Buchhaltung Ferienwohnung: So machst du es richtig – die vier Konten, die alles entscheiden
Buchhaltung Ferienwohnung: Wie du als Erstvermieter oder Profi die vier entscheidenden Konten trennst, Rechnungen automatisierst und mit lexoffice sauber bleibst – inkl. Beispielrechnung und Steuerfallen.
Du hast die erste Buchung. Der Gast zahlt 480 € für drei Nächte, inklusive Endreinigung und Kurtaxe. Jetzt musst du entscheiden: Schreibst du alles auf ein Konto? Oder trennst du Übernachtung, Reinigung und Kurtaxe – und sparst dir später 177 € Umsatzsteuer, die du nie hättest zahlen müssen?
Die Buchhaltung einer Ferienwohnung ist kein Hexenwerk. Sie steht und fällt mit vier Konten: Übernachtung (7 %), Nebenleistungen (19 %), Kurtaxe (durchlaufend) und Portal-Provisionen (Reverse-Charge). Wer die von Anfang an sauber trennt, spart sich am Jahresende die Rekonstruktion und zahlt keine Steuer auf Geld, das nie ihm gehört hat.
Bilanz oder EÜR? Für dich fast immer EÜR – auch als Erstvermieter
Du vermietest eine Wohnung auf Zeit. Kein Frühstück, keine tägliche Reinigung, keine Rezeption. Dann bist du Vermieter – keine Gewerbeanmeldung, keine Gewerbesteuer, keine Bilanz. Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) reicht.
Das Finanzamt prüft zwei Dinge:
- Umsatz: Unter 600.000 € pro Jahr? → EÜR.
- Gewinn: Unter 60.000 € pro Jahr? → EÜR.
Mit einer oder zwei Ferienwohnungen liegst du weit darunter. Die EÜR ist einfach: Einnahmen minus Ausgaben, Zufluss-Abfluss-Prinzip. Du buchst, was auf dem Konto landet – nicht, was im Kalender steht.
Beispiel: Du kassierst im Januar 1.200 € für eine Buchung im März. Der Betrag zählt erst im März, wenn das Geld da ist. Nicht im Januar, nur weil die Buchung kam.
Die 7-%-/19-%-Trennung: Wo Erstvermieter die meisten Fehler machen
Die wichtigsten Fragen auf einen Blick
Die Übernachtung selbst wird mit 7 % besteuert. Alles andere – Endreinigung, Stellplatz, Haustiergebühr – mit 19 %. Selbst wenn du es im Pauschalpreis anbietest.
| Position | Steuersatz | Typischer Fehler von Erstvermietern |
|---|---|---|
| Übernachtung | 7 % | – |
| Endreinigung | 19 % | Wird mit 7 % gebucht |
| Frühstück (seit 2026) | 7 % | Noch mit 19 % gebucht |
| Stellplatz | 19 % | Als Teil der Miete behandelt |
| Wäschepaket | 19 % | Vergessen |
| Haustiergebühr | 19 % | Als Nebenkosten gebucht |
| Kurtaxe | 0 % | Als Erlös gebucht |
Pauschalpreis aufteilen: Bietest du "3 Nächte inkl. Endreinigung für 480 €" an, musst du den Preis aufteilen. Beispiel:
- Übernachtung: 3 × 95 € = 285 € (7 %)
- Endreinigung: 60 € (19 %)
- Kurtaxe: 3 × 2,50 € × 2 Personen = 15 € (0 %)
Die Aufteilung muss auf der Rechnung stehen. Fehlt sie, darf das Finanzamt den gesamten Betrag mit 19 % besteuern. Ein MwSt-Rechner hilft dir, die Beträge schnell zu prüfen.
Kurtaxe: Warum sie kein Umsatz ist – und wie du sie richtig buchst
Die Kurtaxe kassierst du für die Gemeinde. Du führst sie eins zu eins ab. Sie gehört nicht in deine Erlöse und unterliegt nicht der Umsatzsteuer.
Fehler: Du buchst 2.700 € Kurtaxe als 7-%-Erlös. → 177 € Umsatzsteuer, die du nie hättest zahlen müssen.
Richtig:
- Einnahme: 2.700 € (Kurtaxe)
- Ausgabe: 2.700 € (Abführung an die Gemeinde)
- Erlös: 0 €
Wie hoch die Kurtaxe bei dir ist und wer befreit ist, rechnest du mit dem Kurtaxe-Rechner nach.
Booking-Provisionen: Reverse-Charge – was das für dich bedeutet
Booking, Airbnb & Co. sitzen im EU-Ausland und stellen ihre Provision ohne Umsatzsteuer in Rechnung. Die Steuerschuld geht auf dich über – Reverse-Charge.
- Mit Vorsteuerabzug: Du meldest 19 % auf die Provision an und ziehst sie im selben Schritt als Vorsteuer ab. → 0 € Steuerlast.
- Ohne Vorsteuerabzug (Kleinunternehmer): Du meldest die 19 % an, darfst sie aber nicht abziehen. → 390 € Steuer auf 2.052 € Provision.
Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, muss das einplanen. Sonst kommt die Überraschung bei der ersten Prüfung.
Buchhaltung Ferienwohnung für Erstvermieter: Die ersten Schritte
Du hast deine erste Buchung. Was jetzt?
- Konto eröffnen: Ein separates Geschäftskonto. Keine private Vermischung.
- Steuernummer beantragen: Beim Finanzamt. Dauert 2–4 Wochen.
- Rechnungsvorlage erstellen: Mit allen Pflichtangaben nach § 14 UStG. Oder nutze eine Rechnungssoftware für Beherbergungsbetriebe, die das automatisch macht.
- Belege sammeln: Portal-Abrechnungen, Reinigungsquittungen, Kontoauszüge. Digital, nicht im Ordner.
- Monatlich buchen: Portal-Abrechnungen ziehen, Kontoauszug abgleichen, Belege ablegen. Nicht erst im Februar.
Beispiel: Du vermietest eine Wohnung für 95 € pro Nacht. Im Januar kommen 12 Buchungen rein. Du erstellst 12 Rechnungen, trennst Übernachtung, Reinigung und Kurtaxe, und legst die Belege digital ab. Fertig.
Rechnungsautomatisierung: Wie du alles aus Mails und Portalen ziehst
Du bekommst eine Buchungsbestätigung von Booking. Dann eine Rechnung von der Reinigungsfirma. Und eine Mail mit der Kurtaxe-Abrechnung der Gemeinde. Alles landet in deinem Postfach – und du willst es nicht manuell abtippen.
Lösung: Automatisierung, die aus Mails und Portalen die Daten zieht.
- Portal-Abrechnungen: Booking, Airbnb & Co. stellen monatliche Abrechnungen als PDF bereit. Eine gute Rechnungssoftware liest die Daten aus und erstellt daraus Buchungen.
- Reinigungsbelege: Die Reinigungsfirma schickt dir eine Rechnung per Mail. Die Software erkennt den Absender, zieht den Betrag und ordnet ihn dem richtigen Konto zu.
- Kurtaxe: Die Gemeinde schickt dir eine Excel-Liste. Die Software importiert die Daten und bucht sie als durchlaufenden Posten.
Vorteil: Kein manuelles Abtippen. Keine Fehler. Kein Vergessen.
Beispiel: Du nutzt eine Software, die mit Booking verbunden ist. Jeden Monat zieht sie automatisch die Abrechnung, erstellt daraus Buchungen und legt die Belege revisionssicher ab. Du musst nur noch prüfen – nicht mehr eintippen.
lexoffice für Ferienwohnungen: Was es kann – und was nicht
lexoffice ist eine beliebte Buchhaltungssoftware. Aber ist sie die richtige für Ferienwohnungen?
Was lexoffice kann:
- Rechnungen schreiben mit korrekter Steueraufteilung.
- Belege digital ablegen.
- Bankkonten verbinden und Buchungen abgleichen.
- Umsatzsteuer-Voranmeldungen erstellen.
Was lexoffice nicht kann:
- Automatische Trennung von Übernachtung, Nebenleistungen und Kurtaxe. Du musst die Beträge manuell aufteilen.
- Integration mit Portalen wie Booking oder Airbnb. Die Abrechnungen musst du selbst hochladen.
- Revisionssichere Archivierung nach GoBD. Du musst sicherstellen, dass die Belege nicht verändert werden können.
Für wen es passt: Wenn du wenige Buchungen hast und die Aufteilung manuell machst, reicht lexoffice. Für mehr Automatisierung brauchst du eine spezialisierte Software für Beherbergungsbetriebe.
Eine Beispielrechnung, die du auf dein Haus übertragen kannst
Zwei Ferienwohnungen, je 180 belegte Nächte im Jahr, 95 € pro Nacht, durchschnittlich vier Nächte pro Aufenthalt, 60 € Endreinigung je Aufenthalt.
- Übernachtung: 2 × 180 × 95 € = 34.200 € brutto → 31.963 € netto, 2.237 € Umsatzsteuer (7 %)
- Endreinigung: 90 Aufenthalte × 60 € = 5.400 € brutto → 4.538 € netto, 862 € Umsatzsteuer (19 %)
- Kurtaxe: 2.700 € eingenommen, 2.700 € abgeführt → 0 € Erlös
- Vereinnahmt insgesamt: 42.300 € – steuerbarer Umsatz: 36.501 € netto
Auf dem Bankkonto landen 42.300 €. In der Umsatzsteuer-Voranmeldung stehen 36.501 € netto und 3.100 € Steuer. Diese Differenz sauber zu erklären, ist der halbe Jahresabschluss.
Belege: Zehn Jahre, unveränderbar, auffindbar
Rechnungen und Buchungsbelege musst du zehn Jahre archivieren. Digital, in der Form, in der sie eingegangen sind, und nicht veränderbar.
Praktisch heißt das:
- Portal-Abrechnungen: Monatlich als PDF herunterladen und ablegen. Nicht im Portal liegen lassen.
- Reinigungsbelege: Sofort digitalisieren und dem Monat zuordnen.
- Rechnungsnummern: Lückenlos fortlaufend vergeben. Lücken fallen bei einer Prüfung sofort auf.
Beispiel: Du bekommst eine Rechnung von der Reinigungsfirma. Du scannst sie ein, speicherst sie als PDF und legst sie im Ordner "2026-07" ab. Die Rechnungsnummer "RE-2026-07-001" vergibst du fortlaufend.
Der Monatsrhythmus, der die Steuerberater-Rechnung senkt
Der Unterschied zwischen zwei Tagen Februar-Frust und 30 Minuten im Monat ist eine Reihenfolge.
- Portal-Abrechnungen ziehen: Booking, Airbnb & Co. stellen monatliche Abrechnungen bereit. Herunterladen, prüfen, ablegen.
- Kontoauszug abgleichen: Welche Buchungen sind noch offen? Welche Rechnungen fehlen?
- Offene Gästerechnungen prüfen: Sind alle Rechnungen gestellt? Sind alle Zahlungen da?
- Belege des Vormonats ablegen: Reinigungsquittungen, Wartungsrechnungen, Kurtaxe-Abrechnungen.
Automatisieren lohnt sich: Eine Rechnungssoftware für Beherbergungsbetriebe erledigt das für dich. Sie zieht die Portal-Abrechnungen, erstellt daraus Buchungen, trennt die Steuersätze und legt die Belege revisionssicher ab.
Das Wichtigste in Kürze
- EÜR reicht: Mit wenigen Ferienwohnungen brauchst du keine Bilanz. Einnahmen minus Ausgaben, Zufluss-Abfluss-Prinzip.
- Vier Konten trennen: Übernachtung (7 %), Nebenleistungen (19 %), Kurtaxe (durchlaufend), Portal-Provisionen (Reverse-Charge).
- Erstvermieter: Geschäftskonto eröffnen, Steuernummer beantragen, Rechnungsvorlage erstellen, Belege digital sammeln.
- Rechnungsautomatisierung: Software, die aus Mails und Portalen die Daten zieht, spart dir stundenlanges Abtippen.
- lexoffice: Kann Rechnungen schreiben und Belege ablegen, aber keine automatische Trennung von Übernachtung, Nebenleistungen und Kurtaxe.
- Kurtaxe als Erlös buchen kostet dich 177 € Umsatzsteuer pro Jahr – bei 2.700 € eingesammelter Kurtaxe.
- Reverse-Charge: Als Kleinunternehmer zahlst du die Steuer auf Portal-Provisionen wirklich – ohne Vorsteuerabzug.
- Belege: Zehn Jahre unveränderbar archivieren. Monatliche Ablage schlägt jede Jahresend-Rekonstruktion.