Booking.com-Rechnung für den Gast erstellen

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Booking.com-Rechnung erstellen: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Eine korrekte Rechnung für Booking.com-Buchungen zu erstellen, ist kein Hexenwerk – wenn du die 5 Schritte kennst. Hier erfährst du, wie du vorgehst, welche Tools dir helfen und wo die häufigsten Stolpersteine liegen.

Schritt 1: Prüfen, ob eine Rechnungspflicht besteht

Nicht jede Buchung erfordert eine Rechnung. Die gesetzlichen Vorgaben nach § 14 UStG sind klar:

• Pflicht zur Rechnung, wenn:
  • Der Gast explizit danach fragt (auch mündlich oder per Chat).
  • Die Buchung beruflich veranlasst ist (z. B. Dienstreise) – selbst wenn der Gast nicht danach fragt.
  • Der Rechnungsbetrag 250 € übersteigt (ab 250,01 € gilt die Pflicht zur Rechnung mit allen Pflichtangaben).
• Keine Pflicht, aber empfohlen, wenn:
  • Der Gast privat bucht und unter 250 € zahlt (hier reicht ein einfacher Beleg, z. B. Quittung aus dem PMS).
  • Der Gast keine Rechnung anfordert.

Wichtig: Bei Firmenbuchungen gilt die 250-€-Grenze nicht – hier musst du immer eine vollständige Rechnung ausstellen, auch wenn der Gast nicht danach fragt.

Beispiel:

• Privatbuchung, 200 €: Keine Rechnungspflicht (aber möglich auf Wunsch).
• Firmenbuchung, 200 €: Pflicht zur Rechnung (auch ohne Anfrage).
• Privatbuchung, 300 €: Pflicht zur Rechnung (Betrag über 250 €).

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Schritt 2: Pflichtangaben nach § 14 UStG sammeln

Eine korrekte Rechnung muss 11 Pflichtangaben enthalten. Fehlt auch nur eine, ist die Rechnung steuerlich ungültig – und du riskierst Ärger mit dem Finanzamt. Hier die Checkliste mit Beispielen für eine Booking.com-Buchung:

Wichtige Hinweise:

• Die Booking.com-Provision (z. B. 15 %) darf nicht auf der Gastrechnung erscheinen – sie ist eine interne Kostenposition zwischen dir und Booking.com.
• Falls du Frühstück separat abrechnest, gelten seit dem 01.01.2026 7 % MwSt auf die Speisen (§ 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG) – nur die Getränke bleiben bei 19 %.
• Bei Firmenbuchungen muss die USt-IdNr. des Gastes angegeben werden (falls vorhanden). Diese findest du oft in der Buchungsbestätigung oder kannst sie beim Gast erfragen.

Tipp: Nutze einen Hotel-MwSt-Rechner, um die Aufteilung von 7 % und 19 % MwSt automatisch und fehlerfrei zu berechnen – besonders bei Paketpreisen (z. B. Zimmer + Frühstück + Getränke).

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Schritt 3: Steuersätze korrekt anwenden (7 % vs. 19 %)

Die Mehrwertsteuer bei Hotelübernachtungen ist ein Dauerbrenner – und Fehler hier kosten bares Geld. Die Regel ist einfach, aber die Umsetzung oft komplex:

• 7 % MwSt gelten für die reine Beherbergungsleistung (Zimmer, Bett, Handtücher, Reinigung).
• 19 % MwSt gelten für alle anderen Leistungen, z. B.:
  • Frühstück (auch wenn es im Zimmerpreis enthalten ist!)
  • Parkplatz
  • Wellness-Nutzung (Sauna, Pool)
  • Minibar-Artikel
  • Pay-TV oder WLAN (falls separat berechnet)

Warum die Aufschlüsselung wichtig ist:

• Für den Gast: Nur so kann er die Vorsteuer korrekt abziehen (bei Firmenbuchungen).
• Für dich: Falsche MwSt-Angaben führen zu Nachzahlungen beim Finanzamt oder Rückforderungen durch den Gast.

Praxis-Beispiele: So rechnest du richtig

Beispiel 1: Zimmer mit inkludiertem Frühstück

• Buchung: Doppelzimmer „Komfort“ für 120 €/Nacht inkl. Frühstück.
• Aufschlüsselung:
  • Zimmer (7 % MwSt): 100 € netto + 7 € MwSt = 107 € brutto
  • Frühstück, Speisen (7 % MwSt): 16 € netto + 1,12 € MwSt = 17,12 € brutto
  • Getränke (19 % MwSt): 4 € netto + 0,76 € MwSt = 4,76 € brutto
  • Gesamt: 128,88 € brutto

Beispiel 2: Zimmer mit Parkplatz und Wellness

• Buchung: Einzelzimmer für 90 €/Nacht + Parkplatz (10 €/Tag) + Sauna-Nutzung (15 €).
• Aufschlüsselung:
  • Zimmer (7 % MwSt): 90 € netto + 6,30 € MwSt = 96,30 € brutto
  • Parkplatz (19 % MwSt): 10 € netto + 1,90 € MwSt = 11,90 € brutto
  • Sauna (19 % MwSt): 15 € netto + 2,85 € MwSt = 17,85 € brutto
  • Gesamt: 126,05 € brutto

Beispiel 3: Paketpreis (Zimmer + Frühstück + Wellness)

• Buchung: „Wellness-Wochenende“ für 250 € (2 Nächte, inkl. Frühstück und Sauna).
• Aufschlüsselung:
  • Zimmer (7 % MwSt): 180 € netto + 12,60 € MwSt = 192,60 € brutto
  • Frühstück, Speisen (7 % MwSt): 34 € netto + 2,38 € MwSt = 36,38 € brutto
  • Getränke (19 % MwSt): 6 € netto + 1,14 € MwSt = 7,14 € brutto
  • Sauna (19 % MwSt): 30 € netto + 5,70 € MwSt = 35,70 € brutto
  • Gesamt: 271,82 € brutto

Tipp: Falls du unsicher bist, wie du Paketpreise aufschlüsselst, nutze einen Hotel-MwSt-Rechner. Das Tool hilft dir, die korrekten Anteile für 7 % und 19 % MwSt zu berechnen – basierend auf den tatsächlichen Kosten der einzelnen Leistungen.

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Schritt 4: Rechnung erstellen (mit Vorlage)

Jetzt geht es an die praktische Umsetzung. Du kannst die Rechnung entweder:

1. Manuell in Word/Excel erstellen (für gelegentliche Rechnungen).
2. Automatisiert mit deinem PMS oder einer Rechnungssoftware (für Hotels mit vielen Buchungen).

Option 1: Manuelle Erstellung (mit Muster-Vorlage)

Hier eine fertige Vorlage, die du anpassen kannst:

[Dein Hotelname]
[Deine Adresse]
[Steuernummer oder USt-IdNr.]

Rechnung Nr.: [RE-2026-0001]
Datum: [TT.MM.JJJJ]

Leistung für:
[Name des Gastes]
[Adresse des Gastes]
[USt-IdNr. des Gastes, falls vorhanden]

Leistungszeitraum: [Anreise] – [Abreise] ([Anzahl Nächte] Nächte)

Pos. | Menge | Beschreibung               | Netto (€) | MwSt (%) | Brutto (€) |
-----|-------|----------------------------|-----------|----------|------------|
1    | [X]   | [Zimmerkategorie]          | [Netto]   | 7        | [Brutto]   |
2    | [X]   | Frühstück                  | [Netto]   | 19       | [Brutto]   |
3    | [X]   | [Weitere Leistung, z. B. Parkplatz] | [Netto] | 19       | [Brutto]   |
-----|-------|----------------------------|-----------|----------|------------|
**Gesamtbetrag**                          | [Summe Netto] |          | **[Summe Brutto]** |

Enthaltene MwSt:
- 7 %: [Betrag] € (auf [Netto-Zimmerpreis] €)
- 19 %: [Betrag] € (auf [Netto-Extras] €)

Zahlungsart: [Kreditkarte/Banküberweisung/Bar]
[Hinweis: „Die Rechnung ist bereits beglichen.“ – falls zutreffend]

Download: Hier findest du die Vorlage als Word- und Excel-Datei zum kostenlosen Download (Platzhalter – ersetze durch tatsächlichen Link zu deiner Vorlage).

Option 2: Automatisierte Erstellung mit PMS oder Rechnungssoftware

Wenn du mehr als 10 Rechnungen pro Monat erstellst, lohnt sich eine Automatisierung. Mit Tools wie zimrly kannst du Rechnungen direkt aus deinem PMS generieren – inkl. korrekter Steuersätze, Pflichtangaben und fortlaufender Rechnungsnummern.

Vorteile der Automatisierung:

• Zeitersparnis: Kein manuelles Eintragen von Daten.
• Fehlervermeidung: Automatische Berechnung der MwSt und Pflichtangaben.
• Rechtssicherheit: Immer aktuelle Steuersätze und gesetzliche Vorgaben.
• Integration: Direkte Anbindung an Buchhaltungstools wie easybill oder lexoffice.

Beispiel: Mit zimrly kannst du eine Rechnung in 3 Klicks erstellen:

1. Reservierung im PMS auswählen.
2. Prüfen, ob alle Pflichtangaben vorhanden sind.
3. Auf „Rechnung generieren“ klicken – fertig.

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Schritt 5: Rechnung an den Gast senden (Fristen & Formate)

Die Rechnung ist erstellt – jetzt musst du sie rechtzeitig und im richtigen Format an den Gast senden.

Fristen: Bis wann musst du die Rechnung schicken?

Die gesetzliche Frist für die Rechnungsstellung beträgt 6 Monate nach Leistungserbringung (§ 14a UStG). Aber: Gäste erwarten die Rechnung meist direkt nach dem Check-out – besonders bei Geschäftsreisen.

Empfohlene Fristen:

Wichtig:

• Booking.com selbst stellt keine Rechnung für den Gast aus – das ist deine Aufgabe als Hotelier. Die Plattform sendet dem Gast nur eine Buchungsbestätigung, die keine steuerliche Rechnung ist.
• Firmenkunden benötigen die Rechnung oft für die Buchhaltung – hier zählt jeder Tag.

Formate: Wie du die Rechnung übermittelst

Die Rechnung kann in verschiedenen Formaten übermittelt werden:

1. E-Mail (PDF):

   • Vorteile: Schnell, kostengünstig, nachweisbar.
   • Nachteile: Gast könnte E-Mail übersehen oder im Spam-Ordner landen.
   • Tipp: Nutze eine professionelle E-Mail-Vorlage mit deinem Hotel-Logo und Betreff wie „Ihre Rechnung für den Aufenthalt vom [Datum]“.

2. Post (Brief):

   • Vorteile: Offizieller, für manche Gäste vertrauenswürdiger.
   • Nachteile: Langsamer, teurer (Porto, Druck).
   • Tipp: Nur bei ausdrücklichem Wunsch des Gastes oder bei hohen Rechnungsbeträgen.

3. Persönliche Übergabe:

   • Vorteile: Persönlicher Kontakt, Möglichkeit für Feedback.
   • Nachteile: Zeitaufwendig, nicht immer praktikabel.
   • Tipp: Ideal bei Stammgästen oder komplexen Buchungen.

Beispiel-E-Mail für die Rechnungsübermittlung:

Betreff: Ihre Rechnung für den Aufenthalt vom 08.07. – 10.07.2026

Sehr geehrte/r Herr/Frau [Nachname],

vielen Dank für Ihren Aufenthalt in unserem Hotel. Anbei finden Sie Ihre Rechnung für die Buchung vom [Anreise] bis [Abreise] als PDF-Anhang.

Rechnungsnummer: RE-2026-07-0042
Rechnungsdatum: 10.07.2026
Gesamtbetrag: 192,60 €

Die Rechnung enthält alle Pflichtangaben nach § 14 UStG und ist für Ihre Unterlagen bestimmt.

Falls Sie Fragen haben oder eine Korrektur benötigen, kontaktieren Sie uns bitte unter [Telefonnummer] oder [E-Mail-Adresse].

Wir freuen uns auf Ihren nächsten Besuch!

Mit freundlichen Grüßen,
[Dein Name]
[Hotelname]
[Kontaktdaten]

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Booking.com Rechnung: Was du über die Provision wissen musst

Die wichtigsten Fragen auf einen Blick

Ein häufiger Stolperstein ist die Booking.com-Provision. Viele Hoteliers fragen sich:

• Muss die Provision auf der Gastrechnung erscheinen?
• Wie buche ich die Provision korrekt in der Buchhaltung?
• Kann ich die Provision an den Gast weitergeben?

Darf die Booking.com-Provision auf der Gastrechnung stehen?

Nein! Die Provision ist eine interne Kostenposition zwischen dir und Booking.com und hat nichts mit dem Gast zu tun. Sie darf nicht auf der Rechnung für den Gast erscheinen.

Warum?

• Der Gast hat keinen Vertrag mit Booking.com – er bucht über deine Website (auch wenn die Buchung über die Plattform läuft).
• Die Provision ist dein Aufwand, nicht der des Gastes.
• Eine falsche Darstellung könnte steuerliche Konsequenzen haben (z. B. falsche MwSt-Berechnung).

Was passiert, wenn du die Provision trotzdem angibst?

• Die Rechnung ist steuerlich ungültig (fehlende Klarheit über die Leistung).
• Der Gast könnte Rückfragen stellen oder die Rechnung nicht akzeptieren.
• Bei einer Finanzamtsprüfung könnte es zu Nachzahlungen kommen.

Wie buche ich die Booking.com-Provision korrekt?

Die Provision wird in deiner Buchhaltung als Aufwand verbucht. Hier ein Beispiel:

Schritte:

1. Bruttobetrag (1.000 €) wird von Booking.com an dich überwiesen.
2. Provision (150 €) wird als Aufwand verbucht.
3. Nettobetrag (850 €) bleibt als Umsatzerlös übrig.

Tipp: Nutze eine Buchhaltungssoftware wie easybill oder lexoffice, um die Provision automatisch zu verbuchen.

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Booking.com Rechnung für Geschäftsreisen: Besonderheiten

Geschäftsreisende stellen besondere Anforderungen an Rechnungen. Hier erfährst du, was du beachten musst, um Firmenkunden zufriedenzustellen und Rückfragen zu vermeiden.

Warum sind Geschäftsreisen anders?

• Vorsteuerabzug: Firmen können die Mehrwertsteuer (7 % und 19 %) als Vorsteuer abziehen – aber nur, wenn die Rechnung alle Pflichtangaben enthält.
• Buchhaltung: Unternehmen benötigen Rechnungen für ihre interne Abrechnung und Steuererklärung.
• Compliance: Viele Firmen haben interne Richtlinien, die bestimmte Angaben auf Rechnungen vorschreiben (z. B. USt-IdNr. des Gastes).

Pflichtangaben für Geschäftsreisen

Zusätzlich zu den 11 Pflichtangaben nach § 14 UStG solltest du bei Firmenbuchungen folgende Punkte beachten:

Wichtig:

• Falls der Gast keine USt-IdNr. hat (z. B. bei kleinen Unternehmen oder Selbstständigen), reicht die Steuernummer.
• Die Rechnungsadresse muss mit der Firmenadresse übereinstimmen – sonst kann der Gast die Vorsteuer nicht abziehen.

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Typische Fehler bei Geschäftsreisen-Rechnungen

1. Fehlende USt-IdNr. des Gastes

   • Fehler: Rechnung ohne USt-IdNr. des Gastes.
   • Folge: Der Gast kann die Vorsteuer nicht abziehen – und wird unzufrieden sein.
   • Lösung: Immer nach der USt-IdNr. fragen (z. B. bei der Buchung oder beim Check-in).

2. Falsche Adresse des Gastes

   • Fehler: Rechnung an die private Adresse des Gastes statt an die Firmenadresse.
   • Folge: Die Rechnung ist für die Buchhaltung des Unternehmens ungültig.
   • Lösung: Immer die Firmenadresse verwenden (aus der Buchungsbestätigung oder Gastanmeldung).

3. Keine Aufschlüsselung der Steuersätze

   • Fehler: 19 % MwSt auf den gesamten Zimmerpreis (inkl. Frühstück).
   • Folge: Zu hoch ausgewiesene Umsatzsteuer schuldest du nach § 14c UStG in voller Höhe – du zahlst drauf.
   • Lösung: Aufschlüsselung nach 7 % (Zimmer und Speisen) und 19 % (Getränke, Parkplatz, Wellness).

4. Zu späte Rechnungsstellung

   • Fehler: Rechnung erst nach 4 Wochen schicken.
   • Folge: Der Gast kann die Vorsteuer nicht mehr im aktuellen Monat abziehen.
   • Lösung:* Innerhalb von 7 Tagen nach Check-out senden.

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Booking.com Rechnung drucken: So geht’s richtig

Manche Gäste möchten die Rechnung ausgedruckt mitnehmen – sei es für die Buchhaltung oder als Nachweis für die Reisekostenabrechnung. Hier erfährst du, wie du die Rechnung professionell druckst und was du dabei beachten musst.

Wann solltest du die Rechnung drucken?

• Auf Wunsch des Gastes (z. B. bei Geschäftsreisen).
• Bei Barzahlung (als Quittung).
• Für deine eigenen Unterlagen (z. B. für die Buchhaltung).

Wie druckst du die Rechnung korrekt?

1. Rechnung als PDF speichern

   • Nutze dein PMS oder eine Rechnungssoftware (z. B. zimrly), um die Rechnung als PDF zu exportieren.
   • Alternativ: Rechnung in Word/Excel erstellen und als PDF speichern.

2. PDF auf hochwertigem Papier drucken

   • Papier: 80–100 g/m² (dicker als Standardpapier, wirkt professioneller).
   • Farbe: Schwarz-Weiß reicht aus, aber Farbausdruck wirkt hochwertiger.
   • Drucker: Nutze einen Laserdrucker für scharfe Texte (Tintenstrahldrucker können bei Feuchtigkeit verwischen).

3. Rechnung unterschreiben (optional)

   • Nicht Pflicht, aber empfohlen für einen professionellen Eindruck.
   • Unterschrift mit blauer Tinte (wirkt persönlicher als schwarz).

4. Rechnung falten und übergeben

   • Faltung: Einmal quer falten (wie ein Brief).
   • Übergabe: In einem neutralen Umschlag oder direkt dem Gast aushändigen.

Was tun, wenn der Gast die Rechnung verliert?

• Kopie anfertigen: Drucke eine zweite Ausfertigung aus und vermerke „Zweite Ausfertigung“.
• Digital nachsenden: Schicke die Rechnung per E-Mail als PDF.
• Neue Rechnung erstellen: Falls nötig, erstelle eine neue Rechnung mit neuer Rechnungsnummer (aber gleichem Inhalt).

Tipp: Nutze eine Rechnungssoftware, die automatische Kopien speichert – so kannst du verlorene Rechnungen jederzeit neu ausdrucken.

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Booking.com Rechnung für die Buchhaltung: So verbuchst du sie korrekt

Die Rechnung ist erstellt und an den Gast gesendet – jetzt musst du sie in deiner Buchhaltung erfassen. Hier erfährst du, wie du Umsätze, Steuern und Provisionen korrekt verbuchst.

Schritt 1: Umsatzerlöse verbuchen

Die Zimmerbuchung wird als Umsatzerlös verbucht. Dabei musst du zwischen 7 % und 19 % MwSt unterscheiden.

Beispiel:

• Zimmerpreis (7 % MwSt): 100 € netto + 7 € MwSt = 107 € brutto
• Frühstück, Speisen (7 % MwSt): 16 € netto + 1,12 € MwSt = 17,12 € brutto
• Getränke (19 % MwSt): 4 € netto + 0,76 € MwSt = 4,76 € brutto

Schritt 2: Booking.com-Provision verbuchen

Die Provision wird als Aufwand verbucht. Booking.com zieht die Provision automatisch vom Auszahlungsbetrag ab – du musst sie also nicht separat bezahlen.

Beispiel:

• Brutto-Zimmerpreis: 1.000 €
• Provision (15 %): 150 €
• Auszahlungsbetrag: 850 €

Schritt 3: Rechnung in der Buchhaltung ablegen

Jede Rechnung muss 10 Jahre lang aufbewahrt werden (§ 14b UStG). So gehst du vor:

1. Digital speichern:
   • Speichere die Rechnung als PDF in einem sicheren Ordner (z. B. „Rechnungen 2026“).
   • Nutze eine Cloud-Lösung (z. B. Dropbox, Google Drive) oder ein Buchhaltungsprogramm (z. B. easybill).
2. Physisch ablegen:
   • Drucke die Rechnung aus und lege sie in einem Ordner ab.
   • Alternativ: Nutze ein digitales Archiv (z. B. mit einem Scanner).

Tipp: Nutze eine Buchhaltungssoftware, die automatisch Rechnungen speichert und mit deinem PMS verknüpft ist. So hast du alle Daten zentral an einem Ort.

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Tools & Software: So erstellst du Booking.com-Rechnungen schneller und fehlerfrei

Manuelle Rechnungen sind fehleranfällig und zeitaufwendig. Mit den richtigen Tools und Software-Lösungen kannst du den Prozess automatisieren und rechtssicher gestalten. Hier eine Übersicht der besten Optionen:

1. Hotel-MwSt-Rechner (kostenlos)

• Funktion: Berechnet automatisch die korrekte Aufteilung von 7 % und 19 % MwSt.
• Vorteile:
  • Schnell und einfach.
  • Vermeidet Fehler bei der MwSt-Berechnung.
• Link: Hotel-MwSt-Rechner

2. Rechnungssoftware für Hotels

Vorteile von Rechnungssoftware:

• Automatische Pflichtangaben: Kein manuelles Eintragen von Steuernummer, Rechnungsnummer etc.
• Korrekte MwSt-Berechnung: Automatische Aufteilung von 7 % und 19 %.
• Integration mit PMS: Rechnungen direkt aus der Buchung generieren.
• Digitale Archivierung: Alle Rechnungen 10 Jahre lang sicher gespeichert.

3. PMS mit Rechnungsfunktion

Viele Property Management Systeme (PMS) bieten integrierte Rechnungsfunktionen. Beispiele:

• Cloudbeds
• HotelTime
• Protel

Vorteile:

• Alle Daten an einem Ort: Kein manuelles Übertragen von Buchungsdaten.
• Automatische Rechnungsnummern: Fortlaufende Nummern werden automatisch vergeben.
• Schnelle Erstellung: Rechnung mit einem Klick generieren.

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Häufige Fragen (FAQ) zur Booking.com-Rechnung

1. Muss ich eine Rechnung ausstellen, wenn der Gast nicht danach fragt?

• Privatbuchung unter 250 €: Nein, hier reicht ein einfacher Beleg (z. B. Quittung).
• Privatbuchung über 250 €: Ja, du bist gesetzlich verpflichtet.
• Firmenbuchung: Ja, immer – auch ohne Anfrage.

2. Darf ich die Booking.com-Provision an den Gast weitergeben?

• Nein! Die Provision ist eine interne Kostenposition zwischen dir und Booking.com. Sie hat nichts mit dem Gast zu tun und darf nicht auf der Rechnung erscheinen.

3. Was passiert, wenn ich eine Rechnung mit falschen Angaben ausstelle?

• Die Rechnung ist steuerlich ungültig – der Gast kann die Vorsteuer nicht abziehen.
• Bei einer Finanzamtsprüfung können Bußgelder verhängt werden (§ 26a UStG).
• Der Gast könnte die Rechnung zurückweisen und eine korrigierte Version anfordern.

4. Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

• 10 Jahre (§ 14b UStG). Bewahre Rechnungen digital oder physisch auf.

5. Kann ich Rechnungen rückwirkend korrigieren?

• Ja, aber:
  • Die korrigierte Rechnung muss eine neue Rechnungsnummer haben.
  • Der Gast muss über die Korrektur informiert werden.
  • Die ursprüngliche Rechnung muss als storniert gekennzeichnet werden.

6. Muss ich Rechnungen für Stornierungen ausstellen?

• Nein, aber:
  • Bei Teilstornierungen musst du eine Gutschrift ausstellen.
  • Die Gutschrift muss dieselben Pflichtangaben enthalten wie eine Rechnung.

7. Wie gehe ich mit ausländischen Gästen um?

• EU-Gäste (mit USt-IdNr.): Rechnung ohne MwSt (Reverse-Charge-Verfahren).
• EU-Gäste (ohne USt-IdNr.): Rechnung mit deutscher MwSt (7 % oder 19 %).
• Nicht-EU-Gäste: Rechnung ohne MwSt (Ausfuhrlieferung).

Tipp: Nutze eine Rechnungssoftware, die automatisch die richtige MwSt für ausländische Gäste berechnet.

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Typische Fehler – und wie du sie vermeidest

Auch erfahrene Hoteliers machen bei Rechnungen häufig Fehler. Hier die 5 häufigsten Stolpersteine – und wie du sie umgehst:

Fehler 1: Fehlende Steuernummer oder USt-IdNr.

• Fehler: Rechnung ohne Steuernummer des Hotels.
• Folge: Die Rechnung ist steuerlich ungültig – der Gast kann die Vorsteuer nicht abziehen.
• Lösung: Immer die Steuernummer oder USt-IdNr. angeben (findest du auf deiner Steuererklärung oder beim Finanzamt).

Fehler 2: Falscher Steuersatz (7 % vs. 19 %)

• Fehler: 19 % MwSt auf den gesamten Zimmerpreis (inkl. Frühstück).
• Folge: Zu hoch ausgewiesene Umsatzsteuer schuldest du nach § 14c UStG in voller Höhe – seit Speisen bei 7 % liegen, zahlst du auf jedes Frühstück 12 Prozentpunkte zu viel.
• Lösung: Aufschlüsselung nach 7 % (Zimmer und Speisen) und 19 % (Getränke, Parkplatz, Wellness). Nutze einen Hotel-MwSt-Rechner für die korrekte Berechnung.

Fehler 3: Booking.com-Provision auf der Rechnung

• Fehler: „Abzgl. Booking.com-Provision: 15 %“ auf der Gastrechnung.
• Folge: Verwirrung beim Gast – die Provision ist keine Position für ihn.
• Lösung: Nur die Leistungen an den Gast auflisten. Die Provision ist eine interne Kostenposition.

Fehler 4: Keine fortlaufende Rechnungsnummer

• Fehler: Jede Rechnung hat dieselbe Nummer (z. B. „Rechnung“).
• Folge: Probleme bei der Buchhaltung und beim Finanzamt.
• Lösung: Einmalige, fortlaufende Nummer (z. B. RE-2026-0001, RE-2026-0002).

Fehler 5: Zu späte Rechnungsstellung

• Fehler: Rechnung erst nach 3 Monaten schicken.
• Folge: Der Gast kann die Vorsteuer nicht mehr im aktuellen Monat abziehen.
• Lösung: Innerhalb von 7 Tagen nach Check-out senden.

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Das Wichtigste in Kürze

• Pflicht zur Rechnung:

  • Bei Firmenbuchungen oder Beträgen über 250 € – sonst nur auf Anfrage.
  • Ausnahme: Privatbuchungen unter 250 € (hier reicht ein Beleg).

• Pflichtangaben nach § 14 UStG:

  • 11 Punkte, darunter Steuernummer, Rechnungsnummer, Leistungszeitraum und korrekte MwSt-Aufschlüsselung.

• Steuersätze:

  • 7 % für Beherbergung (Zimmer, Bett, Handtücher) und Speisen (Frühstück, seit 2026).
  • 19 % für Getränke und Extras (Parkplatz, Wellness, Minibar).

• Fristen:

  • 6 Monate gesetzlich, aber innerhalb von 7 Tagen empfehlenswert (besonders bei Firmenkunden).

• Booking.com-Provision:

  • Nicht auf der Gastrechnung – sie ist eine interne Kostenposition.
  • In der Buchhaltung als Aufwand verbuchen.

• Geschäftsreisen:

  • USt-IdNr. des Gastes angeben (falls vorhanden).
  • Firmenadresse als Rechnungsadresse verwenden.
  • Aufschlüsselung der Steuersätze ist Pflicht.

• Tools & Software:

  • Nutze einen Hotel-MwSt-Rechner für die korrekte MwSt-Berechnung.
  • Automatisiere die Rechnungserstellung mit zimrly oder deinem PMS.

Profi-Tipp: Wenn du mehr als 10 Rechnungen pro Monat manuell erstellst, lohnt sich eine Automatisierung. Mit einer Lösung wie zimrly kannst du Rechnungen direkt aus deinem PMS generieren – inkl. korrekter Steuersätze, Pflichtangaben und fortlaufender Rechnungsnummern. Das spart Zeit, vermeidet Fehler und sorgt für zufriedene Gäste und ein entspanntes Finanzamt.

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Die Kernpunkte des Artikels auf einen Blick: So erstellst du Booking.com-Rechnungen korrekt und rechtssicher.

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Rechnungen automatisch erstellen – ohne Fehler Mit zimrly generierst du rechtssichere Rechnungen direkt aus deinem PMS – inkl. korrekter Steuersätze und Pflichtangaben. Mehr erfahren