Buchhaltung für Ferienwohnungen: Die vier Konten, an denen alles hängt
EÜR, 7 % oder 19 %, Kurtaxe als durchlaufender Posten und Booking-Provisionen: So sortierst du die Buchhaltung deiner Ferienwohnung sauber – mit Jahresrechnung.
Im Februar kommt die Mail vom Steuerberater: „Bitte einmal die Unterlagen für das Vorjahr." Und dann sitzt du an einem Sonntag vor einem Ordner mit Reinigungsquittungen, achtzehn Booking-Abrechnungen, einer Excel-Liste mit Gästenamen und dem Gefühl, dass irgendwo zwischen Kurtaxe und Endreinigung ein paar hundert Euro falsch verbucht sind.
Die kurze Antwort vorweg: Die Buchhaltung einer Ferienwohnung ist nicht kompliziert, sie ist nur schlecht sortiert. In den allermeisten Fällen reicht eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung, und du brauchst genau vier saubere Töpfe – Übernachtung mit 7 %, Nebenleistungen mit 19 %, Kurtaxe als durchlaufender Posten und Portal-Provisionen im Reverse-Charge. Wer diese vier von Anfang an trennt, spart sich am Jahresende die Rekonstruktion und zahlt keine Umsatzsteuer auf Geld, das nie ihm gehört hat.
Bilanz oder EÜR? Für dich fast immer EÜR
Zwei Fragen entscheiden, wie aufwendig es wird.
Erstens: Bist du Vermieter oder Gewerbetreibender? Wer eine Wohnung schlicht auf Zeit überlässt, erzielt Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung. Sobald du hotelähnliche Leistungen anbietest – tägliche Reinigung, Frühstück, Bettwäschewechsel, kurzfristig wechselnde Gäste ohne feste Mietdauer –, kippt das Finanzamt die Einordnung in Richtung Gewerbebetrieb. Für die Buchhaltung heißt das vor allem: Gewerbeanmeldung, eventuell Gewerbesteuer, und die Gewinnermittlung läuft über die Einnahmen-Überschuss-Rechnung.
Zweitens: Musst du bilanzieren? Erst wenn Umsatz oder Gewinn die Grenzen der Abgabenordnung reißen, fordert das Finanzamt eine echte Buchführung. Mit zwei bis fünf Ferienwohnungen bist du davon typischerweise weit entfernt. Für dich gilt: Einnahmen minus Ausgaben, Zufluss-Abfluss-Prinzip, fertig. Das ist die gute Nachricht – und der Grund, warum die eigentliche Arbeit nicht in der Gewinnermittlung liegt, sondern in der sauberen Trennung der Umsätze.
Die 7-%-/19-%-Trennung: der teuerste Flüchtigkeitsfehler
Die Übernachtung selbst ist mit 7 % ermäßigt besteuert. Alles, was nicht unmittelbar der Beherbergung dient, fällt mit 19 % an – auch dann, wenn du es im Pauschalpreis mitverkaufst. Genau hier verbuchen die meisten Vermieter über Jahre falsch.
| Position | Steuersatz | Typischer Fehler |
|---|---|---|
| Übernachtung / Wohnungsnutzung | 7 % | – |
| Endreinigung als separate Position | 19 % | wird mit 7 % gebucht |
| Frühstück, Halbpension (Speisen) | 7 % seit 2026 | noch mit 19 % gebucht |
| Stellplatz, Garage | 19 % | als Teil der Miete behandelt |
| Wäschepaket, Handtücher | 19 % | vergessen |
| Haustiergebühr | 19 % | als Nebenkosten gebucht |
| Kurtaxe / Gästebeitrag | kein Umsatz | als Erlös gebucht |
Wenn du Nebenleistungen im Paketpreis anbietest, musst du den Preis aufteilen und die Aufteilung nachvollziehbar dokumentieren. Die Pflichtangaben für die Rechnung selbst – getrennte Entgelte je Steuersatz, Steuernummer, fortlaufende Nummer – stehen in § 14 UStG; wie das in der Praxis auf dem Beleg aussieht, zeigt der Leitfaden zur Rechnung für die Ferienwohnung. Prüfen kannst du die Beträge schnell mit dem MwSt-Rechner.
Kurtaxe ist kein Umsatz – und darf nie einer werden
Die Kurtaxe kassierst du im Auftrag der Gemeinde und führst sie eins zu eins ab. Sie ist ein durchlaufender Posten: Sie gehört nicht in deine Erlöse, und sie unterliegt nicht der Umsatzsteuer. Trotzdem taucht sie in vielen Buchhaltungen als ganz normaler Erlös auf, weil sie auf der Gästerechnung in derselben Summenzeile landet.
Der Schaden ist berechenbar. Bei zwei Wohnungen, 360 belegten Nächten im Jahr, durchschnittlich drei Personen und 2,50 € Kurtaxe pro Person und Nacht sammelst du 2.700 € ein. Buchst du die als 7-%-Erlös, meldest du darauf rund 177 € Umsatzsteuer, die du nie hättest zahlen müssen – jedes Jahr aufs Neue. Wie hoch der Satz bei dir konkret ist und wer befreit ist, rechnest du im Kurtaxe-Rechner nach.
Booking-Provisionen: die Rechnung, die du selbst versteuerst
Booking, Airbnb und die meisten anderen Portale sitzen im EU-Ausland und stellen ihre Provision ohne Umsatzsteuer in Rechnung. Die Steuerschuld geht auf dich über – Reverse-Charge. Du meldest die 19 % auf die Provision in deiner Voranmeldung an und ziehst sie im selben Atemzug als Vorsteuer wieder ab. Unterm Strich null, aber melden musst du es.
Anders sieht es aus, wenn du die Kleinunternehmerregelung nutzt: Dann greift Reverse-Charge trotzdem, du hast aber keinen Vorsteuerabzug. Aus 2.052 € Jahresprovision werden dann 390 € echte Umsatzsteuer, die du ans Finanzamt überweist. Wer das nicht eingeplant hat, wird bei der ersten Prüfung überrascht – ein Punkt, der bei der Entscheidung für oder gegen § 19 UStG gerne untergeht.
Eine Beispielrechnung, die du auf dein Haus übertragen kannst
Zwei Ferienwohnungen, je 180 belegte Nächte im Jahr, 95 € pro Nacht, durchschnittlich vier Nächte pro Aufenthalt, 60 € Endreinigung je Aufenthalt.
- Übernachtung: 2 × 180 × 95 € = 34.200 € brutto → 31.963 € netto, 2.237 € Umsatzsteuer mit 7 %
- Endreinigung: 90 Aufenthalte × 60 € = 5.400 € brutto → 4.538 € netto, 862 € Umsatzsteuer mit 19 %
- Kurtaxe: 2.700 € eingenommen, 2.700 € abgeführt, 0 € Erlös
- Vereinnahmt insgesamt: 42.300 € – steuerbarer Umsatz davon: 36.501 € netto
Auf dem Bankkonto landen 42.300 €. In der Umsatzsteuer-Voranmeldung stehen 36.501 € netto und 3.100 € Steuer. Diese Differenz sauber erklären zu können, ist der halbe Jahresabschluss. Wer stattdessen alles in einen Topf wirft, lässt seinen Steuerberater die Trennung im Nachhinein machen – und zahlt sie in Stundensätzen.
Belege: zehn Jahre, unveränderbar, auffindbar
Für die Aufbewahrung gilt § 147 AO: Rechnungen und Buchungsbelege gehören zehn Jahre archiviert, digital in der Form, in der sie eingegangen sind, und nachträglich nicht mehr veränderbar. Eine PDF-Rechnung, die du ausdruckst und wegwirfst, erfüllt das nicht. Eine Excel-Datei, in der du Zahlen überschreiben kannst, auch nicht.
Praktisch heißt das drei Dinge: Portal-Abrechnungen monatlich als PDF herunterladen statt im Portal liegen lassen. Reinigungs- und Wartungsbelege sofort digitalisieren und dem Monat zuordnen. Und die Rechnungsnummern lückenlos fortlaufend vergeben – Lücken sind das erste, worauf eine Prüfung schaut.
Der Monatsrhythmus, der die Steuerberater-Rechnung senkt
Der Unterschied zwischen zwei Tagen Februar-Frust und dreißig Minuten im Monat ist keine Software, sondern eine Reihenfolge. Am Monatsanfang: Portal-Abrechnungen ziehen, Kontoauszug abgleichen, offene Gästerechnungen prüfen, Belege des Vormonats ablegen. Fertig.
Was sich lohnt zu automatisieren, ist genau der Teil, der jeden Monat identisch ist – Rechnung aus der Buchung erzeugen, Steuersätze richtig aufteilen, Kurtaxe getrennt ausweisen, Beleg revisionssicher ablegen. Genau dafür gibt es Rechnungssoftware für Beherbergungsbetriebe, die aus dem Belegungskalender heraus arbeitet, statt dich Zahlen abtippen zu lassen. Der Gewinn ist nicht die gesparte Stunde, sondern dass die vier Töpfe von selbst sortiert bleiben.
Das Wichtigste in Kürze
- Mit wenigen Ferienwohnungen reicht die Einnahmen-Überschuss-Rechnung – Bilanzierungspflicht greift erst weit darüber.
- Trenne konsequent vier Töpfe: Übernachtung 7 %, Nebenleistungen 19 %, Kurtaxe durchlaufend, Portal-Provision im Reverse-Charge.
- Endreinigung, Stellplatz, Getränke und Haustiergebühr sind 19 % – auch im Pauschalpreis. Speisen wie das Frühstück liegen seit 2026 dagegen bei 7 %.
- Kurtaxe als Erlös zu buchen kostet dich bei 2.700 € eingesammelter Kurtaxe rund 177 € Umsatzsteuer pro Jahr ohne Gegenwert.
- Als Kleinunternehmer zahlst du die Reverse-Charge-Steuer auf Portal-Provisionen wirklich – ohne Vorsteuerabzug.
- Belege gehören zehn Jahre unveränderbar archiviert; monatliche Ablage schlägt jede Jahresend-Rekonstruktion.