Rechnung Ferienwohnung Vorlage: kostenlose Muster mit Pflichtangaben (2026)

Rechnung Ferienwohnung Vordruck kostenlos: Muster mit allen Pflichtangaben

Du suchst einen Rechnung Ferienwohnung Vordruck kostenlos, den du nur noch anpassen musst? Hier ist dein fertiger Vordruck – als Textbaustein für Word, Excel oder dein Rechnungsprogramm. Die Vorlage enthält alle Pflichtangaben nach § 14 UStG und ist für 2026 aktualisiert.

Rechnung Ferienwohnung Vordruck (Textformat)

[Dein Name oder Firmenname]
[Deine Straße und Hausnummer]
[PLZ Ort]
[Steuernummer oder USt-IdNr.]

**Rechnung**
Nr.: [2026-001]
Datum: [TT.MM.JJJJ]

**Gast:**
[Name des Gastes]
[Adresse des Gastes]

**Leistungszeitraum:** [Anreisedatum] – [Abreisedatum]

**Leistungsbeschreibung:**
Vermietung Ferienwohnung "[Name der Wohnung]", [Anzahl Schlafzimmer/Betten], inkl. Endreinigung

| Position               | Menge | Einzelpreis (netto) | MwSt-Satz | MwSt-Betrag | Gesamtpreis (brutto) |
|------------------------|-------|---------------------|-----------|-------------|----------------------|
| Übernachtung           | [X] Nächte | [XX,XX] €           | 7 %       | [XX,XX] €   | [XXX,XX] €           |
| Endreinigung           | 1     | [XX,XX] €           | 7 %       | [XX,XX] €   | [XX,XX] €            |
| Frühstück (Speisen)    | [X]   | [XX,XX] €           | 7 %       | [XX,XX] €   | [XX,XX] €            |
| Frühstück (Getränke)   | [X]   | [XX,XX] €           | 19 %      | [XX,XX] €   | [XX,XX] €            |
| Kurtaxe                | [X] Personen × [X] Tage | [XX,XX] € | 0 %        | 0,00 €      | [XX,XX] €            |
| **Summe**              |       |                     |           | **[XX,XX] €** | **[XXX,XX] €**       |

**Zahlungsbedingungen:** Zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug.
**Bankverbindung:** [IBAN], [BIC], [Bankname]

Musterrechnung Ferienwohnung Vordruck als Download

Du möchtest den Rechnung Ferienwohnung Vordruck kostenlos direkt nutzen? Hier sind die Download-Links:

• Word-Vorlage (.docx) herunterladen (Platzhalter – Link zum tatsächlichen Download einfügen)
• Excel-Vorlage (.xlsx) herunterladen (Platzhalter – Link zum tatsächlichen Download einfügen)

Wichtig für deinen Vordruck:

• Die Rechnungsnummer muss fortlaufend sein (z. B. "2026-001", "2026-002").
• Die Kurtaxe wird ohne MwSt ausgewiesen (durchlaufender Posten).
• Speichere jede Rechnung 10 Jahre (§ 14b UStG). Nutze dafür z. B. lexoffice, um die Archivierung automatisch zu erledigen.

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Rechnung für Ferienwohnung schreiben: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Du willst nicht nur einen Rechnung Ferienwohnung Vordruck nutzen, sondern verstehen, wie du eine Rechnung korrekt erstellst? Hier ist die Anleitung mit allen Details – inklusive der häufigsten Stolpersteine:

1. Pflichtangaben sammeln

Bevor du die Rechnung schreibst, brauchst du diese Daten: ✅ Deine Daten: Name, Adresse, Steuernummer oder USt-IdNr. (Tipp: Nutze einen kostenlosen MwSt-Rechner, um deine Steuernummer zu prüfen.) ✅ Gastdaten: Vollständiger Name und Adresse (keine Abkürzungen!). ✅ Leistungsdetails: An- und Abreisedatum, Beschreibung der Wohnung (z. B. "Ferienwohnung 'Alpenblick', 2 Schlafzimmer, 4 Betten"). ✅ Preise: Nettobeträge für Übernachtung, Reinigung, Frühstück (aufgeteilt in Speisen/Getränke), Kurtaxe.

Beispiel: Familie Schmidt bucht vom 1. bis 7. August 2026 für 6 Nächte zu je 80 € netto. Dazu kommen:

• Endreinigung: 50 €
• Frühstück (6 Tage): 11 € pro Tag (davon 8 € für Speisen, 3 € für Getränke)
• Kurtaxe: 2,50 € pro Person/Tag (2 Erwachsene)

2. Rechnungsnummer vergeben

• Die Nummer muss einmalig und fortlaufend sein (z. B. "2026-001", "2026-002").
• Tipp: Nutze das Jahr als Präfix, um die Übersicht zu behalten. Bei Stornierungen vergibst du eine Gutschriftsnummer (z. B. "GUT-2026-001").

3. MwSt korrekt berechnen (2026)

Seit 2026 gelten diese Steuersätze für Ferienwohnungen:

Achtung bei Frühstück:

• Bietest du ein "Frühstückspaket" an, musst du die Kosten für Speisen (7 %) und Getränke (19 %) getrennt ausweisen.
• Eine Pauschale von 15 % des Übernachtungspreises für nicht begünstigte Leistungen (inkl. Getränke) ist erlaubt – aber nur, wenn du keine Einzelpreise kennst.

4. Rechnung erstellen

Nutze den kostenlosen Vordruck oben oder ein Tool wie zimrly, um die Rechnung automatisch zu generieren. Achte darauf, dass:

• Nettobetrag, MwSt-Satz und MwSt-Betrag separat ausgewiesen sind.
• Die Kurtaxe ohne MwSt aufgeführt ist.
• Der Gesamtbetrag (brutto) alle Posten enthält.

Beispielrechnung für Familie Schmidt:

5. Rechnung versenden und archivieren

• Versand: Schicke die Rechnung spätestens 6 Monate nach der Leistung (§ 14 Abs. 2 UStG).
  • Bei Barzahlung: Sofort bei Check-out.
  • Bei Überweisung: Mit der Zahlungsaufforderung.
  • Bei Buchung über Plattform (z. B. Airbnb, Booking.com): Die Plattform stellt oft eine Rechnung aus. Du musst trotzdem eine eigene Rechnung an den Gast schicken, wenn du die Leistung direkt abrechnest.
• Archivierung: Speichere die Rechnung 10 Jahre (§ 14b UStG). Nutze dafür eine digitale Lösung (z. B. easybill), um den Überblick zu behalten.

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MwSt in der Ferienwohnung: Was wird mit 7 %, 19 % oder 0 % besteuert?

Die Umsatzsteuer in der Ferienwohnung ist komplex – aber mit diesen Regeln behältst du den Überblick:

7 % MwSt (begünstigte Leistungen)

• Übernachtung: Miete für die Ferienwohnung (auch bei Langzeitmieten über 6 Monate).
• Endreinigung: Pauschale für die Reinigung nach Auszug.
• Frühstück (Speisen): Brötchen, Marmelade, Käse, Aufschnitt.
• Lokaler Nahverkehr: Falls du Tickets für den ÖPNV anbietest.

Beispiel: Du vermietest eine Wohnung in Berlin für 120 € pro Nacht. Die Endreinigung kostet 60 €. Beide Posten werden mit 7 % MwSt besteuert.

19 % MwSt (regulärer Satz)

• Frühstück (Getränke): Kaffee, Tee, Orangensaft, Milch.
• Parkplatz: Stellplatz auf deinem Grundstück (auch wenn er im Mietpreis enthalten ist).
• Wäscheservice: Waschen von Bettwäsche oder Handtüchern.
• Minibar: Getränke und Snacks im Kühlschrank.
• Telefon/Internet: Kosten für WLAN oder Telefonnutzung.

Beispiel: Ein Gast nutzt deinen Wäscheservice für 20 €. Dieser Posten wird mit 19 % MwSt abgerechnet.

0 % MwSt (durchlaufende Posten)

• Kurtaxe: Wird an die Gemeinde weitergeleitet (muss auf der Rechnung separat ausgewiesen werden).
• Kaution: Wird nicht auf der Rechnung ausgewiesen (nur im Mietvertrag).

Praxistipp: Nutze einen kostenlosen MwSt-Rechner, um die Steuersätze schnell zu prüfen – besonders bei gemischten Leistungen wie Frühstück.

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Praxis-Beispiel: Rechnung für eine Woche Urlaub in den Alpen

Stell dir vor, du vermietest eine Ferienwohnung in Bayern. Familie Schmidt bucht vom 1. bis 7. August 2026 für 6 Nächte zu je 80 € netto. Dazu kommen:

• Endreinigung: 50 €
• Frühstück (6 Tage): 11 € pro Tag (davon 8 € für Speisen, 3 € für Getränke)
• Kurtaxe: 2,50 € pro Person/Tag (2 Erwachsene)

So sieht die fertige Rechnung aus:

Hinweis:

• Die Kurtaxe wird nicht in die Bemessungsgrundlage für die MwSt einbezogen.
• Der Gesamtbetrag (brutto) enthält alle Steuern und Zuschläge.

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Sonderfälle: Stornierungen, Rabatte, Gewerbekunden & Kleinunternehmer

Nicht jede Buchung läuft nach Plan. Hier sind die wichtigsten Sonderfälle und wie du sie richtig abrechnest:

1. Stornierung oder Teilstornierung

• Vollständige Stornierung: Erstelle eine Gutschrift mit denselben Pflichtangaben wie eine Rechnung. Die Gutschrift muss eine eigene fortlaufende Nummer haben.
  • Beispiel: Familie Schmidt storniert die Buchung komplett. Du erstellst eine Gutschrift über 669,88 € (brutto) mit der Nummer "GUT-2026-001".
• Teilstornierung: Erstelle eine Gutschrift für den stornierten Teil.
  • Beispiel: Familie Schmidt storniert 2 Nächte. Du erstellst eine Gutschrift über 160 € netto (2 × 80 €) und passt die ursprüngliche Rechnung an.

2. Rabatte oder Frühbucherpreise

• Rabatte müssen auf der Rechnung ausgewiesen werden.
  • Beispiel:

    Übernachtung (6 Nächte, regulär 80 €/Nacht) | 480,00 €
    Frühbucherrabatt (10 %) | -48,00 €
    Zwischensumme | 432,00 €
    

• Skonto: Falls du Skonto gewährst (z. B. "2 % bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen"), musst du den ursprünglichen Preis und den Skontobetrag ausweisen.

3. Gewerbekunden (B2B)

• Vermietest du an ein Unternehmen (z. B. für eine Dienstreise), musst du zusätzlich die USt-IdNr. des Kunden angeben.
• Der Kunde kann die Vorsteuer abziehen – aber nur, wenn die Rechnung korrekt ist.
• Beispiel:

  Gast:
  Muster GmbH
  Musterstraße 1
  12345 Musterstadt
  USt-IdNr.: DE123456789
  

• Tipp: Mehr Details findest du im Artikel Rechnung auf die Firma: Was du vom Gast brauchst.

4. Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG)

• Nutzt du die Kleinunternehmerregelung, darfst du keine MwSt ausweisen.
• Stattdessen schreibst du auf die Rechnung:

  Keine Umsatzsteuer aufgrund der Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG).
  

• Achtung:
  • Du kannst keine Vorsteuer abziehen.
  • Du musst die Regelung 5 Jahre beibehalten.
  • Die Kurtaxe wird trotzdem als durchlaufender Posten ausgewiesen.

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Fristen: Wann muss die Rechnung raus?

Die Rechnung muss spätestens 6 Monate nach der Leistung ausgestellt werden (§ 14 Abs. 2 UStG). In der Praxis bedeutet das:

Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre (§ 14b UStG). Speichere jede Rechnung digital oder in Papierform – das Finanzamt kann sie jederzeit anfordern.

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Tools & Software: Rechnungen automatisch erstellen

Manuell Rechnungen zu schreiben, ist fehleranfällig und zeitaufwendig. Diese Tools helfen dir, Zeit zu sparen und Fehler zu vermeiden:

1. Excel/Google Sheets

• Vorteil: Kostenlos, flexibel.
• Nachteil: Keine automatische Nummerierung, keine digitale Archivierung.
• Tipp: Nutze eine vorformatierte Tabelle mit Formeln für die MwSt-Berechnung.

2. Rechnungssoftware

• Programme wie lexoffice oder easybill erstellen Rechnungen automatisch, berechnen die MwSt und archivieren sie digital.
• Vorteile:
  • Rechtssicher (automatische Pflichtangaben).
  • Zeitsparend (kein manuelles Eintragen).
  • Integration mit Buchhaltungstools wie DATEV.
• Kosten: Ab ~10 €/Monat.

3. PMS mit DATEV/Steuerintegration (für Deutschland)

Du fragst dich: "Gibt es ein Apartment-PMS mit DATEV/Steuerintegration für Deutschland?" Ja – und es spart dir viel Zeit. Hier sind die Optionen:

• zimrly: Verbindet dein PMS mit lexoffice oder easybill und erstellt Rechnungen automatisch nach dem Check-out. Die Daten werden direkt an DATEV übergeben.
• Andere PMS: Viele Systeme (z. B. Clock PMS, Cloudbeds) bieten Schnittstellen zu Buchhaltungstools an. Prüfe, ob dein PMS DATEV-Export unterstützt.

Beispiel: Du nutzt zimrly für deine 12-Zimmer-Ferienwohnung in Sylt. Nach dem Check-out von Familie Meier wird automatisch eine Rechnung erstellt, die Kurtaxe berechnet und die Daten an DATEV übergeben – ohne manuellen Aufwand.

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Das Wichtigste in Kürze

• Rechnung Ferienwohnung Vordruck kostenlos: Nutze die Musterrechnung oben oder lade die Word-/Excel-Vorlage herunter.
• Pflichtangaben: Name, Adresse, Steuernummer, Rechnungsnummer, Leistungszeitraum, Nettobetrag, MwSt-Satz, Bruttobetrag.
• MwSt-Sätze 2026:
  • 7 %: Übernachtung, Endreinigung, Frühstücks-Speisen.
  • 19 %: Frühstücks-Getränke, Parkplatz, Minibar, Wäscheservice.
  • 0 %: Kurtaxe (durchlaufender Posten).
• Frühstück: Speisen (7 %) und Getränke (19 %) müssen getrennt ausgewiesen werden.
• Fristen: Rechnung spätestens 6 Monate nach Leistung, Aufbewahrung 10 Jahre.
• Sonderfälle:
  • Stornierungen (Gutschrift mit eigener Nummer).
  • Rabatte (müssen auf der Rechnung stehen).
  • Gewerbekunden (USt-IdNr. angeben).
  • Kleinunternehmer (§ 19 UStG: keine MwSt ausweisen).
• Tools:
  • Excel für einfache Fälle.
  • Rechnungssoftware (z. B. lexoffice, easybill) für mehr Sicherheit.
  • PMS mit DATEV-Integration (z. B. zimrly) für volle Automatisierung.

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Rechnungen für Ferienwohnungen schreiben ist kein Hexenwerk. Mit dem richtigen Vordruck, den aktuellen Steuersätzen und einem Tool, das dir die Arbeit abnimmt, bist du auf der sicheren Seite. Und wenn du es noch einfacher haben willst: Probier aus, wie zimrly Rechnungen automatisch aus deinem PMS erstellt – ohne manuellen Aufwand.