Booking.com Rechnung für Gäste erstellen: Pflichtangaben, MwSt & Fristen (2026)

• Fehlende USt-IdNr. bei Firmenbuchungen (5 Fälle).
• Falsche MwSt-Aufteilung (4 Fälle, z. B. 19 % auf Frühstück).
• Keine fortlaufende Rechnungsnummer (3 Fälle).

Die Lösung: Nutze eine Checkliste oder ein Tool wie den Hotel-MwSt-Rechner, um Fehler zu vermeiden. Besonders bei Paketpreisen (z. B. Zimmer + Wellness) ist die korrekte Aufteilung entscheidend.

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Schritt 1: Prüfen, ob eine Rechnungspflicht besteht

Nicht jede Buchung erfordert eine Rechnung. Die Regeln nach § 14 UStG sind klar:

• Pflicht zur Rechnung, wenn:
  • Der Gast explizit danach fragt (auch mündlich).
  • Die Buchung beruflich veranlasst ist (z. B. Dienstreise).
  • Der Rechnungsbetrag 250 € übersteigt (ab 250,01 €).
• Keine Pflicht, aber empfohlen, wenn:
  • Der Gast privat bucht und unter 250 € zahlt (hier reicht ein Beleg).
  • Der Gast keine Rechnung anfordert.

Ausnahme: Bei Firmenbuchungen gilt die 250-€-Grenze nicht – hier musst du immer eine vollständige Rechnung ausstellen.

Beispiel:

• Privatbuchung, 200 €: Keine Rechnungspflicht (aber möglich auf Wunsch).
• Firmenbuchung, 200 €: Pflicht zur Rechnung (auch ohne Anfrage).
• Privatbuchung, 300 €: Pflicht zur Rechnung (Betrag über 250 €).

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Schritt 2: Pflichtangaben nach § 14 UStG sammeln

Eine korrekte Rechnung muss 11 Pflichtangaben enthalten. Fehlt eine, ist sie steuerlich ungültig. Hier die Checkliste mit Beispielen für eine Booking.com-Buchung:

Wichtige Hinweise:

• Die Booking.com-Provision (z. B. 15 %) darf nicht auf der Gastrechnung erscheinen – sie ist eine interne Kostenposition.
• Frühstück wird seit 2026 mit 7 % MwSt abgerechnet (§ 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG), Getränke bleiben bei 19 %.
• Bei Firmenbuchungen muss die USt-IdNr. des Gastes angegeben werden (falls vorhanden).

Tipp: Nutze den Hotel-MwSt-Rechner, um die Aufteilung von 7 % und 19 % automatisch und fehlerfrei zu berechnen – besonders bei Paketpreisen.

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Schritt 3: Steuersätze korrekt anwenden (7 % vs. 19 %)

Die MwSt-Aufteilung ist der häufigste Fehler. Die Regel:

• 7 % MwSt für Beherbergung (Zimmer) und Speisen (Frühstück, seit 2026).
• 19 % MwSt für Getränke, Parkplatz, Wellness, Minibar, Pay-TV.

Warum die Aufschlüsselung wichtig ist:

• Für den Gast: Nur so kann er die Vorsteuer abziehen (bei Firmenbuchungen).
• Für dich: Falsche Angaben führen zu Nachzahlungen beim Finanzamt.

Praxis-Beispiele

Beispiel 1: Zimmer mit inkludiertem Frühstück

• Buchung: Doppelzimmer „Komfort“ für 120 €/Nacht inkl. Frühstück.
• Aufschlüsselung:
  • Zimmer (7 %): 100 € netto + 7 € MwSt = 107 € brutto
  • Frühstück, Speisen (7 %): 16 € netto + 1,12 € MwSt = 17,12 € brutto
  • Getränke (19 %): 4 € netto + 0,76 € MwSt = 4,76 € brutto
  • Gesamt: 128,88 € brutto

Beispiel 2: Paketpreis (Zimmer + Wellness)

• Buchung: „Wellness-Wochenende“ für 250 € (2 Nächte, inkl. Frühstück und Sauna).
• Aufschlüsselung:
  • Zimmer (7 %): 180 € netto + 12,60 € MwSt = 192,60 € brutto
  • Frühstück, Speisen (7 %): 34 € netto + 2,38 € MwSt = 36,38 € brutto
  • Getränke (19 %): 6 € netto + 1,14 € MwSt = 7,14 € brutto
  • Sauna (19 %): 30 € netto + 5,70 € MwSt = 35,70 € brutto
  • Gesamt: 271,82 € brutto

Tipp: Bei Unsicherheit hilft der Hotel-MwSt-Rechner – er berechnet die Anteile basierend auf den tatsächlichen Kosten.

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Booking.com Rechnung für Gäste Vorlage: Muster zum Download

Die wichtigsten Fragen auf einen Blick

Gäste fragen oft nach einer Vorlage, um die Rechnung vorab zu prüfen. Hier ein Muster für eine Firmenbuchung (mit USt-IdNr.):

[Hotelname]
[Adresse]
[Steuernummer/USt-IdNr.]

Rechnung Nr.: RE-2026-0042
Datum: 10.07.2026

Leistung für:
Firma XY GmbH
Geschäftsstraße 2, 10115 Berlin
USt-IdNr.: DE876543210

Leistungszeitraum: 08.07.2026 – 10.07.2026 (2 Nächte)

Pos. | Menge | Beschreibung               | Netto (€) | MwSt (%) | Brutto (€) |
-----|-------|----------------------------|-----------|----------|------------|
1    | 1     | Doppelzimmer „Komfort“     | 100,00    | 7        | 107,00     |
2    | 2     | Frühstück (Speisen)        | 16,00     | 7        | 17,12      |
3    | 2     | Frühstück (Getränke)       | 4,00      | 19       | 4,76       |
-----|-------|----------------------------|-----------|----------|------------|
**Gesamtbetrag**                          | 120,00     |          | **128,88** |

Enthaltene MwSt:
- 7 %: 9,50 € (auf 134,00 €)
- 19 %: 0,76 € (auf 4,00 €)

Zahlungsart: Kreditkarte (bereits beglichen)

Wichtig:

• Keine Booking.com-Provision auf der Rechnung.
• Klare Trennung von 7 % und 19 % MwSt.
• USt-IdNr. des Gastes bei Firmenbuchungen.

Tipp: Lade dir die Muster-Vorlage als Word-Dokument herunter und passe sie an dein Hotel an.

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Schritt 4: Rechnung erstellen (manuell oder automatisiert)

Du kannst die Rechnung manuell (Word/Excel) oder automatisiert (PMS/Software) erstellen.

Option 1: Manuelle Erstellung

• Nutze die Muster-Vorlage und passe sie an.
• Achtung: Prüfe jede Pflichtangabe doppelt.

Option 2: Automatisierte Erstellung

Mit Tools wie zimrly oder deinem PMS kannst du Rechnungen in 3 Klicks generieren:

1. Reservierung auswählen.
2. Pflichtangaben prüfen.
3. Auf „Rechnung erstellen“ klicken.

Vorteile:

• Fehlervermeidung (automatische MwSt-Berechnung).
• Zeitersparnis (kein manuelles Eintragen).
• Rechtssicherheit (immer aktuelle Steuersätze).

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Schritt 5: Rechnung an den Gast senden (Fristen & Formate)

Die Rechnung muss innerhalb von 6 Monaten nach Leistungserbringung gestellt werden (§ 14a UStG). Empfohlene Fristen:

• Geschäftsreisen: Innerhalb von 7 Tagen (Gast braucht sie für die Buchhaltung).
• Privatbuchungen: Innerhalb von 14 Tagen (bei Beträgen über 250 €).

Formate:

• E-Mail (PDF): Schnell und nachweisbar.
• Post: Nur auf Wunsch des Gastes.
• Persönliche Übergabe: Bei Stammgästen oder Barzahlung.

Beispiel-E-Mail:

Betreff: Ihre Rechnung für den Aufenthalt vom 08.07. – 10.07.2026

Sehr geehrte/r Herr/Frau [Nachname],

anbei erhalten Sie Ihre Rechnung für den Aufenthalt in unserem Hotel.

Rechnungsnummer: RE-2026-07-0042
Rechnungsdatum: 10.07.2026
Gesamtbetrag: 192,60 €

Die Rechnung enthält alle Pflichtangaben nach § 14 UStG und ist für Ihre Unterlagen bestimmt.

Bei Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen,
[Dein Name]
[Hotelname]

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Booking.com Rechnung für Geschäftsreisen: Was du beachten musst

Geschäftsreisende haben höhere Anforderungen an Rechnungen. Hier die wichtigsten Punkte:

Pflichtangaben für Firmenkunden

Zusätzlich zu den 11 Pflichtangaben nach § 14 UStG:

• USt-IdNr. des Gastes (falls vorhanden).
• Firmenname und -adresse (muss mit der Buchhaltung des Gastes übereinstimmen).
• Klare Aufschlüsselung der Steuersätze (7 % und 19 %).

Beispiel:

Firma XY GmbH
Geschäftsstraße 2, 10115 Berlin
USt-IdNr.: DE876543210

Typische Fehler bei Geschäftsreisen-Rechnungen

1. Fehlende USt-IdNr. des Gastes

   • Folge: Der Gast kann die Vorsteuer nicht abziehen.
   • Lösung: Immer nach der USt-IdNr. fragen (z. B. bei der Buchung).

2. Falsche Adresse

   • Folge: Rechnung ist für die Buchhaltung des Unternehmens ungültig.
   • Lösung: Immer die Firmenadresse verwenden.

3. Keine Aufschlüsselung der Steuersätze

   • Folge: Zu hoch ausgewiesene MwSt schuldest du nach § 14c UStG.
   • Lösung: 7 % für Zimmer/Speisen, 19 % für Getränke/Extras.

Tipp: Nutze den Hotel-MwSt-Rechner, um die Aufteilung automatisch und korrekt zu berechnen.

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Hotelrechnung: Pflichtangaben und Sonderfälle

Eine Hotelrechnung muss immer die 11 Pflichtangaben nach § 14 UStG enthalten. Doch es gibt Sonderfälle:

Sonderfall 1: Barzahlung

• Pflicht: Rechnung muss sofort ausgestellt werden.
• Tipp: Nutze eine Rechnungssoftware, die Barzahlungen automatisch erfasst.

Sonderfall 2: Stornierte Buchungen

• Pflicht: Bei Teilstornierung musst du eine Gutschrift ausstellen.
• Beispiel: Gast storniert eine Nacht – du erstellst eine Gutschrift über den stornierten Betrag.

Sonderfall 3: Mehrere Gäste auf einer Rechnung

• Pflicht: Jeder Gast muss eindeutig identifizierbar sein.
• Beispiel: Bei einer Gruppenbuchung listest du jeden Gast mit Namen und Adresse auf.

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Booking.com Rechnung drucken: So geht’s richtig

Manche Gäste möchten die Rechnung ausgedruckt mitnehmen. So geht’s:

1. Rechnung als PDF speichern (aus PMS oder Software).
2. Auf hochwertigem Papier drucken (80–100 g/m²).
3. Unterschreiben (optional, aber professionell).
4. In einem Umschlag übergeben oder direkt aushändigen.

Tipp: Nutze eine Rechnungssoftware, die automatische Kopien speichert – so kannst du verlorene Rechnungen jederzeit neu ausdrucken.

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Booking.com Provision: Was du wissen musst

• Darf nicht auf der Gastrechnung erscheinen – sie ist eine interne Kostenposition.
• In der Buchhaltung wird die Provision als Aufwand verbucht.
• Beispiel-Buchungssatz: | Bank (Auszahlung von Booking.com) | 850,00 € | 1200 (Bank) | | Provision (Aufwand) | 150,00 € | 6600 (Provisionsaufwand) | | Umsatzerlöse (Zimmer) | 1.000,00 € | 4000 (Umsatzerlöse) |

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Tools & Software für fehlerfreie Rechnungen

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Häufige Fragen (FAQ)

Muss ich eine Rechnung ausstellen, wenn der Gast nicht danach fragt?

• Privatbuchung unter 250 €: Nein.
• Privatbuchung über 250 €: Ja.
• Firmenbuchung: Immer (auch ohne Anfrage).

Darf ich die Booking.com-Provision an den Gast weitergeben?

Nein. Die Provision ist eine interne Kostenposition und darf nicht auf der Rechnung erscheinen.

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

10 Jahre (§ 14b UStG). Speichere sie digital oder physisch.

Wie fordere ich eine Rechnung bei Booking.com an?

Gar nicht. Booking.com stellt keine Rechnungen für Hotels aus – das musst du tun. Gäste können die Rechnung beim Check-out oder per E-Mail anfordern.

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Typische Fehler – und wie du sie vermeidest

1. Fehlende Steuernummer

   • Folge: Rechnung ist steuerlich ungültig.
   • Lösung: Immer Steuernummer oder USt-IdNr. angeben.

2. Falsche MwSt-Aufteilung

   • Folge: Nachzahlungen beim Finanzamt.
   • Lösung: 7 % für Zimmer/Speisen, 19 % für Getränke/Extras.

3. Booking.com-Provision auf der Rechnung

   • Folge: Verwirrung beim Gast.
   • Lösung: Nur Leistungen an den Gast auflisten.

4. Keine fortlaufende Rechnungsnummer

   • Folge: Probleme bei der Buchhaltung.
   • Lösung: Einmalige, fortlaufende Nummer (z. B. RE-2026-0001).

5. Zu späte Rechnungsstellung

   • Folge: Gast kann Vorsteuer nicht abziehen.
   • Lösung: Innerhalb von 7 Tagen senden.

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Das Wichtigste in Kürze

• Pflicht zur Rechnung: Bei Firmenbuchungen oder Beträgen über 250 €.
• Pflichtangaben: 11 Punkte nach § 14 UStG (inkl. Steuernummer, Rechnungsnummer, MwSt-Aufteilung).
• Steuersätze: 7 % für Zimmer/Speisen, 19 % für Getränke/Extras.
• Fristen: 6 Monate gesetzlich, aber 7 Tage empfohlen (besonders bei Firmenkunden).
• Booking.com-Provision: Nicht auf der Gastrechnung – intern als Aufwand verbuchen.
• Tools: Nutze den Hotel-MwSt-Rechner oder zimrly für automatisierte Rechnungen.

Profi-Tipp: Wenn du mehr als 10 Rechnungen pro Monat erstellst, lohnt sich eine Automatisierung. Mit zimrly generierst du Rechnungen direkt aus deinem PMS – inkl. korrekter Steuersätze und Pflichtangaben. Das spart Zeit und vermeidet Fehler. Mehr erfahren.

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Quellen

• § 14 UStG (gesetze-im-internet.de)
• § 14a UStG
• § 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG (7 % MwSt für Frühstück)