Booking.com Rechnung auf Firma: So stellst du sie bei Geschäftsreisen richtig aus
Gast hat über Booking.com gebucht und braucht eine Rechnung auf die Firma? Wer sie ausstellt, welche Daten du vorab brauchst und wie du nachträglich korrigierst.
Montagmorgen, 7:40 Uhr. Ein Vertriebler steht mit Rollkoffer am Empfang, hat vor drei Wochen über Booking.com gebucht und sagt: „Die Rechnung bitte auf meine Firma, die Reisekostenstelle braucht das heute noch.“ In der Reservierung steht nur sein Name, eine anonymisierte Booking-Mailadresse und „Geschäftsreise: Ja“. Firmenname, Anschrift, Kostenstelle? Fehlanzeige.
Eine Booking.com Rechnung auf Firma stellst immer du als Unterkunft aus, nie Booking.com. Die Plattform vermittelt nur, der Beherbergungsvertrag kommt zwischen deinem Haus und dem Gast beziehungsweise seinem Arbeitgeber zustande. Damit bist du der leistende Unternehmer und schuldest die Rechnung nach § 14 UStG. Die Buchungsbestätigung von Booking.com ersetzt sie nicht: Ihr fehlen deine Steuernummer, eine fortlaufende Rechnungsnummer und der getrennte Steuerausweis für 7 % und 19 %. Entscheidend ist, die Firmendaten vor dem Check-out zu haben, denn ein nachträglicher Wechsel des Empfängers ist mehr als eine Tippfehlerkorrektur.
Wer stellt die Rechnung aus: du oder Booking.com?
Viele Geschäftsreisende gehen davon aus, dass „die Buchungsplattform das schon schickt“. Das stimmt nur für einen einzigen Beleg, und der geht an dich: Booking.com berechnet dir monatlich die Provision, ausgestellt von der Booking.com B.V. in Amsterdam, umsatzsteuerlich im Reverse-Charge-Verfahren. Mit dem Gast hat diese Rechnung nichts zu tun.
Auch wenn das Geld über Payments by Booking.com läuft, also der Gast an Booking zahlt und du die Auszahlung oder eine virtuelle Kreditkarte bekommst, bleibt die Rechnungspflicht bei dir. Wie die Zahlung fließt, ändert nichts daran, wer die Leistung erbringt.
| Dokument | Aussteller | Empfänger | Gültige Rechnung für die Firma des Gastes? |
|---|---|---|---|
| Buchungsbestätigung | Booking.com | Gast | Nein |
| Provisionsrechnung | Booking.com B.V. | Dein Betrieb | Nein (betrifft nur dich) |
| Hotelrechnung | Dein Betrieb | Gast oder Firma | Ja, wenn § 14 UStG erfüllt |
Den allgemeinen Ablauf für Booking-Gäste ohne Firmenbezug beschreibt unser Beitrag Booking.com Rechnung für Gäste erstellen. Hier geht es um den Sonderfall Firma.
Die Daten, die du vor dem Check-out brauchst
Booking.com fragt im Buchungsprozess zwar, ob jemand geschäftlich reist, übergibt dir aber in aller Regel weder Firmenname noch Anschrift. Diese Lücke musst du selbst schließen, am besten automatisch mit der Bestätigungsnachricht oder spätestens beim Check-in.
Für eine Rechnung auf die Firma brauchst du:
- Vollständiger Firmenname inklusive Rechtsform (GmbH, UG, AG, e. K.)
- Rechnungsanschrift der Firma, nicht die Privatadresse des Reisenden
- Name des Reisenden als Zusatz („Übernachtung von Herrn Weber“), damit die Reisekostenabteilung zuordnen kann
- Bestellnummer oder Kostenstelle, falls die Firma sie verlangt
- Optional die USt-IdNr. der Firma, Pflicht ist sie bei inländischen Firmen nicht
Ein Tipp aus der Praxis: Frag in der Buchungsbestätigung über den Booking-Nachrichtenkanal direkt „Rechnung auf Firma? Dann bitte Firmenname und Anschrift antworten.“ Gäste, die das vorab erledigen, stehen beim Check-out nicht mehr fünf Minuten am Tresen.
Pflichtangaben und Steuersätze auf der Firmenrechnung
Übersteigt der Bruttobetrag 250 €, gelten alle Pflichtangaben aus § 14 Abs. 4 UStG. Bei Geschäftsreisen mit zwei oder mehr Nächten ist das fast immer der Fall. Unter 250 € genügt eine Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV, viele Buchhaltungen wollen trotzdem die volle Version mit Firmenanschrift.
- Name und Anschrift deines Betriebs und der Firma als Leistungsempfänger
- Steuernummer oder USt-IdNr. deines Betriebs
- Rechnungsdatum und fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
- Leistungszeitraum mit konkreten Daten von An- und Abreise
- Menge und Art der Leistung
- Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag, getrennt nach 7 % und 19 %
Die Übernachtung trägt 7 %, Parkplatz, Minibar oder ein Late-Check-out-Zuschlag 19 %. Wer die Aufteilung nicht im Kopf rechnen will, nimmt den MwSt-Rechner für Hotels. Die Booking-Provision taucht auf der Gastrechnung übrigens nicht auf, sie ist ein Geschäft zwischen dir und der Plattform.
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht, sie auch auszustellen, greift für B2B-Umsätze ab 2027 bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz und ab 2028 für alle. Kleinbetragsrechnungen bis 250 € bleiben ausgenommen. Für die Firmenrechnung aus einer Booking-Buchung heißt das: Spätestens 2028 reicht ein PDF nicht mehr.
Praxis-Beispiel: drei Nächte Messe, Rechnung an die GmbH
Ein Außendienstler der Weber Maschinenbau GmbH bucht über Booking.com drei Nächte zu je 95 € inklusive Steuer, dazu nutzt er drei Tage euren Parkplatz für je 10 €. Booking.com behält 15 % Provision auf den Zimmerpreis.
| Position | Brutto | Steuersatz | Netto | Umsatzsteuer |
|---|---|---|---|---|
| Übernachtung, 3 Nächte à 95 € | 285,00 € | 7 % | 266,36 € | 18,64 € |
| Parkplatz, 3 Tage à 10 € | 30,00 € | 19 % | 25,21 € | 4,79 € |
| Gesamt | 315,00 € | 291,57 € | 23,43 € |
Rechnungsempfänger ist die Weber Maschinenbau GmbH mit Firmenanschrift, der Name des Reisenden steht als Zusatz darunter. Die GmbH verbucht 291,57 € als Reisekosten und zieht 23,43 € Vorsteuer. Die Provision von 42,75 € (15 % von 285 €) steht nicht auf dieser Rechnung, sondern auf der monatlichen Provisionsrechnung, die Booking.com dir schickt.
Nachträglich auf die Firma umschreiben: was geht, was nicht
Der Gast ist längst abgereist und meldet sich: „Können Sie die Rechnung bitte noch auf meine Firma ausstellen?“ Hier liegt die häufigste Fehlerquelle.
- Tippfehler korrigieren (falsche Hausnummer, Rechtsform vergessen): Das ist eine Rechnungsberichtigung, die Firma bleibt dieselbe.
- Empfänger austauschen (von der Privatperson auf die Firma): Stornier die ursprüngliche Rechnung mit einer Stornorechnung und stelle eine neue mit neuer Nummer aus. Nie dieselbe Nummer zweimal vergeben und nie die alte Rechnung einfach überschreiben.
Beide Belege, Storno und Neuausstellung, bleiben in deiner Buchhaltung. Wann der Wechsel steuerlich überhaupt zulässig ist, erklärt der Beitrag zur Rechnung auf die Firma ausführlich. Bei Airbnb-Buchungen läuft es übrigens genauso, siehe Airbnb Rechnung auf Firma.
Wer jede Woche mehrere solcher Fälle hat, sollte die Firmendaten-Abfrage, die Steueraufteilung und die Storno-Logik nicht mehr von Hand machen. Eine Rechnungssoftware für Hotels wie zimrly zieht die Buchung aus dem Channel, fragt die Firmendaten ab und erzeugt Rechnung und Storno mit sauberem Nummernkreis.
Das Wichtigste in Kürze
- Du stellst die Rechnung aus, nicht Booking.com. Das gilt auch bei Payments by Booking.com.
- Die Buchungsbestätigung ist keine Rechnung für die Firma des Gastes.
- Firmendaten vor dem Check-out einholen, am besten direkt mit der Bestätigungsnachricht.
- Über 250 € brutto alle Pflichtangaben nach § 14 UStG, mit 7 % auf die Übernachtung und 19 % auf Nebenleistungen.
- Die Booking-Provision gehört nicht auf die Gastrechnung.
- Empfänger nachträglich wechseln heißt: Storno plus neue Rechnung mit neuer Nummer.
- E-Rechnung: ab 2027 beziehungsweise 2028 Pflicht für B2B-Rechnungen über 250 €.