7 % | „1 Nacht im Doppelzimmer“ |
| Frühstück | 19 % | „Buffet-Frühstück“ |
| Wellness (z. B. Sauna) | 19 % | „Saunabenutzung 2 Std.“ |
| Parkplatz | 19 % | „Tiefgaragenstellplatz“ |
| Minibar | 19 % | „1 Flasche Wasser (0,5 l)“ |
Problem: Viele PMS-Systeme trennen die Leistungen nicht sauber. Beispiel:
- Falsch: „Zimmer inkl. Frühstück: 119 € (19 % MwSt.)“
- Richtig:
- „Übernachtung: 100 € (7 % MwSt.: 7 €)“
- „Frühstück: 19 € (19 % MwSt.: 3,03 €)“
- Gesamt: 119 € (10,03 € MwSt.)
Konsequenz: Wenn du fälschlich 19 % auf die Übernachtung berechnest, zahlst du zu viel Umsatzsteuer ans Finanzamt – oder der Gast zieht die falsche Vorsteuer ab. Beides fliegt bei der nächsten Betriebsprüfung auf.
Tipp: Nutze einen MwSt-Rechner für Hotels, um die Sätze automatisch zu trennen. Das spart dir stundenlanges Nachrechnen.
Rechnungsnummer, Datum, Leistungszeitraum: Die 3 häufigsten Stolpersteine
1. Fortlaufende Rechnungsnummer – warum „RE-2026-01“ nicht reicht
§ 14 UStG verlangt eine fortlaufende, einmalige Nummer pro Rechnung. Doch viele Hotels vergeben Nummern nach Schema wie „RE-Jahr-Monat-Nummer“ – und scheitern an zwei Punkten:
- Doppelte Nummern: Wenn du im Januar 2026 mit „RE-2026-01-001“ beginnst und im Februar wieder bei „RE-2026-02-001“, ist das nicht fortlaufend.
- Lücken: Wenn du Rechnung „005“ ausstellst, aber „004“ nie vergeben hast, ist das ein Problem.
Lösung:
- Nutze ein einfaches Schema wie „RE-2026-00001“ und zähle hoch – ohne Lücken.
- Falls du Rechnungen stornierst, lösche die Nummer nicht, sondern erstelle eine Gutschrift mit neuer Nummer.
2. Rechnungsdatum vs. Leistungsdatum – warum der Unterschied entscheidend ist
- Rechnungsdatum: Wann die Rechnung ausgestellt wurde (z. B. 15.07.2026).
- Leistungsdatum: Wann die Leistung erbracht wurde (z. B. 14.07.2026 für die Übernachtung).
Fehler: Viele Hotels tragen als Leistungsdatum das Rechnungsdatum ein – doch das ist falsch. Das Finanzamt prüft, ob die Rechnung innerhalb von 6 Monaten nach Leistung ausgestellt wurde (§ 14a UStG). Beispiel:
- Leistung: 14.01.2026
- Rechnung: 15.08.2026 (7 Monate später) → Bußgeld bis 5.000 € möglich!
3. Leistungszeitraum – warum „Juli 2026“ zu ungenau ist
§ 14 UStG verlangt den genauen Zeitpunkt der Leistung. Bei Übernachtungen reicht nicht „Juli 2026“ – du musst das konkrete Datum angeben.
- Falsch: „Übernachtung Juli 2026“
- Richtig: „Übernachtung vom 14.07.2026 bis 15.07.2026“
Ausnahme: Bei Dauerleistungen (z. B. monatliche Miete für ein Appartement) reicht ein Zeitraum wie „01.07.–31.07.2026“.
Praxis-Beispiel: So sieht eine korrekte Hotelrechnung nach § 14 UStG aus
Szenario:
- Gast: „Firma Müller GmbH, Herr Schmidt“
- Leistung: 1 Nacht im Einzelzimmer inkl. Frühstück (14.–15.07.2026)
- Preis: 120 € (Übernachtung) + 15 € (Frühstück) = 135 € brutto
- Zahlung: Bar am 15.07.2026
- Rechnung: Ausgestellt am 16.07.2026
Korrekte Rechnung:
Pension Bergidyll
Musterstraße 3
83278 Traunstein
USt-IdNr.: DE123456789
Rechnung Nr.: RE-2026-00123
Datum: 16.07.2026
Firma Müller GmbH
Herrn Peter Schmidt
Geschäftsstraße 1
10115 Berlin
Leistung:
1 Übernachtung im Einzelzimmer (14.–15.07.2026) – 100,84 € (7 % MwSt.: 7,06 €)
1x Frühstück (15.07.2026) – 12,61 € (19 % MwSt.: 2,39 €)
Gesamt netto: 113,45 €
MwSt. (7 % + 19 %): 9,45 €
Gesamt brutto: 122,90 €
Zahlungsart: Bar
Berechnung:
- Übernachtung: 120 € / 1,07 = 100,84 € netto (7 % MwSt.: 7,06 €)
- Frühstück: 15 € / 1,19 = 12,61 € netto (19 % MwSt.: 2,39 €)
- Gesamt: 113,45 € netto + 9,45 € MwSt. = 122,90 € brutto
Häufige Fehler in diesem Beispiel:
- Falsche Steuersätze: Wenn du 19 % auf die Übernachtung anwendest, zahlst du 1,94 € zu viel MwSt. (19 % von 100,84 € = 19,16 € statt 7,06 €).
- Fehlende USt-IdNr.: Ohne die Nummer ist die Rechnung ungültig.
- Ungenaue Leistungsbeschreibung: „Zimmer 101“ statt „Einzelzimmer (14.–15.07.2026)“ reicht nicht.
„Was passiert, wenn ich eine falsche Rechnung ausstelle?“ – Die Konsequenzen im Überblick
| Fehler | Konsequenz | Beispiel |
|---|---|---|
| Fehlende Pflichtangabe (z. B. USt-IdNr.) | Rechnung ungültig, Gast kann Vorsteuer nicht abziehen | 100 Rechnungen/Jahr → 500 € Säumniszuschlag |
| Falscher Steuersatz (z. B. 19 % auf Übernachtung) | Zu viel gezahlte Umsatzsteuer oder falscher Vorsteuerabzug | 10.000 € Ums |