Rechnung für die Ferienwohnung erstellen: Pflichtangaben, Steuersätze & typische Fehler
Wie du als Vermieter eine rechtssichere Rechnung für deine Ferienwohnung schreibst – mit Muster, Steuertipps und Fristen für 7 % oder 19 % MwSt.
Es ist Dienstagmorgen, 9:17 Uhr. Dein Gast aus Berlin hat gerade ausgecheckt, die Kaffeemaschine ist noch warm – und in deinem Postfach liegt eine E-Mail: „Könnten Sie mir bitte eine Rechnung für meinen Aufenthalt schicken? Brauche ich für die Steuer.“ Du greifst zum Notizblock, schreibst „Rechnung“ oben drauf – und zögerst. 7 % oder 19 %? Was muss wirklich draufstehen? Und wie lange hast du Zeit, die Rechnung zu schicken?
Genau diese Fragen klären wir hier. Denn eine falsche Rechnung kostet dich nicht nur Nerven, sondern im schlimmsten Fall Geld: Das Finanzamt kann die Vorsteuer streichen, wenn Pflichtangaben fehlen (§ 14 UStG). Und Plattformen wie Airbnb oder Booking.com verlangen oft nachträglich korrigierte Rechnungen – was bei Gästen schlecht ankommt.
Die gute Nachricht: Mit den richtigen Angaben und ein paar Kniffen erstellst du eine rechtssichere Rechnung in unter 5 Minuten. Hier erfährst du, was du wissen musst – inklusive Muster, Steuertipps und typischer Fallstricke.
1. Muss ich überhaupt eine Rechnung für die Ferienwohnung ausstellen?
Ja – aber nicht immer sofort. Grundsatz: Jeder Gast hat Anspruch auf eine Rechnung, wenn er danach fragt (§ 14 Abs. 2 UStG). Das gilt auch für Privatgäste, die die Rechnung für ihre Steuererklärung brauchen.
Ausnahmen:
- Kleinbetragsrechnungen (bis 250 € brutto): Hier reichen vereinfachte Angaben (mehr dazu in Abschnitt 3).
- Bargeschäfte ohne Nachfrage: Wenn der Gast nicht explizit eine Rechnung verlangt und du keine Umsatzsteuer ausweist, musst du keine ausstellen. Aber: Das Finanzamt kann trotzdem eine Rechnung verlangen – etwa bei einer Betriebsprüfung.
Praxis-Beispiel: Deine Ferienwohnung in Bayern wird für 3 Nächte à 120 € vermietet (360 € brutto). Der Gast zahlt bar und fragt nicht nach einer Rechnung. → Keine Pflicht zur Rechnungsstellung. Aber: Wenn er später eine Rechnung anfordert (z. B. für die Steuer), hast du 6 Monate Zeit, sie nachzureichen (§ 14a UStG).
2. 7 % oder 19 % MwSt? So entscheidest du richtig
Der Steuersatz hängt davon ab, ob deine Ferienwohnung als „Beherbergung“ oder „Wohnungsvermietung“ gilt.
| Kriterium | 7 % MwSt (Beherbergung) | 19 % MwSt (Wohnungsvermietung) |
|---|---|---|
| Mietdauer | Kurzfristig (< 6 Monate) | Langfristig (≥ 6 Monate) |
| Service-Leistungen | Ja (z. B. Reinigung, Bettwäsche, Frühstück) | Nein (nur „nackte“ Wohnung) |
| Beispiel | 3 Nächte in einer Ferienwohnung mit Handtuch-Service | 12-Monats-Miete an einen Monteur |
Wichtig:
- Nebenleistungen wie Reinigung oder Frühstück werden immer mit 19 % besteuert – auch wenn die Unterkunft selbst 7 % hat. Du musst sie in der Rechnung separat ausweisen.
- Mischfälle: Wenn du z. B. eine Wohnung mit optionaler Reinigung vermietest, gilt für die Reinigung 19 %, für die Unterkunft 7 %.
Praxis-Beispiel: Deine Ferienwohnung in Mecklenburg-Vorpommern kostet 100 €/Nacht. Der Gast bucht 5 Nächte (500 €) und zahlt zusätzlich 50 € für eine Endreinigung.
- 500 € Unterkunft → 7 % MwSt (35 €)
- 50 € Reinigung → 19 % MwSt (8,40 €)
- Gesamtbetrag: 583,40 € brutto
Tipp: Nutze den Hotel-MwSt-Rechner von zimrly, um die Steuern schnell zu berechnen.
3. Pflichtangaben: Was auf die Rechnung muss – Checkliste
Eine Rechnung für die Ferienwohnung muss diese Angaben enthalten (§ 14 Abs. 4 UStG):
- Dein Name und Anschrift (als Vermieter)
- Name und Anschrift des Gastes (vollständig, auch bei Privatpersonen)
- Steuernummer oder USt-ID (falls du umsatzsteuerpflichtig bist)
- Rechnungsdatum (Tag der Ausstellung)
- Fortlaufende Rechnungsnummer (z. B. „FW-2026-07-001“)
- Leistungszeitraum (z. B. „01.07.2026 – 05.07.2026“)
- Beschreibung der Leistung (z. B. „Vermietung Ferienwohnung ‚Seeblick‘, 5 Nächte“)
- Entgelt (Nettobetrag) + Steuersatz (7 % oder 19 %) + Steuerbetrag
- Gesamtbetrag (brutto)
Vereinfachung bei Kleinbetragsrechnungen (bis 250 € brutto): Hier reichen:
- Dein Name und Anschrift
- Rechnungsdatum
- Beschreibung der Leistung
- Gesamtbetrag (brutto) + Steuersatz (z. B. „inkl. 7 % MwSt“)
Typischer Fehler: Viele Vermieter vergessen die fortlaufende Rechnungsnummer. Das Finanzamt akzeptiert aber keine „willkürlichen“ Nummern wie „Rechnung Juli 2026“. Nutze ein System (z. B. „FW-Jahr-lfd. Nummer“).
4. Rechnung für Airbnb, Booking & Co.: Was Plattformen verlangen
Wenn du über Plattformen wie Airbnb oder Booking.com vermietest, gelten zusätzliche Regeln:
Airbnb:
- Die Plattform stellt automatisch eine „Zusammenfassung“ aus, die keine offizielle Rechnung ist.
- Der Gast kann eine Rechnung mit ausgewiesener MwSt anfordern – diese musst du innerhalb von 14 Tagen nach Buchungsende ausstellen (Airbnb-Hilfe).
- Wichtig: Die Rechnung muss deine Steuernummer enthalten, sonst lehnt Airbnb sie ab.
Booking.com:
- Hier kannst du Rechnungen direkt über das Booking.com Extranet erstellen.
- Die Rechnung wird automatisch an den Gast gesendet – du musst nur die Pflichtangaben ergänzen.
Praxis-Tipp: Nutze eine Rechnungssoftware mit Plattform-Integration, um Zeit zu sparen. Mit zimrly kannst du z. B. Rechnungen direkt aus dem PMS heraus erstellen und an Airbnb oder Booking.com senden.
5. Fristen: Wie lange du Zeit hast, die Rechnung zu schicken
- Bei Nachfrage: Der Gast hat Anspruch auf die Rechnung innerhalb von 6 Monaten nach Leistungserbringung (§ 14a UStG).
- Ohne Nachfrage: Keine Frist – aber das Finanzamt kann bei einer Prüfung eine Rechnung verlangen.
- Plattformen: Airbnb verlangt die Rechnung innerhalb von 14 Tagen nach Buchungsende.
Praxis-Beispiel: Ein Gast checkt am 15.07.2026 aus und fragt am 20.07.2026 nach einer Rechnung. → Du hast bis zum 15.01.2027 Zeit, sie zu schicken. Aber: Je früher, desto besser – sonst vergisst der Gast die Rechnung oder beschwert sich bei der Plattform.
6. Praxis-Beispiel: Rechnung für eine 80-€-Nacht mit Reinigung
Deine Ferienwohnung in Schleswig-Holstein wird für 2 Nächte à 80 € vermietet (160 €). Der Gast zahlt zusätzlich 30 € für eine Endreinigung.
Schritt 1: Steuersätze prüfen
- Unterkunft: 7 % MwSt (160 € × 0,07 = 11,20 €)
- Reinigung: 19 % MwSt (30 € × 0,19 = 5,70 €)
Schritt 2: Rechnung erstellen
Max Mustermann
Musterstraße 1
24103 Kiel
Rechnung Nr.: FW-2026-07-042
Datum: 16.07.2026
An:
Lisa Schmidt
Beispielweg 5
10115 Berlin
Leistung:
Vermietung Ferienwohnung „Nordlicht“, 2 Nächte (01.07.2026 – 03.07.2026)
Endreinigung
Betrag:
160,00 € (Unterkunft, 7 % MwSt) + 11,20 € MwSt = 171,20 €
30,00 € (Reinigung, 19 % MwSt) + 5,70 € MwSt = 35,70 €
Gesamtbetrag: 206,90 €
Schritt 3: Rechnung versenden
- Per E-Mail (als PDF) oder per Post.
- Tipp: Nutze eine Rechnungsvorlage, um Fehler zu vermeiden. Hier findest du ein Muster für Airbnb-Rechnungen.
7. Typische Fehler – und wie du sie vermeidest
| Fehler | Folge | Lösung |
|---|---|---|
| Keine fortlaufende Rechnungsnummer | Finanzamt erkennt Rechnung nicht an | Nutze ein Nummernsystem (z. B. „FW-2026-001“) |
| Falscher Steuersatz (7 % statt 19 %) | Nachzahlung + Säumniszuschlag | Prüfe, ob Nebenleistungen (Reinigung, Frühstück) separat besteuert werden |
| Fehlende Steuernummer | Rechnung ungültig | Trage deine Steuernummer oder USt-ID ein |
| Rechnung zu spät geschickt | Gast beschwert sich bei Plattform | Rechnung innerhalb von 14 Tagen nach Buchungsende senden |
Das Wichtigste in Kürze
- Pflicht: Jeder Gast hat Anspruch auf eine Rechnung – aber nur, wenn er danach fragt.
- Steuersatz: 7 % für die Unterkunft, 19 % für Nebenleistungen (Reinigung, Frühstück).
- Pflichtangaben: Name, Anschrift, Steuernummer, Rechnungsnummer, Leistungszeitraum, Entgelt + Steuer.
- Fristen: 6 Monate Zeit bei Nachfrage, 14 Tage bei Plattformen wie Airbnb.
- Tools: Nutze eine Rechnungssoftware wie zimrly, um Fehler zu vermeiden.
Fazit: Eine korrekte Rechnung ist kein Hexenwerk – aber sie spart dir Ärger mit Gästen, Plattformen und dem Finanzamt. Wenn du die Pflichtangaben und Steuersätze im Griff hast, erstellst du sie in wenigen Minuten. Und falls du unsicher bist: Ein Blick in den § 14 UStG oder ein kurzer Check mit dem MwSt-Rechner hilft weiter.