Booking.com-Rechnung für Gäste richtig erstellen – Pflichten, Fristen, Muster
Wie du als Hotelier die Booking.com-Rechnung korrekt an Gäste schickst: Pflichtangaben, Steuersätze, Fristen und typische Fehler – mit Muster und Rechenbeispiel.
Mittwochmorgen, 9:17 Uhr. Dein Gast aus Zimmer 12 hat gerade ausgecheckt – und bittet per E-Mail um die Rechnung für seine Buchung über Booking.com. Du öffnest das PMS, suchst die Reservierung, und stutzt: Steht da jetzt 7 % oder 19 % MwSt? Muss die Provision von Booking.com auf der Rechnung erscheinen? Und wie war das nochmal mit der Frist?
Fakt ist: Jeder dritte Gast verlangt nach dem Check-out eine Rechnung – besonders bei Geschäftsreisen oder Firmenbuchungen. Doch während dein PMS vielleicht die Zimmerrate korrekt ausweist, fehlen oft die Pflichtangaben nach § 14 UStG oder die korrekte Aufschlüsselung der Steuern. Das Ergebnis? Nachfragen, manuelle Korrekturen, und im schlimmsten Fall Ärger mit dem Finanzamt.
Wann musst du eine Booking.com-Rechnung für den Gast erstellen?
Du bist gesetzlich verpflichtet, eine Rechnung auszustellen, wenn:
- Der Gast explizit danach fragt (auch mündlich oder per Chat).
- Die Buchung beruflich veranlasst ist (z. B. Dienstreise) – selbst wenn der Gast nicht danach fragt.
- Der Rechnungsbetrag 250 € übersteigt (ab 250,01 € gilt die Pflicht zur Rechnung mit allen Pflichtangaben nach § 14 UStG).
Ausnahme: Bei privaten Buchungen unter 250 € reicht ein einfacher Beleg (z. B. Quittung aus dem PMS). Aber Achtung: Booking.com-Gäste buchen oft für Firmen – hier gilt die 250-€-Grenze nicht. Im Zweifel immer eine vollständige Rechnung ausstellen.
Quelle: § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen
Welche Pflichtangaben muss die Booking.com-Rechnung enthalten?
Eine korrekte Rechnung für den Gast muss 11 Pflichtangaben nach § 14 UStG enthalten. Fehlt auch nur eine, ist die Rechnung steuerlich ungültig – und du riskierst Ärger mit dem Finanzamt. Hier die Checkliste mit Beispielen:
| Pflichtangabe | Beispiel (Booking.com-Buchung) |
|---|---|
| Name & Anschrift Hotel | Pension Alpenblick, Musterstraße 1, 83278 Traunstein |
| Name & Anschrift Gast | Max Mustermann, Firma XY GmbH, Geschäftsstraße 2, 10115 Berlin |
| Steuernummer Hotel | USt-IdNr.: DE123456789 |
| Rechnungsdatum | 10.07.2026 |
| Fortlaufende Rechnungsnr. | RE-2026-07-0042 |
| Leistungszeitraum | 08.07.2026 – 10.07.2026 (2 Nächte) |
| Menge & Art der Leistung | 1 × Doppelzimmer „Komfort“ (inkl. Frühstück) |
| Nettobetrag | 180,00 € (90 €/Nacht) |
| Steuersatz | 7 % MwSt (Beherbergung) |
| Steuerbetrag | 12,60 € |
| Bruttopreis | 192,60 € |
Wichtig:
- Die Booking.com-Provision (z. B. 15 %) darf nicht auf der Gastrechnung erscheinen – sie ist eine interne Kostenposition zwischen dir und Booking.com.
- Falls du Frühstück separat abrechnest, gilt hier 19 % MwSt (Lebensmittel).
- Bei Firmenbuchungen muss die USt-IdNr. des Gastes angegeben werden (falls vorhanden).
7 % oder 19 % MwSt? So rechnest du richtig
Die Mehrwertsteuer bei Hotelübernachtungen ist ein Dauerbrenner – und Fehler hier kosten bares Geld. Die Regel:
- 7 % MwSt gelten für die reine Beherbergungsleistung (Zimmer, Bett, Handtücher).
- 19 % MwSt gelten für alle anderen Leistungen, z. B.:
- Frühstück (auch wenn es im Zimmerpreis enthalten ist!)
- Parkplatz
- Wellness-Nutzung
- Minibar-Artikel
Praxis-Beispiel: Ein Gast bucht über Booking.com ein Doppelzimmer inkl. Frühstück für 120 €/Nacht. Die Rechnung muss so aufgeschlüsselt werden:
- Zimmer (7 % MwSt): 100 € netto + 7 € MwSt = 107 € brutto
- Frühstück (19 % MwSt): 20 € netto + 3,80 € MwSt = 23,80 € brutto
- Gesamt: 130,80 € brutto
Tipp: Nutze einen Hotel-MwSt-Rechner, um die Aufteilung automatisch zu berechnen – besonders bei Paketpreisen.
Fristen: Bis wann musst du die Rechnung schicken?
Die gesetzliche Frist für die Rechnungsstellung beträgt 6 Monate nach Leistungserbringung (§ 14a UStG). Aber: Gäste erwarten die Rechnung meist direkt nach dem Check-out – besonders bei Geschäftsreisen.
Empfohlene Fristen:
| Situation | Frist | Beispiel |
|---|---|---|
| Gast fragt vor Check-out | Sofort (per E-Mail) | Gast bittet am 10.07. um Rechnung → am selben Tag schicken. |
| Gast fragt nach Check-out | Innerhalb von 24 Stunden | E-Mail-Anfrage am 11.07. → Rechnung bis 12.07. |
| Keine Anfrage (Firmenbuchung) | Innerhalb von 7 Tagen | Buchung einer Firma → Rechnung spätestens am 17.07. |
Wichtig: Booking.com selbst stellt keine Rechnung für den Gast aus – das ist deine Aufgabe als Hotelier. Die Plattform sendet dem Gast nur eine Buchungsbestätigung, die keine steuerliche Rechnung ist.
Quelle: § 14a UStG – Rechnungsausstellungspflicht
Praxis-Beispiel: Rechnung für eine 3-Tage-Buchung über Booking.com
Szenario:
- Gast: Anna Schmidt (privat)
- Buchung: 3 Nächte im Einzelzimmer „Standard“ (95 €/Nacht) + Frühstück (12 €/Tag)
- Buchungsweg: Booking.com (Provision: 15 %)
- Check-out: 12.07.2026
So sieht die korrekte Rechnung aus:
Pension Bergidyll
Musterweg 3, 83435 Bad Reichenhall
USt-IdNr.: DE987654321
Rechnung Nr.: RE-2026-07-0089
Datum: 12.07.2026
Leistung für: Anna Schmidt, Musterstraße 4, 10115 Berlin
Leistungszeitraum: 09.07.2026 – 12.07.2026 (3 Nächte)
Pos. | Menge | Beschreibung | Netto | MwSt | Brutto |
-----|-------|----------------------------|--------|------|---------|
1 | 3 | Einzelzimmer „Standard“ | 255,00 | 7 % | 272,85 |
2 | 3 | Frühstück | 36,00 | 19 % | 42,84 |
-----|-------|----------------------------|--------|------|---------|
**Gesamtbetrag** | 291,00 | | **315,69** |
Enthaltene MwSt:
- 7 %: 17,85 € (auf 255,00 €)
- 19 %: 6,84 € (auf 36,00 €)
Zahlungsart: Kreditkarte (bereits beglichen)
Was hier nicht erscheint:
- Die Booking.com-Provision (15 % von 285 € = 42,75 €) – das ist keine Position für den Gast.
- Die Buchungsnummer von Booking.com (nur intern relevant).
Typische Fehler – und wie du sie vermeidest
Fehlende Steuernummer
- Fehler: Rechnung ohne USt-IdNr. des Hotels.
- Folge: Ungültig für den Vorsteuerabzug (bei Firmenkunden).
- Lösung: Immer die Steuernummer oder USt-IdNr. angeben.
Falscher Steuersatz
- Fehler: 19 % auf den gesamten Zimmerpreis (inkl. Frühstück).
- Folge: Zu hohe MwSt – Gast zahlt mehr, als er müsste.
- Lösung: Aufschlüsselung nach 7 % (Zimmer) und 19 % (Extras).
Booking.com-Provision auf der Rechnung
- Fehler: „Abzgl. Booking.com-Provision: 15 %“.
- Folge: Verwirrung beim Gast – die Provision ist keine Position für ihn.
- Lösung: Nur die Leistungen an den Gast auflisten.
Keine fortlaufende Rechnungsnummer
- Fehler: Jede Rechnung hat dieselbe Nummer (z. B. „Rechnung“).
- Folge: Probleme bei der Buchhaltung und beim Finanzamt.
- Lösung: Einmalige, fortlaufende Nummer (z. B. RE-2026-0001, RE-2026-0002).
Zu späte Rechnungsstellung
- Fehler: Rechnung erst nach 3 Monaten schicken.
- Folge: Gast kann Vorsteuer nicht mehr geltend machen (bei Firmen).
- Lösung: Innerhalb von 7 Tagen nach Check-out.
Das Wichtigste in Kürze
- Pflicht zur Rechnung: Bei Firmenbuchungen oder Beträgen über 250 € – sonst nur auf Anfrage.
- Pflichtangaben: 11 Punkte nach § 14 UStG, inkl. Steuernummer, Rechnungsnummer und Leistungszeitraum.
- Steuersätze: 7 % für Beherbergung, 19 % für Extras (Frühstück, Parkplatz etc.).
- Fristen: 6 Monate gesetzlich, aber innerhalb von 7 Tagen empfehlenswert.
- Booking.com-Provision: Nicht auf der Gastrechnung – das ist eine interne Kostenposition.
- Tools helfen: Nutze einen Hotel-MwSt-Rechner, um Steuern korrekt aufzuschlüsseln.
Profi-Tipp: Wenn du mehr als 10 Rechnungen pro Monat manuell erstellst, lohnt sich eine Automatisierung. Mit einer Lösung wie zimrly kannst du Rechnungen direkt aus deinem PMS generieren – inkl. korrekter Steuersätze und Pflichtangaben. Das spart Zeit und vermeidet Fehler.
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