Ferienwohnung-Rechnungen an DATEV übergeben – so klappt der Export ohne Fehler

• Jede Rechnung muss GoBD-konform sein (§ 14 UStG): Pflichtangaben wie Steuernummer, Rechnungsdatum und Leistungsbeschreibung dürfen nicht fehlen.
• Steuersätze müssen sauber getrennt sein: 7 % für Unterkunft und Speisen, 19 % für Nebenleistungen wie Getränke oder Reinigung, 0 % für die Kurtaxe.
• Kunden- und Belegdaten müssen im richtigen Format vorliegen, damit DATEV sie automatisch zuordnen kann.

Ein typischer Fehler: Viele Vermieter exportieren einfach eine CSV-Datei aus ihrem Buchhaltungstool und schicken sie an den Steuerberater. Doch DATEV erwartet ein spezifisches Format (meist .dta oder .csv mit festen Spalten). Ohne Anpassung landet die Datei im „manuellen Postkorb“ – und du zahlst für die Nacharbeit.

---

Schritt 1: Rechnungen GoBD-konform erstellen – die 9 Pflichtangaben

Bevor du an den Export denkst, müssen deine Rechnungen alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Fehlt auch nur eine Angabe, ist die Rechnung nicht steuerlich absetzbar – und dein Steuerberater muss nachbessern.

Praxis-Tipp: Nutze ein Tool, das diese Angaben automatisch prüft. Bei zimrly etwa werden Rechnungen standardmäßig mit allen Pflichtfeldern erstellt – inklusive automatischer Steuerberechnung für verschiedene Leistungsarten (GoBD-konforme Hotelrechnung: Die 9 Pflichtangaben, von denen keine fehlen darf).

---

Schritt 2: Daten für DATEV vorbereiten – welche Felder DATEV braucht

DATEV erwartet nicht nur die Rechnungsdaten, sondern auch Metadaten wie Kontenrahmen und Steuercodes. Die wichtigsten Felder für den Export:

1. Belegnummer (fortlaufend, eindeutig)
2. Belegdatum (TT.MM.JJJJ)
3. Buchungstext (z. B. „Miete Ferienwohnung Sonnenblick“)
4. Kontonummer (nach SKR 03 oder SKR 04, z. B. 1200 für „Mieteinnahmen“)
5. Gegenkonto (z. B. 1000 für „Bank“)
6. Steuercode (z. B. „V7“ für 7 % MwSt, „V19“ für 19 %)
7. Nettobetrag
8. Steuerbetrag
9. Bruttobetrag
10. Kundennummer (falls vorhanden)

Beispiel: Eine Rechnung über 749 € (700 € netto + 49 € MwSt) würde in DATEV so aussehen:

Achtung: Viele Buchhaltungstools exportieren nur die Rechnungsdaten, nicht die Buchungssätze. Ohne manuelle Anpassung oder eine Schnittstelle musst du diese Felder selbst ergänzen.

---

Schritt 3: Export aus deinem Buchhaltungstool – so geht’s

Die meisten Buchhaltungstools für Ferienwohnungen (z. B. Lexoffice, SevDesk, easybill) bieten DATEV-Exporte an – aber nicht alle sind gleich gut. Hier die gängigsten Methoden:

1. Direkter DATEV-Export (ideal)

• Tools mit nativer DATEV-Schnittstelle: Lexoffice, Datev Unternehmen online
• Vorteile: Keine manuelle Nacharbeit, Daten werden 1:1 übernommen.
• Nachteil: Nicht alle Tools unterstützen alle DATEV-Formate (z. B. .dta vs. .csv).

2. CSV-Export + manuelle Anpassung (Standardfall)

• Schritte:
  1. Exportiere alle Rechnungen als CSV.
  2. Öffne die Datei in Excel und passe die Spalten an das DATEV-Format an (siehe Tabelle oben).
  3. Speichere die Datei als UTF-8-codierte CSV (wichtig für Umlaute!).
  4. Importiere die Datei in DATEV Unternehmen online oder schicke sie per E-Mail an deinen Steuerberater.
• Häufiger Fehler: Falsche Spaltenreihenfolge oder fehlende Steuercodes. Prüfe die Datei vor dem Versand mit einem kostenlosen DATEV-Checker.

3. Schnittstelle zu easybill oder Lexoffice (für Fortgeschrittene)

• Tools wie zimrly bieten Integrationen zu easybill oder Lexoffice, die den Export automatisieren. Du erstellst die Rechnung im System, und die Daten werden direkt in das richtige DATEV-Format übertragen (easybill-Integration).
• Vorteile: Keine manuelle Nacharbeit, weniger Fehler.
• Nachteil: Zusätzliche Kosten für die Schnittstelle.

---

Schritt 4: Steuercodes richtig zuordnen – 7 % vs. 19 %

Ferienwohnungen haben oft gemischte Leistungen. Die Unterkunft wird mit 7 % besteuert – seit dem 01.01.2026 gilt derselbe Satz für Speisen wie das Frühstück (§ 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG). Bei 19 % bleiben Getränke und Leistungen wie die Reinigung. Die Kurtaxe ist ein durchlaufender Posten und trägt gar keine Umsatzsteuer (§ 10 Abs. 1 S. 6 UStG). DATEV erwartet, dass diese Beträge getrennt ausgewiesen werden.

Beispielrechnung:

• Unterkunft (7 % MwSt): 700 € netto + 49 € Steuer = 749 €
• Frühstück, Speisen (7 % MwSt): 50 € netto + 3,50 € Steuer = 53,50 €
• Reinigung (19 % MwSt): 40 € netto + 7,60 € Steuer = 47,60 €
• Gesamt: 790 € netto + 60,10 € Steuer = 850,10 €

In DATEV musst du diese Beträge auf verschiedene Steuercodes aufteilen:

• V7 für Unterkunft und Speisen (7 %)
• V19 für Reinigung und Getränke (19 %)

Fehlerquelle: Viele Vermieter buchen alles auf ein Konto (z. B. 1200) und einen Steuercode (V7). Das führt zu falschen Steuererklärungen und Nachfragen vom Finanzamt.

---

Praxis-Beispiel: 8 Ferienwohnungen, 120 Rechnungen pro Monat

Stell dir vor, du vermietest 8 Ferienwohnungen in Bayern. Pro Monat fallen 120 Rechnungen an, davon:

• 80 % mit 7 % MwSt (Unterkunft)
• 15 % mit 19 % MwSt (Zusatzleistungen)
• 5 % mit 0 % MwSt (Kurtaxe, da durchlaufender Posten)

Manueller Aufwand ohne DATEV-Export:

• Rechnungserstellung: 3 Minuten pro Rechnung → 6 Stunden
• Datenaufbereitung für DATEV: 1 Minute pro Rechnung → 2 Stunden
• Fehlerkorrektur: 30 Minuten pro 10 Rechnungen → 6 Stunden
• Gesamt: 14 Stunden/Monat

Mit automatisiertem Export (z. B. über zimrly + easybill):

• Rechnungserstellung: 1 Minute pro Rechnung → 2 Stunden
• Datenaufbereitung: 0 Minuten (automatisch)
• Fehlerkorrektur: 0 Minuten (Validierung im Tool)
• Gesamt: 2 Stunden/Monat

Ersparnis: 12 Stunden/Monat – oder 144 Stunden/Jahr.

---

Schritt 5: DATEV-Datei an den Steuerberater senden – worauf du achten musst

Sobald deine Daten im DATEV-Format vorliegen, geht es an den Versand. Hier die wichtigsten Punkte:

1. Dateiformat:

   • .dta (Standard für DATEV) oder .csv (mit festem Spaltenlayout).
   • Nicht: PDF, Excel oder Word.

2. Übertragungsweg:

   • DATEV Unternehmen online: Ideal, wenn dein Steuerberater Zugriff hat.
   • E-Mail: Nur verschlüsselt (z. B. über DATEV SmartTransfer).
   • Cloud-Speicher: Dropbox oder Google Drive nur mit Passwortschutz.

3. Prüfung vor dem Versand:

   • Summenkontrolle: Stimmt die Summe aller Rechnungen mit deiner Buchhaltung überein?
   • Steuercodes: Sind alle Beträge den richtigen Codes zugeordnet?
   • Umlaute: Werden ä, ö, ü korrekt dargestellt? (UTF-8-Codierung!)

4. Dokumentation:

   • Speichere eine Kopie der exportierten Datei 10 Jahre lang (GoBD).

---

Die Kernpunkte des Artikels auf einen Blick.

Das Wichtigste in Kürze

• GoBD-konforme Rechnungen sind die Basis – ohne sie akzeptiert DATEV deine Daten nicht.
• DATEV braucht spezifische Felder wie Belegnummer, Steuercode und Kontonummer. Ein einfacher CSV-Export reicht nicht.
• Steuersätze müssen getrennt werden (7 % für Unterkunft, 19 % für Zusatzleistungen).
• Automatisierung spart Zeit: Mit den richtigen Tools reduzierst du den Aufwand von 14 auf 2 Stunden pro Monat.
• Prüfe die Datei vor dem Versand – falsche Steuercodes oder fehlende Felder führen zu Nacharbeit.

---

Fazit: Der DATEV-Export ist kein Hexenwerk, aber er erfordert Vorbereitung. Wenn du die Schritte oben befolgst, vermeidest du Fehler und sparst Zeit – Zeit, die du besser in deine Gäste oder die Vermarktung deiner Ferienwohnungen stecken kannst.

Falls du keine Lust auf manuelle Nacharbeit hast, lohnt sich ein Blick auf Tools, die den Export automatisieren. zimrly etwa übernimmt die Rechnungserstellung und den DATEV-Export – inklusive Steuercode-Zuordnung und GoBD-Prüfung (Rechnungs-Automatisierung für Hotels). Aber egal, für welche Lösung du dich entscheidest: Hauptsache, du startest mit sauberen Daten.