Crewmeister-Zeiten in die Buchhaltung exportieren: DATEV, Excel & Lohn
Wie Hotels erfasste Arbeitszeiten aus Crewmeister sauber an Lohnbuchhaltung und Steuerberater übergeben – mit Formaten, Aufbewahrungsfristen und Rechenbeispiel.
Am Monatsletzten sitzt die Hotelchefin vor zwei Bildschirmen: links die erfassten Schichten ihrer sechs Mitarbeiterinnen in Crewmeister, rechts die leere Maske der Lohnbuchhaltung. Dazwischen liegt der Teil, der jeden Monat Zeit frisst – das Übertragen der Stunden. Genau hier entscheidet sich, ob die Zeiterfassung wirklich Arbeit spart oder nur das Erfassen digitalisiert hat.
Crewmeister-Arbeitszeiten lassen sich über DATEV-LODAS, Excel oder CSV an die Lohnbuchhaltung übergeben – DATEV ist der direkte Weg zum Steuerberater. Die Stunden werden pro Mitarbeiter und Monat aggregiert, mit Personalnummer versehen und als Datei exportiert, die das Lohnprogramm einliest. Welches Format möglich ist, hängt vom Crewmeister-Tarif ab: Der DATEV-Export ist den höheren Tarifen vorbehalten, Excel und CSV gehen aus jedem Account. Die zugrunde liegenden Aufzeichnungen müssen Hotels aufbewahren – Arbeitszeitnachweise gehören zu den steuerlich relevanten Unterlagen.
Warum der Export der eigentliche Engpass ist
Zeiterfassung erzeugt Daten – aber Lohnabrechnung und Buchhaltung brauchen sie in einer bestimmten Form. Ein Steuerberater, der mit DATEV arbeitet, kann eine LODAS-Datei direkt einlesen; eine PDF-Liste mit Stunden muss dagegen jemand abtippen. Genau dieses Abtippen ist die Fehlerquelle: vertauschte Personalnummern, vergessene Zuschläge, falsche Monatsabgrenzung.
In der Hotellerie kommt erschwerend dazu, dass Schichten über Mitternacht laufen, Sonn- und Feiertagszuschläge anfallen und Aushilfen unregelmäßig arbeiten. Je sauberer der Export, desto weniger Rückfragen vom Lohnbüro – und desto kleiner das Risiko, dass am Jahresende etwas nicht zusammenpasst.
Die drei Export-Formate im Vergleich
Für die Übergabe an Lohn und Buchhaltung sind in der Praxis drei Formate relevant:
| Format | Wofür | Verfügbarkeit |
|---|---|---|
| DATEV-LODAS | Direkter Import beim Steuerberater | Höhere Crewmeister-Tarife |
| Excel (.xlsx) | Eigene Prüfung, Weitergabe, Archiv | Aus jedem Account |
| CSV (.csv) | Import in andere Lohn-/Buchhaltungstools | Aus jedem Account |
Faustregel: Wer einen DATEV-Steuerberater hat, fährt mit LODAS am schnellsten. Wer die Stunden zuerst selbst kontrollieren oder an ein anderes Programm übergeben will, nimmt Excel oder CSV. Liegt der DATEV-Export im eigenen Tarif nicht frei, lässt sich eine LODAS-Datei auch nachträglich aus den exportierten Stundendaten erzeugen – das Format ist offen dokumentiert.
Was beim DATEV-Export zusammenpassen muss
Eine LODAS-Datei ist nur so gut wie die Stammdaten dahinter. Drei Felder entscheiden über einen reibungslosen Import:
- Personalnummer: Jede Mitarbeiterin braucht dieselbe Nummer wie im Lohnprogramm. Stimmt sie nicht, landen Stunden beim falschen Konto oder werden gar nicht zugeordnet.
- Lohnart: Normalstunden, Überstunden und Zuschläge gehören auf getrennte Lohnarten. Wer alles in einen Topf wirft, verliert die steuerfreien Zuschläge.
- Abrechnungsmonat: Schichten müssen dem richtigen Monat zugeordnet sein – gerade bei Nachtschichten über den Monatswechsel ein klassischer Stolperstein.
Diese Zuordnung legt man einmal an und pflegt sie danach nur noch bei Personalwechsel. Der Aufwand verlagert sich also vom monatlichen Abtippen zu einer einmaligen Einrichtung.
Aufbewahrung: Wie lange die Zeitnachweise bleiben müssen
Arbeitszeitaufzeichnungen sind nicht nur eine Lohn-Hilfe, sondern Teil der steuerlich relevanten Unterlagen. Nach § 147 Abgabenordnung müssen buchungsrelevante Aufzeichnungen aufbewahrt und während der Frist lesbar gehalten werden – das betrifft auch die Stundennachweise, die hinter der Lohnabrechnung stehen.
Praktisch heißt das: Den Monats-Export nicht nur an den Steuerberater schicken, sondern auch selbst archivieren. Eine Excel- oder CSV-Kopie pro Monat in einem geordneten Ablagesystem reicht – wichtig ist, dass die Datei später noch geöffnet und der Inhalt nachvollzogen werden kann. Branchenhinweise dazu bündelt unter anderem der DEHOGA Bundesverband.
Praxis-Beispiel: 6 Mitarbeiter, ein Monat
Nehmen wir ein Stadthotel mit sechs Beschäftigten und schauen auf den Monatsabschluss:
- Erfassen: Über den Monat laufen 612 Stunden zusammen, davon 38 Überstunden und 24 Sonntagsstunden.
- Aggregieren: Crewmeister fasst die Stunden pro Person und Lohnart zusammen – sechs Zeilen statt 180 Einzelschichten.
- Exportieren: Eine LODAS-Datei geht an den Steuerberater, eine Excel-Kopie ins eigene Archiv.
- Verbuchen: Das Lohnprogramm liest die Datei ein; die 24 Sonntagsstunden bleiben über die richtige Lohnart steuerbegünstigt.
Der Unterschied zur Handarbeit: Statt rund 90 Minuten Übertragen und Nachrechnen bleibt ein Export-Klick plus Sichtkontrolle. Und die steuerfreien Zuschläge gehen nicht verloren, weil sie als eigene Lohnart durchgereicht werden.
So fügt sich der Export ins Hotel-Setup
Damit der Monatsabschluss wirklich rund läuft, sollten Zeiterfassung, Export und Lohnübergabe als eine Kette gedacht werden – nicht als drei getrennte Schritte. In der Crewmeister-Integration lässt sich der Export an den Abrechnungszyklus koppeln, sodass die Datei automatisch zum richtigen Tag bereitsteht; in der Hotel-Rechnungssoftware von zimrly läuft das gemeinsam mit der übrigen Belegverarbeitung. Wer Tarife und Module vergleichen will, findet die Konditionen auf der Preis-Übersicht.
Das Wichtigste in Kürze
- Drei Formate: DATEV-LODAS (Steuerberater), Excel und CSV (eigene Prüfung/Weitergabe).
- DATEV ist der schnellste Weg, sofern der Tarif den Export freigibt – sonst lässt sich LODAS aus den Stundendaten nachbauen.
- Stammdaten entscheiden: Personalnummer, Lohnart und Abrechnungsmonat müssen zum Lohnprogramm passen.
- Aufbewahrung: Stundennachweise nach § 147 AO archivieren und lesbar halten.
- Effekt: Aus 180 Einzelschichten werden sechs geprüfte Zeilen – Abtippen entfällt, Zuschläge bleiben erhalten.
Handlungsempfehlung: Klären Sie zuerst mit Ihrem Steuerberater, welches Format das Lohnbüro einliest, und richten Sie die Personalnummern einmalig sauber ein. Danach ist der Monatsabschluss eine Frage von Minuten statt einer halben Stunde Handarbeit.