Airbnb-Rechnung auf die Firma: was Gastgeber korrekt ausstellen müssen
Dein Gast braucht eine Rechnung auf die Firma? Warum die Airbnb-Abrechnung dafür nicht reicht und wie du sie als Vermieter nach § 14 UStG korrekt ausstellst.
Der Monteur checkt aus, packt sein Werkzeug ins Auto und fragt an der Tür: „Ich brauch noch eine Rechnung auf die Firma – geht das?“ Du nickst, willst ihm die Airbnb-Bestätigung ausdrucken – und merkst: Da steht kein Firmenname drauf, keine Umsatzsteuer, keine vollständige Anschrift. Genau das braucht die Buchhaltung seines Arbeitgebers aber, sonst gibt es kein Geld zurück.
Die Zahlungsbestätigung von Airbnb ist keine gültige Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Wenn dein Gast eine Rechnung auf seine Firma braucht, musst du als Vermieter sie selbst ausstellen – mit dem Unternehmen als Rechnungsempfänger, deiner vollständigen Anschrift und Steuernummer, dem Übernachtungspreis mit 7 % Umsatzsteuer und allen Pflichtangaben nach § 14 UStG. Airbnb ist nur der Vermittler; der Beherbergungsvertrag läuft zwischen dir und dem Gast. Deshalb bist du derjenige, der die Leistung abrechnet – nicht die Plattform.
Warum die Airbnb-Abrechnung keine gültige Rechnung ist
Airbnb stellt dir als Gastgeber eine Auszahlungsübersicht und dem Gast eine Buchungsbestätigung. Beide dokumentieren die Zahlung – aber sie erfüllen nicht die Anforderungen an eine Rechnung. Es fehlen regelmäßig: der Rechnungsempfänger (die Firma statt der Privatperson), deine Steuernummer oder USt-IdNr., der ausgewiesene Steuersatz und der Steuerbetrag.
Für das Finanzamt des Arbeitgebers zählt aber genau das. Ohne eine ordnungsgemäße Rechnung nach § 14 UStG kann das Unternehmen die Übernachtung nicht als Betriebsausgabe sauber verbuchen und – falls du Umsatzsteuer ausweist – keine Vorsteuer ziehen. Der Beherbergungsvertrag entsteht zwischen dir und dem Gast, Airbnb tritt nur als Vermittlungsplattform auf. Also bist du der leistende Unternehmer und damit der Rechnungsaussteller.
Was auf eine Firmenrechnung gehört (§ 14 UStG)
Eine Rechnung über 250 € brutto muss alle Pflichtangaben enthalten. Für eine geschäftliche Übernachtung kommst du bei mehreren Nächten schnell darüber, also stell direkt die vollständige Variante aus:
- Dein Name und deine vollständige Anschrift als Vermieter
- Name und Anschrift der Firma als Rechnungsempfänger (nicht der Name des Reisenden)
- Deine Steuernummer oder USt-IdNr.
- Rechnungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
- Leistungszeitraum: die konkreten Übernachtungsdaten
- Menge und Art der Leistung: z. B. „3 Übernachtungen, Doppelzimmer/Apartment“
- Entgelt netto, Steuersatz, Steuerbetrag und Bruttobetrag
Unter 250 € brutto genügt eine Kleinbetragsrechnung mit reduzierten Angaben (§ 33 UStDV) – Anschrift des Empfängers und fortlaufende Nummer sind dann nicht zwingend. Für eine Firma lohnt sich trotzdem die volle Rechnung, weil die Buchhaltung sonst nachfragt. Details zu den Pflichtangaben bei Geschäftsreisenden findest du im Beitrag zu Pflichtangaben auf der Hotelrechnung.
7 % oder 19 %? Der richtige Steuersatz je Position
Hier liegt der zweithäufigste Fehler nach dem vergessenen Firmennamen. Die reine Übernachtung ist mit dem ermäßigten Satz von 7 % zu versteuern. Zusatzleistungen dagegen unterliegen dem Regelsatz von 19 % – deshalb müssen sie getrennt ausgewiesen werden.
| Position | Steuersatz | Beispiel |
|---|---|---|
| Übernachtung / Beherbergung | 7 % | Apartment, 3 Nächte |
| Frühstück / Verpflegung | 19 % | Frühstückspauschale |
| Endreinigung, Parkplatz, WLAN-Extra | 19 % | Servicegebühren |
Rechnest du alles mit 7 % ab, weist du zu wenig Umsatzsteuer aus und haftest dafür. Ein Mehrwertsteuer-Rechner hilft, netto, Steuer und brutto pro Position sauber zu trennen. Und wenn du Kleinunternehmer nach § 19 UStG bist, weist du gar keine Umsatzsteuer aus – dann gehört auf die Rechnung der Hinweis „Kein Ausweis von Umsatzsteuer gemäß § 19 UStG“. Die Rechnung ist trotzdem gültig, die Firma kann aber keine Vorsteuer ziehen.
Die Airbnb-Servicegebühr – und wer sie trägt
Ein Punkt, der oft für Verwirrung sorgt: Die Servicegebühr, die Airbnb dem Gast berechnet, und die Vermittlungsprovision, die Airbnb dir abzieht, gehören nicht auf deine Rechnung an die Firma. Das sind Leistungen zwischen Airbnb und dem jeweiligen Vertragspartner – separate Vorgänge.
Auf deine Rechnung gehört nur, was du selbst leistest: die Übernachtung und eventuelle Zusatzleistungen. Der Betrag, den der Gast tatsächlich an Airbnb gezahlt hat, kann höher sein als deine Rechnungssumme, weil die Airbnb-Servicegebühr oben drauf kam. Erkläre das dem Gast, falls er nachfragt – die Firma erstattet ohnehin nur die Beherbergungsleistung samt Steuer, und die steht korrekt auf deiner Rechnung.
Rechenbeispiel: drei Nächte für einen Monteur, Rechnung an den Arbeitgeber
Ein Handwerker bucht über Airbnb dein Apartment für drei Nächte. Vereinbart sind 80 € pro Nacht (brutto) plus 30 € Endreinigung. Die Rechnung an seinen Arbeitgeber – die „Mustermann Bau GmbH“ – sieht so aus:
- Übernachtung: 3 × 80 € = 240 € brutto → netto 224,30 €, 7 % USt = 15,70 €
- Endreinigung: 30 € brutto → netto 25,21 €, 19 % USt = 4,79 €
- Gesamt brutto: 270 € (über 250 € → volle Pflichtangaben nötig)
- Rechnungsempfänger: Mustermann Bau GmbH, mit Firmenanschrift – nicht der Name des Monteurs
So kann die GmbH die 270 € als Reisekosten verbuchen und die ausgewiesenen 20,49 € Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend machen. Für dich als Gastgeber ist das kein Sonderfall, sondern der Standard bei geschäftlicher Belegung – gerade bei Monteuren und Projektteams. Wie du solche Firmenrechnungen strukturiert erstellst, zeigt der Beitrag zur Monteurzimmer-Firmenrechnung. Wer viele davon schreibt, hinterlegt Rechnungsvorlagen und Steuersätze am besten fest in seiner Rechnungssoftware, statt jedes Mal von Hand zu rechnen – Tools wie zimrly erzeugen die § 14-konforme Rechnung direkt aus der Buchung.
Das Wichtigste in Kürze
- Die Airbnb-Abrechnung ist keine Rechnung – als Vermieter stellst du sie selbst aus, mit der Firma als Empfänger.
- § 14 UStG gilt: deine Anschrift und Steuernummer, fortlaufende Nummer, Leistungszeitraum, Netto, Steuer, Brutto.
- 7 % auf die Übernachtung, 19 % auf Zusatzleistungen – getrennt ausweisen, sonst haftest du für zu wenig Steuer.
- Airbnb-Servicegebühr gehört nicht auf deine Rechnung – das ist ein separater Vorgang zwischen Airbnb und dem Gast.
- Kleinunternehmer weisen keine USt aus, ergänzen aber den § 19-Hinweis; die Firma kann dann keine Vorsteuer ziehen.
- Ab 250 € brutto immer die volle Rechnung, nicht die Kleinbetragsvariante.