Rechnung Ferienwohnung Vorlage: kostenlose Muster mit Pflichtangaben (2026)

[Dein Name oder Firmenname]
[Deine Straße und Hausnummer]
[PLZ Ort]
[Steuernummer oder USt-IdNr.]

**Rechnung**
Nr.: [2026-001]
Datum: [TT.MM.JJJJ]

**Gast:**
[Name des Gastes]
[Adresse des Gastes]

**Leistungszeitraum:** [Anreisedatum] – [Abreisedatum]

**Leistungsbeschreibung:**
Vermietung Ferienwohnung "[Name der Wohnung]", [Anzahl Schlafzimmer/Betten], inkl. Endreinigung

| Position               | Menge | Einzelpreis (netto) | MwSt-Satz | MwSt-Betrag | Gesamtpreis (brutto) |
|------------------------|-------|---------------------|-----------|-------------|----------------------|
| Übernachtung           | [X] Nächte | [XX,XX] €           | 7 %       | [XX,XX] €   | [XXX,XX] €           |
| Endreinigung           | 1     | [XX,XX] €           | 7 %       | [XX,XX] €   | [XX,XX] €            |
| Frühstück (Speisen)    | [X]   | [XX,XX] €           | 7 %       | [XX,XX] €   | [XX,XX] €            |
| Frühstück (Getränke)   | [X]   | [XX,XX] €           | 19 %      | [XX,XX] €   | [XX,XX] €            |
| Kurtaxe                | [X] Personen × [X] Tage | [XX,XX] € | 0 %        | 0,00 €      | [XX,XX] €            |
| **Summe**              |       |                     |           | **[XX,XX] €** | **[XXX,XX] €**       |

**Zahlungsbedingungen:** Zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug.
**Bankverbindung:** [IBAN], [BIC], [Bankname]

• Word-Vorlage (.docx) herunterladen (Platzhalter – Link zum tatsächlichen Download einfügen)
• Excel-Vorlage (.xlsx) herunterladen (Platzhalter – Link zum tatsächlichen Download einfügen)

Wichtig:

• Die Rechnungsnummer muss fortlaufend sein (z. B. "2026-001", "2026-002").
• Die Kurtaxe wird ohne MwSt ausgewiesen (durchlaufender Posten).
• Speichere jede Rechnung 10 Jahre (§ 14b UStG).

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Rechnung für Ferienwohnung schreiben: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Die wichtigsten Fragen auf einen Blick

Du willst nicht nur eine Vorlage nutzen, sondern verstehen, wie du eine Rechnung für deine Ferienwohnung korrekt erstellst? Hier ist die Schritt-für-Schritt-Anleitung mit allen Details:

1. Pflichtangaben sammeln

Bevor du die Rechnung schreibst, brauchst du diese Daten: ✅ Deine Daten: Name, Adresse, Steuernummer oder USt-IdNr. ✅ Gastdaten: Vollständiger Name und Adresse (keine Abkürzungen!). ✅ Leistungsdetails: An- und Abreisedatum, Beschreibung der Wohnung (z. B. "Ferienwohnung 'Alpenblick', 2 Schlafzimmer"). ✅ Preise: Nettobeträge für Übernachtung, Reinigung, Frühstück (aufgeteilt in Speisen/Getränke), Kurtaxe.

2. Rechnungsnummer vergeben

• Die Nummer muss einmalig und fortlaufend sein (z. B. "2026-001", "2026-002").
• Tipp: Nutze das Jahr als Präfix, um die Übersicht zu behalten.

3. MwSt korrekt berechnen

Seit 2026 gelten diese Steuersätze für Ferienwohnungen:

Achtung: Bietest du ein "Frühstückspaket" an, musst du die Kosten für Speisen (7 %) und Getränke (19 %) getrennt ausweisen. Eine Pauschale von 15 % des Übernachtungspreises für nicht begünstigte Leistungen (inkl. Getränke) ist erlaubt – aber nur, wenn du keine Einzelpreise kennst.

4. Rechnung erstellen

Nutze die kostenlose Vorlage oben oder ein Tool wie zimrly, um die Rechnung automatisch zu generieren. Achte darauf, dass:

• Nettobetrag, MwSt-Satz und MwSt-Betrag separat ausgewiesen sind.
• Die Kurtaxe ohne MwSt aufgeführt ist.
• Der Gesamtbetrag (brutto) alle Posten enthält.

5. Rechnung versenden und archivieren

• Versand: Schicke die Rechnung spätestens 6 Monate nach der Leistung (§ 14 Abs. 2 UStG).
  • Bei Barzahlung: Sofort bei Check-out.
  • Bei Überweisung: Mit der Zahlungsaufforderung.
• Archivierung: Speichere die Rechnung 10 Jahre (§ 14b UStG). Nutze dafür eine digitale Lösung (z. B. lexoffice oder easybill), um den Überblick zu behalten.

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MwSt in der Ferienwohnung: Was wird mit 7 %, 19 % oder 0 % besteuert?

Die Umsatzsteuer in der Ferienwohnung ist komplex – aber mit diesen Regeln behältst du den Überblick:

7 % MwSt (begünstigte Leistungen)

• Übernachtung: Miete für die Ferienwohnung.
• Endreinigung: Pauschale für die Reinigung nach Auszug.
• Frühstück (Speisen): Brötchen, Marmelade, Käse, Aufschnitt.
• Lokaler Nahverkehr: Falls du Tickets für den ÖPNV anbietest.

19 % MwSt (regulärer Satz)

• Frühstück (Getränke): Kaffee, Tee, Orangensaft, Milch.
• Parkplatz: Stellplatz auf deinem Grundstück.
• Wäscheservice: Waschen von Bettwäsche oder Handtüchern.
• Minibar: Getränke und Snacks im Kühlschrank.
• Telefon/Internet: Kosten für WLAN oder Telefonnutzung.

0 % MwSt (durchlaufende Posten)

• Kurtaxe: Wird an die Gemeinde weitergeleitet.
• Kaution: Wird nicht auf der Rechnung ausgewiesen (nur im Mietvertrag).

Praxistipp: Nutze einen kostenlosen MwSt-Rechner, um die Steuersätze schnell zu prüfen.

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Praxis-Beispiel: Rechnung für eine Woche Urlaub in den Alpen

Stell dir vor, du vermietest eine Ferienwohnung in Bayern. Familie Schmidt bucht vom 1. bis 7. August 2026 für 6 Nächte zu je 80 € netto. Dazu kommen:

• Endreinigung: 50 €
• Frühstück (6 Tage): 11 € pro Tag (davon 8 € für Speisen, 3 € für Getränke)
• Kurtaxe: 2,50 € pro Person/Tag (2 Erwachsene)

So sieht die fertige Rechnung aus:

Hinweis:

• Die Kurtaxe wird nicht in die Bemessungsgrundlage für die MwSt einbezogen.
• Der Gesamtbetrag (brutto) enthält alle Steuern und Zuschläge.

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Sonderfälle: Stornierungen, Rabatte, Gewerbekunden & Kleinunternehmer

Nicht jede Buchung läuft nach Plan. Hier sind die wichtigsten Sonderfälle und wie du sie richtig abrechnest:

1. Stornierung oder Teilstornierung

• Vollständige Stornierung: Erstelle eine Gutschrift mit denselben Pflichtangaben wie eine Rechnung. Die Gutschrift muss eine eigene fortlaufende Nummer haben.
  • Beispiel: Familie Schmidt storniert die Buchung komplett. Du erstellst eine Gutschrift über 669,88 € (brutto) mit der Nummer "GUT-2026-001".
• Teilstornierung: Erstelle eine Gutschrift für den stornierten Teil.
  • Beispiel: Familie Schmidt storniert 2 Nächte. Du erstellst eine Gutschrift über 160 € netto (2 × 80 €) und passt die ursprüngliche Rechnung an.

2. Rabatte oder Frühbucherpreise

• Rabatte müssen auf der Rechnung ausgewiesen werden.
  • Beispiel:

    Übernachtung (6 Nächte, regulär 80 €/Nacht) | 480,00 €
    Frühbucherrabatt (10 %) | -48,00 €
    Zwischensumme | 432,00 €
    

• Skonto: Falls du Skonto gewährst (z. B. "2 % bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen"), musst du den ursprünglichen Preis und den Skontobetrag ausweisen.

3. Gewerbekunden (B2B)

• Vermietest du an ein Unternehmen (z. B. für eine Dienstreise), musst du zusätzlich die USt-IdNr. des Kunden angeben.
• Der Kunde kann die Vorsteuer abziehen – aber nur, wenn die Rechnung korrekt ist.
• Beispiel:

  Gast:
  Muster GmbH
  Musterstraße 1
  12345 Musterstadt
  USt-IdNr.: DE123456789
  

4. Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG)

• Nutzt du die Kleinunternehmerregelung, darfst du keine MwSt ausweisen.
• Stattdessen schreibst du auf die Rechnung:

  Keine Umsatzsteuer aufgrund der Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG).
  

• Achtung: Du kannst keine Vorsteuer abziehen und musst die Regelung 5 Jahre beibehalten.

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Fristen: Wann muss die Rechnung raus?

Die Rechnung muss spätestens 6 Monate nach der Leistung ausgestellt werden (§ 14 Abs. 2 UStG). In der Praxis bedeutet das:

Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre (§ 14b UStG). Speichere jede Rechnung digital oder in Papierform – das Finanzamt kann sie jederzeit anfordern.

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Tools & Software: Rechnungen automatisch erstellen

Manuell Rechnungen zu schreiben, ist fehleranfällig und zeitaufwendig. Diese Tools helfen dir, Zeit zu sparen und Fehler zu vermeiden:

1. Excel/Google Sheets

• Vorteil: Kostenlos, flexibel.
• Nachteil: Keine automatische Nummerierung, keine digitale Archivierung.
• Tipp: Nutze eine vorformatierte Tabelle mit Formeln für die MwSt-Berechnung.

2. Rechnungssoftware

• Programme wie lexoffice, easybill oder zimrly erstellen Rechnungen automatisch, berechnen die MwSt und archivieren sie digital.
• Vorteile:
  • Rechtssicher (automatische Pflichtangaben).
  • Zeitsparend (kein manuelles Eintragen).
  • Integration mit Buchhaltungstools wie DATEV (z. B. Ferienwohnung-Rechnungen an DATEV übergeben).
• Kosten: Ab ~10 €/Monat.

3. PMS-Integration (Property-Management-System)

• Viele PMS für Ferienwohnungen haben eine integrierte Rechnungsfunktion.
• Beispiel: zimrly verbindet dein PMS mit lexoffice oder easybill und erstellt Rechnungen automatisch nach dem Check-out.
• Vorteil: Kein manueller Aufwand, alle Daten werden übernommen.

Tipp: Nutze einen kostenlosen MwSt-Rechner, um die Steuersätze schnell zu prüfen.

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Die Kernpunkte des Artikels auf einen Blick.

Das Wichtigste in Kürze

• Rechnung Ferienwohnung Vorlage: Nutze die kostenlose Musterrechnung oben oder lade die Word-/Excel-Vorlage herunter.
• Pflichtangaben: Name, Adresse, Steuernummer, Rechnungsnummer, Leistungszeitraum, Nettobetrag, MwSt-Satz, Bruttobetrag.
• MwSt-Sätze 2026:
  • 7 %: Übernachtung, Endreinigung, Frühstücks-Speisen.
  • 19 %: Frühstücks-Getränke, Parkplatz, Minibar, Wäscheservice.
  • 0 %: Kurtaxe (durchlaufender Posten).
• Frühstück: Speisen (7 %) und Getränke (19 %) müssen getrennt ausgewiesen werden.
• Fristen: Rechnung spätestens 6 Monate nach Leistung, Aufbewahrung 10 Jahre.
• Sonderfälle: Stornierungen (Gutschrift), Rabatte, Gewerbekunden (USt-IdNr.), Kleinunternehmer (§ 19 UStG).
• Tools: Excel, Rechnungssoftware oder PMS-Integration nutzen, um Fehler zu vermeiden.

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Rechnungen für Ferienwohnungen schreiben muss kein Buch mit sieben Siegeln sein. Mit der richtigen Vorlage, den aktuellen Steuersätzen und einem Tool, das dir die Arbeit abnimmt, bist du auf der sicheren Seite – und kannst dich auf das konzentrieren, was wirklich zählt: zufriedene Gäste und eine volle Auslastung.

Falls du Hilfe bei der Automatisierung brauchst, schau dir an, wie zimrly Rechnungen direkt aus deinem PMS erstellt – ohne manuellen Aufwand.