Hotelrechnung richtig schreiben: Pflichtangaben, 7 % oder 19 %, typische Fehler
Wie schreibst du eine korrekte Hotelrechnung? Pflichtangaben nach § 14 UStG, die 7/19-Prozent-Falle beim Frühstück und ein vollständiges Muster mit Beträgen.
Freitagnachmittag an der Rezeption. Der Gast checkt aus, will schnell weiter zum Zug und braucht „nur eben die Rechnung". Du druckst sie aus dem Kassensystem, er unterschreibt, fertig. Zwei Wochen später liegt die Reklamation im Postfach: Die Buchhaltung seiner Firma erkennt die Rechnung nicht an, weil ein Frühstück mit 7 % statt 19 % ausgewiesen ist und deine Steuernummer fehlt. Jetzt korrigierst du nach – und im schlimmsten Fall zahlst du dem Finanzamt die Differenz aus eigener Tasche.
Eine Hotelrechnung ist mehr als ein Kassenbon. Sie muss die Pflichtangaben nach § 14 UStG tragen, sie muss die Steuersätze korrekt trennen und sie muss GoBD-konform archiviert werden. Wer diese drei Punkte beherrscht, hat das Thema erledigt. Dieser Artikel zeigt sie im Detail – inklusive vollständigem Muster mit echten Beträgen.
Welche Pflichtangaben muss eine Hotelrechnung enthalten?
Jede Rechnung über mehr als 250 € brutto braucht nach § 14 UStG einen festen Satz an Angaben. Fehlt einer, ist die Rechnung formal falsch – und der Firmenkunde darf die Vorsteuer nicht ziehen:
- Vollständiger Name und Anschrift von Hotel und Gast
- Deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Ausstellungsdatum und eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
- Leistungszeitraum – bei Hotels also der Aufenthalt von/bis, nicht nur das Rechnungsdatum
- Art und Menge der Leistung (Übernachtung, Frühstück, Parkplatz …)
- Nettobetrag je Steuersatz, der Steuersatz selbst und der Steuerbetrag
- Bei Rechnungen bis 250 € brutto (Kleinbetragsrechnung) genügen reduzierte Angaben – aber Datum, Leistung und Bruttobetrag mit Steuersatz sind immer Pflicht.
Der häufigste Formfehler ist eine doppelt vergebene oder springende Rechnungsnummer. Sie muss lückenlos und einmalig sein – Prüfer schauen genau darauf.
Die 7-oder-19-Prozent-Falle: Frühstück getrennt ausweisen
Hier verlieren die meisten Hoteliers Geld. In Deutschland gilt für die Übernachtung der ermäßigte Satz von 7 %, für alle anderen Leistungen aber 19 % – das ist das sogenannte Aufteilungsgebot. Frühstück, Minibar, Parkplatz, Wellness und Konferenzräume sind mit 19 % zu versteuern, selbst wenn sie im Zimmerpreis „inklusive" wirken.
Rechnest du das Frühstück fälschlich mit 7 % ab, schuldest du dem Finanzamt trotzdem die 19 % – die Differenz zahlst du nach. Umgekehrt darfst du den Frühstücksanteil nicht künstlich kleinrechnen: Die Finanzverwaltung akzeptiert einen pauschalen Ansatz, erwartet aber einen realistischen Wert. Ein separater Frühstückspreis von 12–15 € pro Person und Tag ist üblich und unproblematisch.
| Leistung | Netto | Steuersatz | Steuerbetrag |
|---|---|---|---|
| Übernachtung (3 Nächte) | 210,00 € | 7 % | 14,70 € |
| Frühstück (2 Pers. × 3 Tage) | 63,03 € | 19 % | 11,97 € |
| Parkplatz (3 Tage) | 15,13 € | 19 % | 2,87 € |
| Summe | 288,16 € | – | 29,54 € |
Der Bruttobetrag dieser Rechnung liegt bei 317,70 €. Wichtig: Die beiden Steuersätze müssen getrennt ausgewiesen sein, sonst ist die Rechnung angreifbar. Wer unsicher ist, welcher Anteil mit welchem Satz zu rechnen ist, findet im Mehrwertsteuer-Rechner eine schnelle Kontrolle.
Muster: So sieht eine korrekte Hotelrechnung aus
Setzen wir das Beispiel oben zusammen. Eine vollständige, prüfsichere Hotelrechnung enthält:
- Kopf: Hotel MYA · Musterstraße 1 · 56330 Kobern-Gondorf · Steuernr. 12/345/67890
- Empfänger: Bau GmbH · Industrieweg 4 · 70565 Stuttgart
- Rechnungsnummer: 2026-0417 · Datum: 07.07.2026 · Aufenthalt: 04.–07.07.2026
- Positionen: wie in der Tabelle, je Zeile mit Netto, Steuersatz und Steuerbetrag
- Summenblock: Netto 288,16 € · USt 7 % = 14,70 € · USt 19 % = 15,84 € · Brutto 317,70 €
- Zahlungshinweis: „Betrag dankend erhalten" oder Zahlungsziel mit Bankverbindung
Genau dieses Trennen der Steuersätze ist der Punkt, an dem PMS-Ausdrucke oft scheitern – viele werfen alles in einen 7-%-Topf. Eine dedizierte Rechnungssoftware fürs Hotel rechnet die Sätze automatisch auseinander und vergibt fortlaufende Nummern ohne Lücke.
GoBD: Warum du Rechnungen nicht in Word schreiben solltest
Eine formal korrekte Rechnung reicht nicht – sie muss auch unveränderbar gespeichert werden. Die GoBD verlangen, dass steuerlich relevante Belege zehn Jahre lang nachvollziehbar und nicht nachträglich manipulierbar aufbewahrt werden (§ 147 AO).
Eine Word- oder Excel-Datei, die du jederzeit überschreiben kannst, erfüllt das nicht. Im Betriebsprüfungsfall gilt sie als nicht ordnungsgemäß, was die gesamte Buchführung angreifbar macht. Sauber ist es, wenn die Software jede Rechnung nach dem Erstellen festschreibt, sie als PDF archiviert und einen DATEV-Export für den Steuerberater bereitstellt. Eine praktische Vorab-Kontrolle bietet die GoBD-Rechnungs-Checkliste.
Sonderfall Firmen- und Sammelrechnung
Bei Geschäftsreisenden und Monteuren kommt oft der Wunsch nach einer Rechnung auf die Firma oder einer Sammelrechnung über mehrere Aufenthalte. Zwei Dinge sind hier entscheidend:
- Rechnungsempfänger ist die Firma, nicht der Gast – Name und Anschrift müssen exakt stimmen, sonst scheitert der Vorsteuerabzug.
- Bei Sammelrechnungen muss jeder Aufenthalt mit eigenem Leistungszeitraum aufgeführt sein; ein pauschaler Sammelposten ohne Einzelnachweis wird beanstandet.
Wie du das für Langzeitgäste und Crews im Detail abwickelst, steht im Leitfaden zur Monteurzimmer-Firmenrechnung.
Das Wichtigste in Kürze
- Pflichtangaben nach § 14 UStG: Namen, Anschriften, Steuernummer, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungszeitraum, Netto/Steuersatz/Steuerbetrag.
- Übernachtung 7 %, alles andere 19 % – Frühstück, Parkplatz und Minibar immer getrennt ausweisen, sonst zahlst du die Differenz nach.
- Rechnungsnummern müssen lückenlos und einmalig sein.
- Belege GoBD-konform und unveränderbar zehn Jahre archivieren – Word/Excel reicht nicht.
- Firmen- und Sammelrechnungen brauchen den korrekten Empfänger und je Aufenthalt einen eigenen Leistungszeitraum.