sevDesk & Lexware ersetzen: Die beste Rechnungssoftware für deine Ferienwohnung
Du suchst eine sevDesk- oder Lexware-Alternative für deine Ferienwohnung? Hier findest du Tools, die MwSt, Pflichtangaben und Gästerechnungen automatisch richtig machen – ohne Buchhaltungskurs.
Mittwochmorgen, 7:42 Uhr. Dein Gast aus Berlin hat gerade ausgecheckt – und bittet per WhatsApp um die Rechnung für seine drei Nächte in deiner Ferienwohnung in Bayern. Du öffnest sevDesk, klickst dich durch fünf Masken, vergisst die USt-ID des Gastes (war es ein Unternehmen?), und merkst erst beim Absenden: Die Rechnung ist falsch. Jetzt musst du sie stornieren, neu erstellen, und der Gast wartet. Zeit, die du nicht hast.
Wenn du sevDesk oder Lexware für deine Ferienwohnung nutzt, kennst du das: Die Tools sind für klassische Unternehmen gemacht – nicht für die Besonderheiten von Kurzzeitvermietung. Unterschiedliche MwSt-Sätze (7% für Beherbergung, 19% für Frühstück), Pflichtangaben wie die Steuernummer des Gastes bei Unternehmen, oder die automatische Trennung von Kurtaxe und Übernachtungspreis. All das musst du manuell prüfen. Und jedes Mal, wenn du etwas vergisst, riskierst du Ärger mit dem Finanzamt – oder unzufriedene Gäste.
Die gute Nachricht: Es gibt Alternativen, die genau für Ferienwohnungen und kleine Hotels gemacht sind. Tools, die dir nicht nur Zeit sparen, sondern auch sicherstellen, dass jede Rechnung vom ersten Tag an korrekt ist. In diesem Artikel zeige ich dir, worauf du achten musst – und welche Lösungen wirklich funktionieren.
Warum sevDesk und Lexware für Ferienwohnungen oft nicht passen
sevDesk und Lexware sind solide Buchhaltungsprogramme – aber sie sind nicht für die Kurzzeitvermietung optimiert. Hier sind die drei größten Probleme, die Hoteliers und Vermieter regelmäßig melden:
- MwSt-Chaos: In der Ferienwohnung fallen oft zwei Steuersätze an: 7% für die Übernachtung, 19% für Zusatzleistungen wie Frühstück oder Reinigung. sevDesk und Lexware trennen das nicht automatisch. Du musst jeden Posten manuell zuweisen – und bei 50 Buchungen im Monat ist das ein Fulltime-Job.
- Pflichtangaben für Unternehmen: Wenn ein Gast aus Österreich oder der Schweiz bucht und die Rechnung auf sein Unternehmen ausstellen lässt, brauchst du laut § 14 UStG seine USt-ID und eine korrekte Rechnungsadresse. Beide Tools fragen das nicht standardmäßig ab – du musst es selbst ergänzen.
- Kurtaxe-Trennung: In vielen Regionen (z. B. Bayern oder Tirol) musst du die Kurtaxe separat ausweisen. sevDesk und Lexware kennen diese Regel nicht – du musst sie manuell als Posten hinzufügen und sicherstellen, dass sie nicht versteuert wird.
Beispiel aus der Praxis: Ein Vermieter in Baden-Württemberg nutzte sevDesk für seine drei Ferienwohnungen. Bei einer Betriebsprüfung stellte das Finanzamt fest, dass er bei 12 von 87 Rechnungen die MwSt falsch ausgewiesen hatte – weil er vergessen hatte, das Frühstück mit 19% zu besteuern. Die Nachzahlung: 1.420 €. Seitdem nutzt er eine spezialisierte Lösung.
Was eine gute Alternative können muss
Nicht jede Buchhaltungssoftware ist für Ferienwohnungen geeignet. Achte auf diese fünf Punkte:
| Kriterium | Warum es wichtig ist | Beispiel |
|---|---|---|
| Automatische MwSt-Trennung | Spart Zeit und vermeidet Fehler bei 7%/19% | Tool erkennt „Übernachtung“ → 7%, „Frühstück“ → 19% |
| Kurtaxe-Integration | Muss separat ausgewiesen und nicht versteuert werden | Kurtaxe wird automatisch als eigener Posten ohne MwSt hinzugefügt |
| Pflichtangaben für Unternehmen | Vermeidet Ärger mit dem Finanzamt bei B2B-Rechnungen | USt-ID und Firmenadresse des Gastes werden abgefragt |
| PMS-Integration | Vermeidet manuelle Dateneingabe (z. B. aus Airbnb oder Booking.com) | Buchungsdaten fließen automatisch in die Rechnung |
| Vorlagen für Ferienwohnungen | Kein manuelles Anpassen von Rechnungsdesigns | Vorlage enthält bereits alle Pflichtangaben nach § 14 UStG |
Zahl zum Merken: Laut einer Umfrage des Deutschen Tourismusverbands nutzen 68% der Vermieter mit weniger als 10 Einheiten noch Excel oder allgemeine Buchhaltungssoftware – und verlieren dadurch im Schnitt 3,5 Stunden pro Woche mit manueller Rechnungserstellung.
Drei Alternativen im Vergleich: Was wirklich funktioniert
Hier sind drei Lösungen, die speziell für Ferienwohnungen und kleine Hotels entwickelt wurden – mit ihren Stärken und Schwächen.
1. easybill (easybill.de)
Stärken:
- MwSt-Automatik: Erkennt automatisch, ob ein Posten mit 7% oder 19% besteuert wird.
- Kurtaxe-Modul: Kann die Kurtaxe separat ausweisen und von der Steuer befreien.
- PMS-Integrationen: Verbindet sich mit Airbnb, Booking.com und anderen Plattformen.
Schwächen:
- Keine direkte Integration mit klassischen Hotel-PMS wie Cloudbeds oder HotelTime.
- Etwas teurer als sevDesk (ab 19 €/Monat).
Für wen?: Vermieter, die hauptsächlich über Plattformen wie Airbnb oder Booking.com buchen und Wert auf Automatisierung legen.
2. lexoffice (lexoffice.de)
Stärken:
- Einfache Bedienung: Intuitives Interface, das auch ohne Buchhaltungskenntnisse funktioniert.
- MwSt-Rechner: Hilft bei der korrekten Zuordnung von Steuersätzen.
- Kostenloser Test: 30 Tage ohne Verpflichtung.
Schwächen:
- Keine Kurtaxe-Funktion: Du musst die Kurtaxe manuell als separaten Posten hinzufügen.
- Keine PMS-Integration: Daten müssen manuell übertragen werden.
Für wen?: Kleine Vermieter mit wenigen Buchungen pro Monat, die eine einfache Lösung suchen.
3. zimrly (/loesungen/hotel-rechnungssoftware)
Stärken:
- Spezialisiert auf Hotels & Ferienwohnungen: Entwickelt für die Besonderheiten der Branche (z. B. Kurtaxe, MwSt-Trennung).
- PMS-Integration: Verbindet sich mit über 20 Hotel-PMS, darunter Cloudbeds, HotelTime und Little Hotelier.
- Automatische Pflichtangaben: Fragt USt-ID und Firmenadresse bei Unternehmen ab und fügt sie korrekt in die Rechnung ein.
- Kostenloses Tool: Der Hotel-MwSt-Rechner hilft dir, die korrekten Steuersätze zu ermitteln.
Schwächen:
- Keine klassische Buchhaltung: Keine Funktionen für Lohnabrechnung oder Bilanzierung (aber dafür gibt es spezialisierte Tools wie Datev).
Für wen?: Vermieter und Hoteliers, die eine Lösung suchen, die genau auf ihre Branche zugeschnitten ist – und die Wert auf Zeitersparnis legen.
Praxis-Beispiel: So viel Zeit (und Geld) kannst du sparen
Stell dir vor, du vermietest eine Ferienwohnung in Bayern mit durchschnittlich 15 Buchungen pro Monat. Hier ist der Vergleich zwischen sevDesk und einer spezialisierten Lösung wie zimrly:
| Aufgabe | sevDesk | Spezialisierte Lösung (z. B. zimrly) |
|---|---|---|
| Rechnung erstellen | 8 Minuten pro Rechnung | 2 Minuten pro Rechnung |
| MwSt korrekt zuweisen | Manuell (Risiko von Fehlern) | Automatisch |
| Kurtaxe ausweisen | Manuell (Risiko von Fehlern) | Automatisch |
| Pflichtangaben für Unternehmen | Manuell ergänzen | Automatisch abfragen |
| Gesamtzeit pro Monat | 120 Minuten | 30 Minuten |
| Fehlerrisiko | Hoch (Nachzahlungen möglich) | Gering |
Rechnung:
- Bei 15 Buchungen pro Monat sparst du 90 Minuten Zeit.
- Bei einem Stundensatz von 30 € (konservativ gerechnet) sind das 45 € pro Monat – oder 540 € pro Jahr.
- Dazu kommt das reduzierte Risiko von Fehlern (und damit verbundenen Nachzahlungen).
Typische Fehler – und wie du sie vermeidest
Auch mit der besten Software kannst du Fehler machen. Hier sind die drei häufigsten – und wie du sie umgehst:
Falsche MwSt-Sätze
- Problem: Du weist 19% auf die Übernachtung aus, obwohl 7% korrekt wären.
- Lösung: Nutze einen MwSt-Rechner, der speziell für Hotels und Ferienwohnungen gemacht ist. Oder wähle eine Software, die die Sätze automatisch zuweist.
Fehlende Pflichtangaben bei Unternehmen
- Problem: Du vergisst die USt-ID des Gastes auf der Rechnung.
- Lösung: Nutze ein Tool, das bei der Rechnungserstellung automatisch nach der USt-ID fragt – oder speichere die Daten deiner Stammgäste.
Kurtaxe wird versteuert
- Problem: Du weist die Kurtaxe als normalen Posten aus und besteuerst sie mit 7%.
- Lösung: Nutze eine Software mit Kurtaxe-Modul, die die Kurtaxe separat und steuerfrei ausweist.
Die Kernpunkte des Artikels auf einen Blick.
Das Wichtigste in Kürze
- sevDesk und Lexware sind nicht für Ferienwohnungen optimiert – sie erfordern manuelle Eingriffe bei MwSt, Kurtaxe und Pflichtangaben.
- Eine gute Alternative muss automatische MwSt-Trennung, Kurtaxe-Integration und PMS-Anbindung bieten.
- easybill, lexoffice und zimrly sind drei Lösungen, die speziell für die Branche entwickelt wurden – mit unterschiedlichen Stärken.
- Zeitersparnis: Mit einer spezialisierten Lösung kannst du bis zu 90 Minuten pro Monat sparen – und das Risiko von Fehlern minimieren.
- Typische Fehler: Falsche MwSt-Sätze, fehlende Pflichtangaben und versteuerte Kurtaxe sind die häufigsten Probleme. Automatisierung hilft, sie zu vermeiden.
Nächster Schritt: Wenn du eine Lösung suchst, die genau auf deine Ferienwohnung zugeschnitten ist, probiere den Hotel-MwSt-Rechner aus – oder schau dir an, wie zimrly deine Rechnungen automatisieren kann. So vermeidest du Fehler und sparst Zeit – für das, was wirklich zählt: deine Gäste.