Rechnung für Ferienwohnung schreiben: Vorlage mit allen Pflichtangaben (2026)
So erstellst du eine rechtssichere Rechnung für deine Ferienwohnung – mit kostenloser Vorlage, Steuersätzen und Beispielen für 7 % und 19 % MwSt.
Du hast gerade den Check-out für Familie Müller abgeschlossen. Die Gäste sind zufrieden, das Haus ist geputzt – doch jetzt fehlt noch eines: die Rechnung. Nicht irgendeine, sondern eine, die das Finanzamt akzeptiert, die Kurtaxe korrekt ausweist und die neuen Umsatzsteuersätze von 2026 berücksichtigt. Wo fängst du an? Welche Angaben sind Pflicht? Und wie vermeidest du teure Fehler?
Hier erfährst du, wie du eine Rechnung für deine Ferienwohnung schreibst – mit einer kostenlosen Vorlage, die du sofort nutzen kannst, und allen Details zu Steuersätzen, Fristen und Sonderfällen.
Rechnung für Ferienwohnung: Das muss drinstehen (Pflichtangaben 2026)
Eine Rechnung für deine Ferienwohnung ist kein formloses Schreiben, sondern ein steuerrelevantes Dokument. Fehlt eine Pflichtangabe, kann das Finanzamt die Vorsteuer kürzen – oder du musst die Rechnung nachträglich korrigieren. Das kostet Zeit und Nerven.
Diese Angaben müssen auf jeder Rechnung stehen (§ 14 Abs. 4 UStG, gesetze-im-internet.de):
- Dein vollständiger Name und Anschrift (als Vermieter)
- Name und Anschrift des Gastes (vollständig, keine Abkürzungen)
- Deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
- Rechnungsdatum (Tag der Ausstellung)
- Fortlaufende Rechnungsnummer (einmalig, keine Lücken)
- Leistungszeitraum (An- und Abreisedatum, z. B. "01.08.2026 – 07.08.2026")
- Beschreibung der Leistung (z. B. "Vermietung Ferienwohnung 'Alpenblick', 2 Schlafzimmer, inkl. Endreinigung")
- Entgelt (Nettobetrag pro Posten)
- Steuersatz und Steuerbetrag (getrennt für 7 % und 19 %, siehe unten)
- Gesamtbetrag (brutto, inkl. aller Steuern und Zuschläge)
Wichtig: Seit 2026 gilt das Aufteilungsgebot für Speisen und Getränke (§ 12 Abs. 2 Nr. 11 UStG). Bietest du Frühstück an, musst du die Kosten für Speisen (7 %) und Getränke (19 %) separat ausweisen.
MwSt in der Ferienwohnung: Was wird mit 7 %, 19 % oder 0 % besteuert?
Die Umsatzsteuer in der Ferienwohnung ist ein Minenfeld – aber mit klaren Regeln. Seit 2026 gelten diese Sätze:
| Leistung | MwSt-Satz | Beispiel |
|---|---|---|
| Übernachtung | 7 % | Miete für das Appartement |
| Endreinigung | 7 % | Pauschale für die Reinigung nach Auszug |
| Frühstück (Speisen) | 7 % | Brötchen, Marmelade, Käseplatte |
| Frühstück (Getränke) | 19 % | Kaffee, Orangensaft, Milch |
| Kurtaxe | 0 % | Durchlaufender Posten, keine MwSt |
| Parkplatz | 19 % | Stellplatz auf dem Grundstück |
| Wäscheservice | 19 % | Bettwäsche oder Handtücher waschen |
| Minibar | 19 % | Getränke und Snacks im Kühlschrank |
Praxistipp: Bietest du ein "Frühstückspaket" an, musst du die Kosten für Speisen und Getränke aufteilen. Eine Pauschale von 15 % des Übernachtungspreises für nicht begünstigte Leistungen (inkl. Getränke) ist erlaubt – aber nur, wenn du keine Einzelpreise kennst.
Rechnungsvorlage für Ferienwohnung (kostenlos zum Download)
Hier ist eine fertige Vorlage, die du für deine Rechnungen nutzen kannst. Kopiere den Text in eine Word-Datei oder ein Rechnungsprogramm und passe die Platzhalter an:
[Dein Name]
[Deine Adresse]
[Steuernummer/USt-IdNr.]
Rechnung Nr.: [2026-001]
Datum: [30.07.2026]
Gast:
[Name des Gastes]
[Adresse des Gastes]
Leistungszeitraum: [01.08.2026 – 07.08.2026]
Leistung:
Vermietung Ferienwohnung "[Name der Wohnung]", 2 Schlafzimmer, inkl. Endreinigung
| Position | Menge | Einzelpreis (netto) | MwSt-Satz | MwSt-Betrag | Gesamtpreis (brutto) |
|----------|-------|---------------------|-----------|-------------|----------------------|
| Übernachtung | 6 Nächte | 80,00 € | 7 % | 33,60 € | 513,60 € |
| Endreinigung | 1 | 50,00 € | 7 % | 3,50 € | 53,50 € |
| Frühstück (Speisen) | 6 | 8,00 € | 7 % | 3,36 € | 51,36 € |
| Frühstück (Getränke) | 6 | 3,00 € | 19 % | 3,42 € | 21,42 € |
| Kurtaxe | 6 | 2,50 € | 0 % | 0,00 € | 15,00 € |
| **Summe** | | | | **43,88 €** | **654,88 €** |
Zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug.
[Deine Bankverbindung]
Wichtig:
- Die Kurtaxe wird nicht mit MwSt besteuert. Sie ist ein durchlaufender Posten und muss separat ausgewiesen werden.
- Die Rechnungsnummer muss fortlaufend sein. Beginne z. B. mit "2026-001" und zähle hoch.
- Speichere jede Rechnung 10 Jahre lang (§ 14b UStG).
Praxis-Beispiel: Rechnung für eine Woche Urlaub in den Alpen
Stell dir vor, du vermietest eine Ferienwohnung in Bayern. Familie Schmidt bucht vom 1. bis 7. August 2026 für 6 Nächte zu je 80 € netto. Dazu kommen:
- Endreinigung: 50 €
- Frühstück (6 Tage): 11 € pro Tag (davon 8 € für Speisen, 3 € für Getränke)
- Kurtaxe: 2,50 € pro Person/Tag (2 Erwachsene)
So sieht die Rechnung aus:
| Position | Netto | MwSt-Satz | MwSt | Brutto |
|---|---|---|---|---|
| Übernachtung (6 × 80 €) | 480,00 € | 7 % | 33,60 € | 513,60 € |
| Endreinigung | 50,00 € | 7 % | 3,50 € | 53,50 € |
| Frühstück (Speisen, 6 × 8 €) | 48,00 € | 7 % | 3,36 € | 51,36 € |
| Frühstück (Getränke, 6 × 3 €) | 18,00 € | 19 % | 3,42 € | 21,42 € |
| Kurtaxe (6 × 2 × 2,50 €) | 30,00 € | 0 % | 0,00 € | 30,00 € |
| Summe | 626,00 € | 43,88 € | 669,88 € |
Hinweis: Die Kurtaxe wird nicht in die Bemessungsgrundlage für die MwSt einbezogen. Sie erhöht nur den Bruttobetrag, nicht den Steuerbetrag.
Sonderfälle: Was tun bei Stornierungen, Rabatten oder Gewerbekunden?
Nicht jede Rechnung ist eine Standardbuchung. Hier die wichtigsten Sonderfälle:
1. Stornierung oder Teilstornierung
- Stornierst du eine Buchung, musst du eine Gutschrift ausstellen. Die Gutschrift muss dieselben Pflichtangaben enthalten wie eine Rechnung und eine eigene fortlaufende Nummer haben.
- Beispiel: Familie Schmidt storniert 2 Nächte. Du erstellst eine Gutschrift über 160 € (2 × 80 €) und ziehst diesen Betrag von der ursprünglichen Rechnung ab.
2. Rabatte oder Frühbucherpreise
- Gewährst du einen Rabatt, musst du den ursprünglichen Preis und den Rabattbetrag ausweisen.
- Beispiel:
Übernachtung (6 Nächte, regulär 80 €/Nacht) | 480,00 € Frühbucherrabatt (10 %) | -48,00 € Zwischensumme | 432,00 €
3. Gewerbekunden (B2B)
- Vermietest du an ein Unternehmen (z. B. für eine Dienstreise), musst du zusätzlich die USt-IdNr. des Kunden angeben.
- Der Kunde kann die Vorsteuer abziehen – aber nur, wenn die Rechnung korrekt ist.
4. Kleinunternehmerregelung
- Nutzt du die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG), darfst du keine MwSt ausweisen. Stattdessen schreibst du:
Keine Umsatzsteuer aufgrund der Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG).
Fristen: Wann muss die Rechnung raus?
Die Rechnung muss spätestens 6 Monate nach der Leistung ausgestellt werden (§ 14 Abs. 2 UStG). In der Praxis bedeutet das:
- Bei Barzahlung: Rechnung sofort ausstellen (z. B. bei Check-out).
- Bei Überweisung: Rechnung spätestens mit der Zahlungsaufforderung schicken.
- Bei Buchungen über Plattformen (z. B. Airbnb, Booking.com): Die Plattform stellt oft eine Rechnung aus. Du musst trotzdem eine eigene Rechnung an den Gast schicken, wenn du die Leistung direkt abrechnest.
Achtung: Die Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre (§ 14b UStG). Speichere jede Rechnung digital oder in Papierform – das Finanzamt kann sie jederzeit anfordern.
Tools & Software: Rechnungen automatisch erstellen
Manuell Rechnungen zu schreiben, ist fehleranfällig und zeitaufwendig. Diese Tools helfen dir, Zeit zu sparen und Fehler zu vermeiden:
Excel/Google Sheets
- Nutze eine vorformatierte Tabelle mit Formeln für die MwSt-Berechnung.
- Vorteil: Kostenlos, flexibel.
- Nachteil: Keine automatische Nummerierung, keine digitale Archivierung.
Rechnungssoftware
- Programme wie lexoffice, easybill oder zimrly erstellen Rechnungen automatisch, berechnen die MwSt und archivieren sie digital.
- Vorteil: Rechtssicher, zeitsparend, integriert mit Buchhaltungstools wie DATEV.
- Nachteil: Kosten (ab ~10 €/Monat).
PMS-Integration
- Viele Property-Management-Systeme (PMS) für Ferienwohnungen haben eine integrierte Rechnungsfunktion.
- Beispiel: zimrly verbindet dein PMS mit lexoffice und erstellt Rechnungen automatisch nach dem Check-out.
Tipp: Nutze einen kostenlosen MwSt-Rechner, um die Steuersätze schnell zu prüfen.
Das Wichtigste in Kürze
- Pflichtangaben: Name, Adresse, Steuernummer, Rechnungsnummer, Leistungszeitraum, Nettobetrag, MwSt-Satz, Bruttobetrag.
- MwSt-Sätze 2026:
- 7 %: Übernachtung, Endreinigung, Frühstücks-Speisen.
- 19 %: Frühstücks-Getränke, Parkplatz, Minibar, Wäscheservice.
- 0 %: Kurtaxe (durchlaufender Posten).
- Frühstück: Speisen (7 %) und Getränke (19 %) müssen getrennt ausgewiesen werden.
- Fristen: Rechnung spätestens 6 Monate nach Leistung, Aufbewahrung 10 Jahre.
- Tools: Excel, Rechnungssoftware oder PMS-Integration nutzen, um Fehler zu vermeiden.
Rechnungen schreiben muss kein Buch mit sieben Siegeln sein. Mit der richtigen Vorlage, den aktuellen Steuersätzen und einem Tool, das dir die Arbeit abnimmt, bist du auf der sicheren Seite – und kannst dich auf das konzentrieren, was wirklich zählt: zufriedene Gäste und eine volle Auslastung.
Falls du Hilfe bei der Automatisierung brauchst, schau dir an, wie zimrly Rechnungen direkt aus deinem PMS erstellt – ohne manuellen Aufwand.