Rechnung für die Ferienwohnung erstellen: Pflichtangaben, Steuersätze & typische Fehler (2026)

• Musterrechnungen für Privatvermietung, Airbnb und Booking.com
• Steuertipps für 7 % und 19 % MwSt (mit Beispielen)
• Buchhaltung für Ferienwohnungen – von der Einnahmen-Überschuss-Rechnung bis zur Umsatzsteuer-Voranmeldung
• Fristen und typische Fallstricke
• Tools, die dir die Arbeit abnehmen

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1. Muss ich überhaupt eine Rechnung für die Ferienwohnung ausstellen?

Ja – aber nicht immer sofort. Grundsatz: Jeder Gast hat Anspruch auf eine Rechnung, wenn er danach fragt (§ 14 Abs. 2 UStG). Das gilt auch für Privatgäste, die die Rechnung für ihre Steuererklärung brauchen.

Ausnahmen:

• Kleinbetragsrechnungen (bis 250 € brutto): Hier reichen vereinfachte Angaben (mehr dazu in Abschnitt 3).
• Bargeschäfte ohne Nachfrage: Wenn der Gast nicht explizit eine Rechnung verlangt und du keine Umsatzsteuer ausweist, musst du keine ausstellen. Aber: Das Finanzamt kann trotzdem eine Rechnung verlangen – etwa bei einer Betriebsprüfung.

Praxis-Beispiel: Deine Ferienwohnung in Bayern wird für 3 Nächte à 120 € vermietet (360 € brutto). Der Gast zahlt bar und fragt nicht nach einer Rechnung. → Keine Pflicht zur Rechnungsstellung. Aber: Wenn er später eine Rechnung anfordert (z. B. für die Steuer), hast du 6 Monate Zeit, sie nachzureichen (§ 14a UStG).

Wichtig für die Buchhaltung: Auch wenn du keine Rechnung ausstellst, musst du die Einnahmen in deiner Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) oder Bilanz erfassen. Nutze dafür eine Buchhaltungssoftware wie zimrly, die automatisch Belege erfasst und kategorisiert.

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2. 7 % oder 19 % MwSt? So entscheidest du richtig (mit Beispielen)

Die wichtigsten Fragen auf einen Blick

Der Steuersatz hängt davon ab, ob deine Ferienwohnung als „Beherbergung“ oder „Wohnungsvermietung“ gilt.

Wichtig:

• Nebenleistungen wie Reinigung, Getränke oder Parkplatz werden mit 19 % besteuert – auch wenn die Unterkunft selbst 7 % hat. Speisen wie das Frühstück liegen seit 2026 dagegen ebenfalls bei 7 %. Du musst sie in der Rechnung separat ausweisen.
• Mischfälle: Wenn du z. B. eine Wohnung mit optionaler Reinigung vermietest, gilt für die Reinigung 19 %, für die Unterkunft 7 %.

2.1. Beispielrechnungen für verschiedene Szenarien

Szenario 1: Ferienwohnung mit Reinigung (7 % + 19 %)

Deine Ferienwohnung in Mecklenburg-Vorpommern kostet 100 €/Nacht. Der Gast bucht 5 Nächte (500 €) und zahlt zusätzlich 50 € für eine Endreinigung.

• 500 € Unterkunft → 7 % MwSt (35 €)
• 50 € Reinigung → 19 % MwSt (8,40 €)
• Gesamtbetrag: 583,40 € brutto

Rechnungstext:

Vermietung Ferienwohnung „Seeblick“, 5 Nächte (01.07.2026 – 06.07.2026) – 500,00 € (7 % MwSt)
Endreinigung – 50,00 € (19 % MwSt)

Szenario 2: Langfristige Vermietung (19 %)

Du vermietest deine Wohnung in Berlin für 6 Monate an einen Monteur (1.200 €/Monat).

• 7.200 € Miete → 19 % MwSt (1.368 €)
• Gesamtbetrag: 8.568 € brutto

Rechnungstext:

Vermietung Wohnung „City-Loft“, 6 Monate (01.07.2026 – 31.12.2026) – 7.200,00 € (19 % MwSt)

Szenario 3: Kleinbetragsrechnung (bis 250 €)

Ein Gast bucht eine Nacht für 80 € inkl. Reinigung.

• 80 € brutto → 7 % MwSt (5,23 €)
• Vereinfachte Rechnung reicht aus (siehe Abschnitt 3).

Rechnungstext:

Vermietung Ferienwohnung „Nest“, 1 Nacht (10.07.2026) – 80,00 € (inkl. 7 % MwSt)

Tipp: Nutze den Hotel-MwSt-Rechner von zimrly, um die Steuern schnell zu berechnen – besonders bei Mischfällen mit 7 % und 19 %.

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3. Pflichtangaben: Was auf die Rechnung muss – Checkliste (mit Vorlagen)

Eine Rechnung für die Ferienwohnung muss diese Angaben enthalten (§ 14 Abs. 4 UStG):

1. Dein Name und Anschrift (als Vermieter)
2. Name und Anschrift des Gastes (vollständig, auch bei Privatpersonen)
3. Steuernummer oder USt-ID (falls du umsatzsteuerpflichtig bist)
4. Rechnungsdatum (Tag der Ausstellung)
5. Fortlaufende Rechnungsnummer (z. B. „FW-2026-07-001“)
6. Leistungszeitraum (z. B. „01.07.2026 – 05.07.2026“)
7. Beschreibung der Leistung (z. B. „Vermietung Ferienwohnung ‚Seeblick‘, 5 Nächte“)
8. Entgelt (Nettobetrag) + Steuersatz (7 % oder 19 %) + Steuerbetrag
9. Gesamtbetrag (brutto)

3.1. Vereinfachung bei Kleinbetragsrechnungen (bis 250 € brutto)

Hier reichen:

• Dein Name und Anschrift
• Rechnungsdatum
• Beschreibung der Leistung
• Gesamtbetrag (brutto) + Steuersatz (z. B. „inkl. 7 % MwSt“)

Beispiel:

Max Mustermann
Musterstraße 1
24103 Kiel

Rechnung Nr.: FW-2026-07-042
Datum: 16.07.2026

Vermietung Ferienwohnung „Nordlicht“, 1 Nacht (15.07.2026) – 80,00 € (inkl. 7 % MwSt)

3.2. Typische Fehler – und wie du sie vermeidest

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4. Rechnung für Airbnb, Booking & Co.: Was Plattformen verlangen (mit Vorlagen)

Wenn du über Plattformen wie Airbnb oder Booking.com vermietest, gelten zusätzliche Regeln:

4.1. Airbnb-Rechnung erstellen

• Airbnb stellt automatisch eine „Zusammenfassung“ aus, die keine offizielle Rechnung ist.
• Der Gast kann eine Rechnung mit ausgewiesener MwSt anfordern – diese musst du innerhalb von 14 Tagen nach Buchungsende ausstellen (Airbnb-Hilfe).
• Wichtig: Die Rechnung muss deine Steuernummer enthalten, sonst lehnt Airbnb sie ab.

Muster für Airbnb-Rechnung:

Max Mustermann
Musterstraße 1
24103 Kiel
Steuernummer: 123/456/78901

Rechnung Nr.: FW-2026-07-043
Datum: 16.07.2026

An:
Lisa Schmidt
Beispielweg 5
10115 Berlin

Leistung:
Vermietung Ferienwohnung „Nordlicht“ über Airbnb, 2 Nächte (01.07.2026 – 03.07.2026)
Endreinigung

Betrag:
160,00 € (Unterkunft, 7 % MwSt) + 11,20 € MwSt = 171,20 €
30,00 € (Reinigung, 19 % MwSt) + 5,70 € MwSt = 35,70 €

Gesamtbetrag: 206,90 €

Tipp: Nutze eine Rechnungssoftware mit Airbnb-Integration, um Zeit zu sparen. Mit zimrly kannst du Rechnungen direkt aus dem PMS heraus erstellen und an Airbnb senden.

4.2. Booking.com-Rechnung erstellen

• Hier kannst du Rechnungen direkt über das Booking.com Extranet erstellen.
• Die Rechnung wird automatisch an den Gast gesendet – du musst nur die Pflichtangaben ergänzen.

Schritte im Booking.com Extranet:

1. Gehe zu „Buchungen“ und wähle die entsprechende Reservierung aus.
2. Klicke auf „Rechnung erstellen“.
3. Trage deine Steuernummer und die Rechnungsnummer ein.
4. Wähle den Steuersatz (7 % oder 19 %) aus.
5. Bestätige die Rechnung – sie wird automatisch an den Gast gesendet.

Muster für Booking.com-Rechnung:

Max Mustermann
Musterstraße 1
24103 Kiel
USt-ID: DE123456789

Rechnung Nr.: FW-2026-07-044
Datum: 16.07.2026

An:
Peter Müller
Hauptstraße 10
80331 München

Leistung:
Vermietung Ferienwohnung „Seeblick“ über Booking.com, 3 Nächte (05.07.2026 – 08.07.2026)

Betrag:
300,00 € (Unterkunft, 7 % MwSt) + 21,00 € MwSt = 321,00 €

Gesamtbetrag: 321,00 €

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5. Fristen: Wie lange du Zeit hast, die Rechnung zu schicken

Praxis-Tipp: Erstelle die Rechnung sofort nach dem Check-out, auch wenn der Gast nicht danach fragt. So vermeidest du Stress und Beschwerden. Nutze eine automatisierte Rechnungssoftware wie zimrly, die Rechnungen direkt nach dem Check-out versendet.

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6. Buchhaltung für Ferienwohnungen: So behältst du den Überblick

Eine korrekte Rechnung ist nur der erste Schritt – die Buchhaltung ist genauso wichtig. Hier erfährst du, wie du Einnahmen, Ausgaben und Steuern richtig verbuchst.

6.1. Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) vs. Bilanz

Wichtig:

• Als Kleinunternehmer (Umsatz < 22.000 €/Jahr) kannst du die EÜR nutzen und musst keine Umsatzsteuer ausweisen.
• Ab 22.000 € Umsatz bist du umsatzsteuerpflichtig und musst eine Bilanz erstellen.

6.2. Umsatzsteuer-Voranmeldung: Fristen und Tipps

Wenn du umsatzsteuerpflichtig bist, musst du monatlich oder quartalsweise eine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben.

Tipp: Nutze eine Buchhaltungssoftware, die die Umsatzsteuer-Voranmeldung automatisch erstellt. Mit zimrly kannst du die Daten direkt an das Finanzamt übermitteln.

6.3. Belege richtig archivieren

Das Finanzamt verlangt, dass du alle Belege 10 Jahre lang aufbewahrst (§ 147 AO). Dazu gehören:

• Rechnungen (an Gäste und von Lieferanten)
• Bankauszüge
• Kassenbons (z. B. für Reinigungsmittel)
• Verträge (z. B. mit Reinigungskräften)

Digitale Archivierung:

• Speichere Belege als PDF und benenne sie einheitlich (z. B. „Rechnung_FW-2026-07-042.pdf“).
• Nutze eine Cloud-Lösung wie Dropbox oder Google Drive – oder besser: eine Buchhaltungssoftware mit Archivfunktion.

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7. Ferienwohnung Rechnung schreiben: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Hier zeigen wir dir, wie du eine rechtssichere Rechnung für deine Ferienwohnung erstellst – in 5 Minuten.

7.1. Schritt 1: Pflichtangaben sammeln

• Deine Daten: Name, Anschrift, Steuernummer/USt-ID
• Gast-Daten: Name, Anschrift (vollständig!)
• Buchungsdetails: Leistungszeitraum, Beschreibung (z. B. „Vermietung Ferienwohnung ‚Seeblick‘, 3 Nächte“)
• Preise: Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag, Bruttobetrag

7.2. Schritt 2: Steuersatz prüfen

• Unterkunft: 7 % (kurzfristig) oder 19 % (langfristig)
• Nebenleistungen: 19 % (Reinigung, Getränke, Parkplatz) – Speisen dagegen 7 %

Tipp: Nutze den MwSt-Rechner von zimrly, um die Beträge schnell zu berechnen.

7.3. Schritt 3: Rechnung erstellen (mit Vorlage)

Hier ist eine universelle Vorlage, die du für alle Fälle nutzen kannst:

[Dein Name]
[Deine Anschrift]
[Steuernummer/USt-ID]

Rechnung Nr.: [FW-Jahr-lfd. Nummer]
Datum: [TT.MM.JJJJ]

An:
[Name des Gastes]
[Anschrift des Gastes]

Leistung:
Vermietung Ferienwohnung „[Name]“, [Anzahl] Nächte ([Datum] – [Datum])
[Optional: Nebenleistungen wie Reinigung oder Frühstück]

Betrag:
[Nettobetrag Unterkunft] € ([7 % oder 19 % MwSt]) + [Steuerbetrag] € MwSt = [Bruttobetrag Unterkunft] €
[Nettobetrag Nebenleistung] € (19 % MwSt) + [Steuerbetrag] € MwSt = [Bruttobetrag Nebenleistung] €

Gesamtbetrag: [Summe] €

7.4. Schritt 4: Rechnung versenden

• Per E-Mail: Als PDF (Dateiname: „Rechnung_[Nummer].pdf“)
• Per Post: Falls der Gast es wünscht
• Über Plattformen: Bei Airbnb oder Booking.com direkt im Extranet hochladen

Tipp: Nutze eine Rechnungssoftware, die automatisch Erinnerungen versendet, wenn der Gast die Rechnung nicht bezahlt hat.

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8. Rechnung Ferienwohnung privat: Was du als Privatvermieter beachten musst

Wenn du deine Ferienwohnung privat vermietest (ohne Gewerbe), gelten besondere Regeln:

8.1. Wann bist du umsatzsteuerpflichtig?

• Kleinunternehmerregelung: Wenn dein Umsatz unter 22.000 €/Jahr liegt, musst du keine Umsatzsteuer ausweisen.
• Darüber: Du bist umsatzsteuerpflichtig und musst 7 % oder 19 % MwSt auf der Rechnung ausweisen.

Beispiel:

• Umsatz 20.000 €/Jahr → Kleinunternehmer → Keine MwSt auf der Rechnung.
• Umsatz 25.000 €/Jahr → Umsatzsteuerpflichtig → 7 % MwSt auf der Rechnung.

8.2. Pflichtangaben für Privatvermieter

Auch als Privatvermieter musst du die Pflichtangaben aus § 14 UStG einhalten – mit einer Ausnahme:

• Keine Steuernummer/USt-ID, wenn du keine Umsatzsteuer ausweist.

Muster für Privatvermieter (ohne MwSt):

Max Mustermann
Musterstraße 1
24103 Kiel

Rechnung Nr.: FW-2026-07-045
Datum: 16.07.2026

An:
Lisa Schmidt
Beispielweg 5
10115 Berlin

Leistung:
Vermietung Ferienwohnung „Nordlicht“, 2 Nächte (01.07.2026 – 03.07.2026)

Betrag:
160,00 € (keine Umsatzsteuer, Kleinunternehmer gem. § 19 UStG)

Gesamtbetrag: 160,00 €

8.3. Buchhaltung für Privatvermieter

Auch als Privatvermieter musst du deine Einnahmen und Ausgaben dokumentieren. Nutze dafür:

• Eine einfache Excel-Tabelle (für Kleinunternehmer)
• Eine Buchhaltungssoftware (z. B. zimrly)

Wichtig:

• Einnahmen aus der Vermietung musst du in der Anlage V deiner Steuererklärung angeben.
• Ausgaben (z. B. Reinigung, Reparaturen, Versicherungen) kannst du absetzen.

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9. Buchhaltung Ferienwohnung: Tools und Tipps für weniger Aufwand

Die Buchhaltung für Ferienwohnungen kann schnell unübersichtlich werden – besonders, wenn du mehrere Objekte vermietest. Hier sind Tools und Tipps, die dir die Arbeit erleichtern.

9.1. Buchhaltungssoftware für Ferienwohnungen

Tipp: Nutze eine Software, die automatisch Rechnungen erstellt und mit deinem PMS synchronisiert ist. So sparst du Zeit und vermeidest Fehler.

9.2. Automatisierung: So sparst du Zeit

• Rechnungen automatisch versenden: Nutze eine Software, die Rechnungen direkt nach dem Check-out an den Gast sendet.
• Bankabgleiche automatisieren: Verbinde dein Bankkonto mit der Buchhaltungssoftware, um Einnahmen und Ausgaben automatisch zu erfassen.
• Steuererklärung vorbereiten: Nutze Tools, die die Anlage V für die Steuererklärung automatisch ausfüllen.

9.3. Steuerberater: Wann lohnt er sich?

Ein Steuerberater lohnt sich, wenn:

• Du mehrere Ferienwohnungen vermietest.
• Du umsatzsteuerpflichtig bist und monatliche Voranmeldungen abgeben musst.
• Du keine Zeit für die Buchhaltung hast.

Kosten:

• Einfache EÜR: 500–1.000 €/Jahr
• Bilanz + Umsatzsteuer: 1.500–3.000 €/Jahr

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10. Rechnung Privatvermietung Ferienwohnung: Besonderheiten

Wenn du deine Ferienwohnung privat vermietest (ohne Gewerbe), gibt es einige Besonderheiten zu beachten:

10.1. Keine Gewerbeanmeldung nötig

• Du musst kein Gewerbe anmelden, solange du die Wohnung nicht gewerblich nutzt (z. B. als Hotel).
• Ausnahme: Wenn du mehrere Wohnungen vermietest und damit regelmäßig Gewinn erzielst, kann das Finanzamt eine gewerbliche Vermietung annehmen.

10.2. Steuerliche Behandlung

• Einnahmen musst du in der Anlage V deiner Steuererklärung angeben.
• Ausgaben (z. B. Reinigung, Reparaturen, Versicherungen) kannst du absetzen.
• Abschreibung: Du kannst die Anschaffungskosten der Wohnung über 50 Jahre abschreiben (2 % pro Jahr).

Beispiel:

• Kaufpreis Wohnung: 300.000 €
• Abschreibung pro Jahr: 6.000 € (2 % von 300.000 €)
• Steuerersparnis: Bei einem Steuersatz von 42 % sparst du 2.520 €/Jahr.

10.3. Musterrechnung für Privatvermieter

Hier ist ein Muster für eine Rechnung ohne MwSt (Kleinunternehmer):

Max Mustermann
Musterstraße 1
24103 Kiel

Rechnung Nr.: FW-2026-07-046
Datum: 16.07.2026

An:
Lisa Schmidt
Beispielweg 5
10115 Berlin

Leistung:
Vermietung Ferienwohnung „Nordlicht“, 2 Nächte (01.07.2026 – 03.07.2026)

Betrag:
160,00 € (keine Umsatzsteuer, Kleinunternehmer gem. § 19 UStG)

Gesamtbetrag: 160,00 €

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11. Typische Fehler – und wie du sie vermeidest (erweitert)

Hier sind die häufigsten Fehler bei der Rechnungsstellung für Ferienwohnungen – und wie du sie vermeidest:

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12. Praxis-Beispiel: Rechnung für eine 80-€-Nacht mit Reinigung (erweitert)

Deine Ferienwohnung in Schleswig-Holstein wird für 2 Nächte à 80 € vermietet (160 €). Der Gast zahlt zusätzlich 30 € für eine Endreinigung.

12.1. Schritt 1: Steuersätze prüfen

• Unterkunft: 7 % MwSt (160 € × 0,07 = 11,20 €)
• Reinigung: 19 % MwSt (30 € × 0,19 = 5,70 €)

12.2. Schritt 2: Rechnung erstellen

Max Mustermann
Musterstraße 1
24103 Kiel
Steuernummer: 123/456/78901

Rechnung Nr.: FW-2026-07-042
Datum: 16.07.2026

An:
Lisa Schmidt
Beispielweg 5
10115 Berlin

Leistung:
Vermietung Ferienwohnung „Nordlicht“, 2 Nächte (01.07.2026 – 03.07.2026)
Endreinigung

Betrag:
160,00 € (Unterkunft, 7 % MwSt) + 11,20 € MwSt = 171,20 €
30,00 € (Reinigung, 19 % MwSt) + 5,70 € MwSt = 35,70 €

Gesamtbetrag: 206,90 €

Zahlungsbedingungen: Zahlbar innerhalb von 14 Tagen.
Bankverbindung: IBAN DE12 3456 7890 1234 5678 90

12.3. Schritt 3: Rechnung versenden

• Per E-Mail: Als PDF (Dateiname: „Rechnung_FW-2026-07-042.pdf“)
• Per Post: Falls der Gast es wünscht
• Über Airbnb/Booking.com: Direkt im Extranet hochladen

Tipp: Nutze eine Rechnungssoftware, die automatisch Erinnerungen versendet, wenn der Gast die Rechnung nicht bezahlt hat.

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13. Tools, die dir die Arbeit abnehmen

Hier sind die besten Tools für die Rechnungsstellung und Buchhaltung von Ferienwohnungen:

13.1. Rechnungssoftware

13.2. MwSt-Rechner

• zimrly MwSt-Rechner: Berechnet automatisch 7 % und 19 % MwSt.
• Bundesfinanzministerium MwSt-Rechner: Offizieller Rechner des Finanzamts.

13.3. Buchhaltungssoftware

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14. Fazit: So erstellst du eine rechtssichere Rechnung in 5 Minuten

Eine korrekte Rechnung für deine Ferienwohnung ist kein Hexenwerk – wenn du die Pflichtangaben und Steuersätze kennst. Hier sind die wichtigsten Schritte:

1. Prüfe, ob du eine Rechnung ausstellen musst (bei Nachfrage oder Plattformen wie Airbnb).
2. Entscheide dich für den richtigen Steuersatz (7 % für Unterkunft, 19 % für Nebenleistungen).
3. Sammle alle Pflichtangaben (Name, Anschrift, Steuernummer, Rechnungsnummer, etc.).
4. Erstelle die Rechnung (mit Vorlage oder Software).
5. Versende die Rechnung (per E-Mail oder Post).
6. Archiviere die Rechnung (10 Jahre digital).

Tools, die dir helfen:

• zimrly Rechnungssoftware: Automatische Rechnungen und MwSt-Berechnung.
• zimrly MwSt-Rechner: Schnell 7 % und 19 % berechnen.
• zimrly Integrationen: Verbindung zu Airbnb, Booking.com und anderen Plattformen.

Buchhaltungstipps:

• Nutze eine Buchhaltungssoftware, um Einnahmen und Ausgaben zu tracken.
• Automatisiere so viel wie möglich (Rechnungen, Bankabgleiche, Steuererklärung).
• Archiviere Belege digital, um bei einer Betriebsprüfung vorbereitet zu sein.

Fristen im Blick behalten:

• 6 Monate Zeit, wenn der Gast nach einer Rechnung fragt.
• 14 Tage bei Airbnb-Buchungen.
• Monatlich/quartalsweise Umsatzsteuer-Voranmeldung (falls umsatzsteuerpflichtig).

Mit diesen Tipps und Tools erstellst du rechtssichere Rechnungen in wenigen Minuten – und vermeidest Ärger mit Gästen, Plattformen und dem Finanzamt.

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Die Kernpunkte des Artikels auf einen Blick.

Das Wichtigste in Kürze

• Pflicht: Jeder Gast hat Anspruch auf eine Rechnung – aber nur, wenn er danach fragt.
• Steuersatz: 7 % für die Unterkunft (kurzfristig) und für Speisen, 19 % für Nebenleistungen (Reinigung, Getränke).
• Pflichtangaben: Name, Anschrift, Steuernummer, Rechnungsnummer, Leistungszeitraum, Entgelt + Steuer.
• Fristen: 6 Monate Zeit bei Nachfrage, 14 Tage bei Plattformen wie Airbnb.
• Buchhaltung: Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) für Kleinunternehmer, Bilanz für Gewerbetreibende.
• Tools: Nutze eine Rechnungssoftware wie zimrly, um Fehler zu vermeiden.

Fazit: Eine korrekte Rechnung ist der erste Schritt zu einer stressfreien Buchhaltung. Mit den richtigen Tools und etwas Organisation sparst du Zeit und vermeidest teure Fehler. Und falls du unsicher bist: Ein Blick in den § 14 UStG oder ein kurzer Check mit dem MwSt-Rechner hilft weiter.

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Weiterführende Artikel:

• Hotel führen ohne ständig vor Ort zu sein – so klappt’s mit System
• Urlaub als Hotelbesitzer – so klappt’s auch mit Gästen im Haus
• Alle zimrly-Integrationen im Überblick