Airbnb Rechnung für Gast erstellen – Pflichtangaben, Muster & Fristen

Beispiel: Ein Geschäftsreisender bucht über Airbnb und braucht die Rechnung für seine Spesenabrechnung. Ohne korrekte Airbnb Rechnung für Gast kann er die Kosten nicht steuerlich geltend machen – und wird sich bei dir beschweren.

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Pflichtangaben: Was auf die Airbnb Rechnung für Gast muss

Eine Rechnung für Airbnb-Gäste muss dieselben Angaben enthalten wie jede andere Hotelrechnung. Hier die Checkliste mit den 9 Pflichtfeldern nach § 14 UStG – plus zwei zusätzliche Empfehlungen, die Konflikte vermeiden:

Fehlt eine Angabe? Das Finanzamt kann die Rechnung als ungültig einstufen – und der Gast darf die Vorsteuer nicht abziehen. Besonders kritisch sind:

• Fehlende Steuernummer/USt-ID (häufigster Grund für Ablehnungen)
• Unklare Leistungsbeschreibung (z. B. nur „Airbnb-Buchung“)
• Falscher Steuersatz (z. B. 19 % statt 7 % auf Übernachtungen)

Tipp: Nutze den kostenlosen Hotel-MwSt-Rechner von zimrly, um Nettobeträge und Steuer korrekt zu berechnen – besonders bei gemischten Leistungen (z. B. Zimmer + Frühstück).

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Steuersätze: 7 % oder 19 % auf Airbnb-Buchungen?

Die Umsatzsteuer auf Übernachtungen hängt davon ab, was du anbietest und wie lange der Gast bleibt. Seit 2026 gelten folgende Regeln:

Achtung bei Kleinunternehmern: Wenn du unter 22.000 € Jahresumsatz liegst, kannst du die Kleinunternehmerregelung nutzen. Dann schreibst du auf die Rechnung:

„Keine Umsatzsteuer aufgrund der Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG).“

Praxis-Beispiel: Ein Gast bucht 3 Nächte in deinem Ferienapartment über Airbnb für 300 € (inkl. Reinigung und 10 € Kurtaxe). Du bietest kein Frühstück an.

• Netto (Übernachtung): 271,03 € (290 € / 1,07)
• USt (7 %): 18,97 €
• Kurtaxe: 10 € (0 % USt)
• Rechnungssumme: 300 €

Häufiger Fehler: Viele Vermieter vergessen, die Kurtaxe separat auszuweisen. Das führt zu Rückfragen vom Finanzamt.

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Fristen: Wann muss die Airbnb Rechnung für Gast raus?

Du hast 6 Monate Zeit, um eine Rechnung auszustellen – gerechnet ab dem Monat nach der Leistung (§ 14 UStG). Beispiel:

• Check-out: 15.07.2026
• Fristende: 31.01.2027

Was passiert, wenn du zu spät bist?

• Der Gast kann die Rechnung nicht mehr für seine Steuererklärung nutzen (Problem für Geschäftsreisende).
• Das Finanzamt kann ein Bußgeld verhängen (bis 5.000 €).
• Bei wiederholten Verstößen droht eine Betriebsprüfung.

So vermeidest du Fristversäumnisse:

1. Rechnung sofort nach Check-out erstellen (am einfachsten).
2. Automatische Erinnerungen nutzen (z. B. mit zimrly Rechnungssoftware).
3. Sammelrechnungen für Stammgäste (z. B. monatlich für Monteure).

Tipp für Airbnb-Hosts: Airbnb löscht Buchungsdaten nach 12 Monaten. Lade alle Belege sofort nach der Buchung herunter und speichere sie in deiner Buchhaltung.

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Airbnb Rechnung für Gast auf Firma – was ist anders?

Geschäftsreisende benötigen eine besonders detaillierte Rechnung, um die Kosten steuerlich geltend zu machen. Hier die zusätzlichen Anforderungen:

1. USt-ID des Gastes angeben (falls vorhanden)
   • Beispiel: „USt-ID des Empfängers: DE987654321“
2. Leistungszeitraum präzise benennen
   • Nicht: „Juli 2026“, sondern: „08.07.2026 – 10.07.2026“
3. Zahlungsart dokumentieren
   • Beispiel: „Zahlung per Kreditkarte (Airbnb) am 05.07.2026“
4. Hinweis auf Vorsteuerabzug
   • „Der Rechnungsbetrag unterliegt dem Vorsteuerabzug.“

Muster für eine Airbnb Rechnung auf Firma:

Hotel Bergblick GmbH
Bergstraße 1
83278 Traunstein
USt-ID: DE123456789

**Rechnung Nr.:** RE-2026-07-10-005
**Datum:** 10.07.2026

**Rechnungsempfänger:**
Musterfirma GmbH
z. Hd. Herrn Max Mustermann
Geschäftsstraße 1
10115 Berlin
USt-ID: DE987654321

**Leistung:**
2 Übernachtungen im Einzelzimmer inkl. Frühstück (08.–10.07.2026)
Zahlung per Kreditkarte (Airbnb) am 05.07.2026

| Position               | Menge | Einzelpreis (netto) | USt | Betrag (brutto) |
|------------------------|-------|---------------------|-----|-----------------|
| Einzelzimmer           | 2     | 84,11 €             | 7 % | 180,00 €        |
| Frühstück (Speisen)    | 2     | 10,00 €             | 7 % | 21,40 €         |
| **Zwischensumme**      |       | **104,11 €**        |     | **201,40 €**    |
| Kurtaxe (durchlaufend) | 2     | 2,00 €              | 0 % | 4,00 €          |
| **Gesamt**             |       |                     |     | **205,40 €**    |

**Hinweis:**
Der Rechnungsbetrag unterliegt dem Vorsteuerabzug.
Die Kurtaxe wird im Auftrag der Gemeinde Traunstein erhoben.

**Zahlungsziel:** 14 Tage ab Rechnungsdatum

Wichtig: Falls der Gast eine Gutschrift statt einer Rechnung verlangt, musst du diese ebenfalls mit allen Pflichtangaben ausstellen.

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Airbnb Rechnung für Geschäftsreise – Besonderheiten

Bei Geschäftsreisen gelten oft strengere Regeln für die Spesenabrechnung. Hier die wichtigsten Punkte:

1. Trennung von privaten und geschäftlichen Anteilen

   • Beispiel: Ein Gast bucht 3 Nächte, nutzt aber nur 2 für die Firma.
   • Lösung: Zwei separate Rechnungen ausstellen (eine für die Firma, eine privat).

2. Rechnung muss an die Firma adressiert sein

   • Nicht: „Herr Max Mustermann“, sondern: „Musterfirma GmbH, z. Hd. Herrn Mustermann“

3. Hinweis auf Dienstreise

   • Beispiel: „Leistung im Rahmen einer Dienstreise“

4. Zusätzliche Dokumente für die Buchhaltung

   • Manche Firmen verlangen:
     • Original-Buchungsbestätigung von Airbnb
     • Zahlungsnachweis (z. B. Kreditkartenabrechnung)
     • Nachweis über die Kurtaxe (falls absetzbar)

Tipp: Nutze eine Rechnungsvorlage für Geschäftsreisen, um alle Anforderungen zu erfüllen. Eine kostenlose Vorlage für Ferienwohnungen findest du hier.

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Airbnb Rechnung Finanzamt: Was du wissen musst

Das Finanzamt prüft Rechnungen besonders genau, wenn:

• Der Gast die Vorsteuer abziehen will.
• Du hohe Umsätze mit Airbnb machst.
• Du gemischte Leistungen anbietest (z. B. Zimmer + Frühstück + Getränke).

Typische Fehler, die das Finanzamt moniert:

1. Falscher Steuersatz

   • Beispiel: 19 % auf Übernachtungen statt 7 %.
   • Lösung: Nutze den Hotel-MwSt-Rechner, um den korrekten Satz zu ermitteln.

2. Fehlende Leistungsbeschreibung

   • Beispiel: „Airbnb-Buchung vom 08.–10.07.2026“
   • Lösung: Immer konkret benennen: „2 Übernachtungen im Doppelzimmer inkl. Frühstück“

3. Unklare Rechnungsnummer

   • Beispiel: „Rechnung 1“ statt „RE-2026-07-001“
   • Lösung: Fortlaufende Nummer mit Datum (z. B. „RE-JJJJ-MM-XXX“).

4. Keine Aufbewahrungspflicht erfüllt

   • Rechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden (§ 14b UStG).
   • Lösung: Digitale Archivierung (z. B. mit Lexoffice-Integration).

Was tun, wenn das Finanzamt die Rechnung ablehnt?

1. Korrekturrechnung ausstellen (mit allen Pflichtangaben).
2. Fehler dokumentieren (z. B. „Falscher Steuersatz, korrigiert auf 7 %“).
3. Gast informieren (falls er die Rechnung für seine Steuererklärung braucht).

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Airbnb Rechnung Muster: Kostenlose Vorlage zum Download

Hier ein vollständiges Muster für eine Airbnb Rechnung für Gast – du kannst es direkt kopieren und anpassen:

[Dein Hotel/Ferienwohnung Name]
[Deine Adresse]
[Steuernummer oder USt-ID]

**Rechnung Nr.:** [RE-JJJJ-MM-XXX]
**Datum:** [TT.MM.JJJJ]

**Rechnungsempfänger:**
[Name des Gastes]
[Adresse des Gastes]
[USt-ID des Gastes, falls vorhanden]

**Leistung:**
[Anzahl] Übernachtungen im [Zimmertyp] inkl. [Leistungen, z. B. Frühstück]
[Zeitraum, z. B. 08.07.–10.07.2026]
Zahlung per [Zahlungsart, z. B. Kreditkarte (Airbnb)]

| Position               | Menge | Einzelpreis (netto) | USt | Betrag (brutto) |
|------------------------|-------|---------------------|-----|-----------------|
| [Zimmertyp]            | [X]   | [XX,XX €]           | 7 % | [XXX,XX €]      |
| [Frühstück/Getränke]   | [X]   | [XX,XX €]           | 7 %/19 % | [XXX,XX €] |
| **Zwischensumme**      |       | **[XXX,XX €]**      |     | **[XXX,XX €]**  |
| Kurtaxe (durchlaufend) | [X]   | [X,XX €]            | 0 % | [XX,XX €]       |
| **Gesamt**             |       |                     |     | **[XXX,XX €]**  |

**Hinweis:**
[„Keine Umsatzsteuer aufgrund der Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG).“ ODER „Der Rechnungsbetrag unterliegt dem Vorsteuerabzug.“]
Die Kurtaxe wird im Auftrag der Gemeinde [Name] erhoben.

**Zahlungsziel:** 14 Tage ab Rechnungsdatum

Download: Eine editierbare Word-Vorlage für Airbnb-Rechnungen findest du in unserem Blogartikel zu Ferienwohnung-Rechnungen.

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Praxis-Beispiel: Airbnb-Rechnung für ein 8-Zimmer-Haus

Szenario:

• Gast: Frau Schmidt, bucht 2 Nächte über Airbnb (12.07.–14.07.2026)
• Preis: 240 € (inkl. 10 € Kurtaxe)
• Leistung: Doppelzimmer mit Frühstück
• Steuernummer: DE123456789

So sieht die korrekte Rechnung aus:

Pension Sonnenhof
Hauptstraße 42
83278 Traunstein
USt-ID: DE123456789

**Rechnung Nr.:** RE-2026-07-14-002
**Datum:** 14.07.2026

**Rechnungsempfänger:**
Frau Anna Schmidt
Musterweg 5
10115 Berlin

**Leistung:**
2 Übernachtungen im Doppelzimmer inkl. Frühstück (12.07.–14.07.2026)
Zahlung per Kreditkarte (Airbnb) am 10.07.2026

| Position               | Menge | Einzelpreis (netto) | USt | Betrag (brutto) |
|------------------------|-------|---------------------|-----|-----------------|
| Doppelzimmer           | 2     | 93,46 €             | 7 % | 200,00 €        |
| Frühstück (Speisen)    | 2     | 10,00 €             | 7 % | 21,40 €         |
| **Zwischensumme**      |       | **113,46 €**        |     | **221,40 €**    |
| Kurtaxe (durchlaufend) | 2     | 5,00 €              | 0 % | 10,00 €         |
| **Gesamt**             |       |                     |     | **231,40 €**    |

**Hinweis:**
Der Rechnungsbetrag unterliegt dem Vorsteuerabzug.
Die Kurtaxe wird im Auftrag der Gemeinde Traunstein erhoben.

**Zahlungsziel:** 14 Tage ab Rechnungsdatum

Warum das funktioniert: ✅ Alle Pflichtangaben sind enthalten (Steuernummer, Leistungsbeschreibung, etc.). ✅ Kurtaxe ist separat ausgewiesen (0 % USt). ✅ Frühstück und Zimmer haben den korrekten Steuersatz (7 %). ✅ Zahlungsart und -datum sind dokumentiert.

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Airbnb-Rechnung für Monteurzimmer & Langzeitgäste

Bei Monteurzimmern oder Langzeitgästen (ab 2 Monate) gelten Sonderregeln:

Monteurzimmer (kurzfristige Vermietung)

• Steuersatz: 7 % (wie normale Übernachtungen)
• Pflicht auf der Rechnung:
  • „Vermietung von Wohn- und Schlafräumen zur kurzfristigen Beherbergung“
  • Sammelrechnung möglich (z. B. monatlich für denselben Gast).
• Beispiel: Ein Handwerker mietet dein Zimmer für 3 Wochen. Du kannst:
  • Wöchentliche Rechnungen mit 7 % USt ausstellen.
  • Eine Sammelrechnung nach 3 Wochen mit 7 % USt.

Langzeitgäste (ab 2 Monate)

• Steuersatz: 19 % (kein ermäßigter Satz mehr)
• Mietvertrag erforderlich (ab 2 Monaten gilt die Vermietung als Wohnraumvermietung).
• Rechnung muss enthalten:
  • „Vermietung von Wohnraum“
  • Mietvertragsnummer (falls vorhanden)
• Beispiel: Ein Gast bucht für 60 Tage. Du musst:
  1. Einen Mietvertrag abschließen.
  2. Eine Rechnung mit 19 % USt ausstellen.

Tipp: Bei Langzeitmieten lohnt sich die Automatisierung mit Tools wie easybill oder Lexoffice, um monatliche Rechnungen zu generieren.

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Das Wichtigste in Kürze

• Airbnb stellt keine steuerlich korrekte Rechnung aus – du musst eine Airbnb Rechnung für Gast selbst erstellen.
• Pflichtangaben: 9 Felder nach § 14 UStG, darunter Steuernummer, Leistungsbeschreibung, Rechnungsnummer und USt-ID.
• Steuersätze:
  • 7 % auf Übernachtungen und Speisen (Frühstück, seit 2026)
  • 19 % auf Getränke, Stornogebühren und Langzeitmieten (ab 2 Monate)
  • 0 % auf Kurtaxe (durchlaufender Posten)
• Frist: Rechnung muss innerhalb von 6 Monaten nach der Leistung raus.
• Sonderfälle:
  • Monteurzimmer: 7 % USt, Sammelrechnungen möglich
  • Langzeitgäste: ab 2 Monaten 19 % USt + Mietvertrag nötig
  • Geschäftsreisen: USt-ID des Gastes angeben, Zahlungsart dokumentieren
• Finanzamt-Prüfung: Besonders kritisch sind falsche Steuersätze und fehlende Leistungsbeschreibungen.

Tools, die dir helfen:

• Hotel-MwSt-Rechner (kostenlos) – für korrekte Steuerberechnungen
• Rechnungssoftware für Hotels – automatisiert Airbnb-Rechnungen
• Kostenlose Rechnungsvorlage für Ferienwohnungen – Muster zum Download

Tipp: Wenn du mehr als 10 Airbnb-Buchungen pro Monat hast, lohnt sich die Automatisierung. Mit zimrly ziehst du die Buchungsdaten direkt aus Airbnb und generierst korrekte Rechnungen in Sekunden – so sparst du 3 Stunden pro Woche.