Hotelrechnung & Buchhaltung: Pflichten, Muster und Tools für Gastgeber
Rechnungen für Airbnb, Monteurzimmer oder Crews korrekt schreiben – mit MwSt, Fristen und Integration in Tools wie Crewmeister. So vermeidest du Ärger mit dem Finanzamt.
Du stehst um 6 Uhr auf, weil der Monteur aus Köln schon um 7 Uhr abreisen will. Er zahlt bar, verlangt aber eine „richtige Rechnung mit MwSt“ – und du hast keine Ahnung, ob dein handgeschriebener Zettel ausreicht. Oder: Airbnb bucht automatisch die Provision ab, aber dein Steuerberater fragt nach einer Rechnung für dein Unternehmen. Und dann ist da noch Crewmeister, das dir zwar die Stunden der Reinigungskraft trackt, aber keine Rechnungen für die Zimmerbuchungen der Filmcrew ausspuckt.
Rechnungen und Buchhaltung sind kein Papierkram – sie entscheiden, ob du Steuern sparst oder Ärger mit dem Finanzamt riskierst. Dieser Artikel zeigt dir, wie du Rechnungen für Hotels, Monteurzimmer und Airbnb-Gäste korrekt erstellst, welche Pflichtangaben nicht fehlen dürfen und wie du Tools wie Crewmeister nahtlos in deine Buchhaltung integrierst.
Warum deine Hotelrechnung mehr ist als ein Kassenbon
Eine Hotelrechnung ist kein netter Service für den Gast – sie ist ein rechtliches Dokument, das strengen Vorgaben unterliegt. Fehlen Pflichtangaben, kann das Finanzamt die Rechnung ablehnen. Das bedeutet: Du verlierst den Vorsteuerabzug und musst die Umsatzsteuer nachzahlen.
Die wichtigsten Fakten auf einen Blick:
- Pflichtangaben: § 14 UStG listet genau auf, was auf eine Rechnung muss (mehr dazu im nächsten Abschnitt).
- Fristen: Rechnungen müssen innerhalb von 6 Monaten nach Leistungserbringung ausgestellt werden (§ 14 Abs. 2 UStG).
- Aufbewahrungspflicht: 10 Jahre – digital oder auf Papier (GoBD).
Ein typischer Fehler: Viele Gastgeber schreiben Rechnungen nur für Firmenkunden (z. B. Monteure oder Filmcrews), aber nicht für Privatgäste. Doch auch hier gilt: Jede Beherbergungsleistung muss dokumentiert werden, selbst wenn der Gast bar zahlt.
Pflichtangaben auf der Hotelrechnung: Das muss draufstehen
Eine Rechnung für ein Hotelzimmer oder eine Ferienwohnung muss laut § 14 UStG folgende Angaben enthalten:
| Pflichtangabe | Beispiel |
|---|---|
| Name & Anschrift des Leistungserbringers | Hotel Zur Alten Mühle, Musterstraße 1, 12345 Berlin |
| Name & Anschrift des Leistungsempfängers | Max Mustermann, Hauptstraße 42, 54321 Köln |
| Steuernummer oder USt-ID | DE123456789 (oder: USt-ID: DE987654321) |
| Rechnungsdatum | 15.07.2026 |
| Rechnungsnummer | 2026-07-001 (fortlaufend, einmalig) |
| Leistungszeitraum | 14.07.2026 – 15.07.2026 |
| Art der Leistung | Übernachtung im Einzelzimmer inkl. Frühstück |
| Entgelt (Nettobetrag) | 80,00 € |
| Steuersatz & -betrag | 7 % MwSt = 5,60 € |
| Gesamtbetrag (Brutto) | 85,60 € |
Wichtig für Monteurzimmer und Firmenkunden:
- Bei B2B-Rechnungen (z. B. für Filmcrews oder Handwerker) muss zusätzlich die USt-ID des Kunden angegeben werden, falls dieser eine hat (§ 14a UStG).
- Bei Kleinbetragsrechnungen (bis 250 € brutto) reichen Name des Gastes, Datum, Leistungsbeschreibung, Bruttobetrag und Steuersatz.
Beispiel aus der Praxis: Ein Monteur bucht für 3 Nächte ein Zimmer zum Preis von 70 €/Nacht. Die Rechnung sieht so aus:
- Netto: 210 €
- MwSt (7 %): 14,70 €
- Brutto: 224,70 €
- Pflichtangaben: Alle Felder aus der Tabelle oben, inkl. USt-ID des Handwerksbetriebs.
Airbnb-Rechnung für die Firma: So geht’s richtig
Airbnb bucht automatisch die Provision ab – aber was, wenn dein Gast eine Rechnung auf seine Firma braucht? Oder wenn du selbst die Airbnb-Einnahmen in deiner Buchhaltung erfassen musst?
1. Rechnung für den Gast (B2B) Airbnb stellt standardmäßig keine Rechnungen für Unternehmen aus. Du musst sie selbst schreiben. Wichtig:
- USt-ID des Gastes angeben (falls vorhanden).
- Leistungszeitraum exakt angeben (z. B. „01.07.2026 – 05.07.2026“).
- Airbnb-Servicegebühr separat ausweisen (falls der Gast sie übernimmt).
Muster-Rechnung für Airbnb-Gast (Firma):
Hotel Zur Alten Mühle
Musterstraße 1, 12345 Berlin
USt-ID: DE123456789
Rechnung Nr. 2026-07-042
Datum: 06.07.2026
Leistungsempfänger:
Firma XYZ GmbH
USt-ID: DE987654321
Hauptstraße 10, 54321 Köln
Leistung: Übernachtung (01.07.–05.07.2026)
- 4 Nächte à 90 € (netto): 360,00 €
- MwSt (7 %): 25,20 €
- Airbnb-Servicegebühr (14 %): 50,40 € (wird vom Gast übernommen)
**Gesamtbetrag: 435,60 €**
2. Airbnb-Einnahmen in deiner Buchhaltung Airbnb zahlt dir den Nettobetrag aus (nach Abzug der Provision). Du musst:
- Die Bruttoeinnahmen (inkl. Provision) in deiner Buchhaltung erfassen.
- Die Airbnb-Provision als Betriebsausgabe verbuchen.
- Die Umsatzsteuer korrekt abführen (7 % auf den Übernachtungspreis).
Tool-Tipp: Mit einer Integration wie zimrly → easybill kannst du Airbnb-Buchungen automatisch in deine Buchhaltung übernehmen. Das spart Zeit und vermeidet Fehler.
Monteurzimmer-Rechnung mit MwSt: Was du beachten musst
Monteurzimmer sind ein lukratives Geschäft – aber die Rechnungsstellung ist oft unklar. Hier die wichtigsten Punkte:
1. MwSt-Satz: 7 % oder 19 %?
- 7 % MwSt gelten für Beherbergungsleistungen (Übernachtung + Frühstück).
- 19 % MwSt gelten für zusätzliche Leistungen wie Mittagessen, Minibar oder Parkplatz.
- Achtung: Wenn du ein „Pauschalangebot“ mit Übernachtung + Vollpension anbietest, musst du die Leistungen aufteilen.
Beispiel: Ein Monteur bucht ein Zimmer mit Frühstück für 60 €/Nacht und ein Mittagessen für 12 €.
- Übernachtung + Frühstück: 60 € (7 % MwSt = 4,20 €)
- Mittagessen: 12 € (19 % MwSt = 2,28 €)
- Gesamt: 72 € + 6,48 € MwSt = 78,48 €
2. Rechnung für Handwerksbetriebe Viele Handwerksfirmen verlangen eine Rechnung mit USt-ID. Falls der Betrieb keine USt-ID hat, reicht die Steuernummer. Wichtig:
- Leistungszeitraum genau angeben (z. B. „10.07.2026 – 14.07.2026“).
- Name des Monteurs auf der Rechnung nennen (falls bekannt).
3. Kleinbetragsrechnung (bis 250 €) Falls der Monteur bar zahlt und keine detaillierte Rechnung braucht, reicht eine Kleinbetragsrechnung mit:
- Name des Gastes
- Datum
- Leistungsbeschreibung („Übernachtung 10.07.–14.07.2026“)
- Bruttobetrag (z. B. „240 € inkl. 7 % MwSt“)
Crewmeister & Buchhaltung: So integrierst du Arbeitszeiten und Zimmerbuchungen
Crewmeister ist ein beliebtes Tool für die Zeiterfassung von Mitarbeitern – aber wie verbindest du das mit deiner Hotelbuchhaltung?
1. Crewmeister für Reinigungskräfte & Service
- Crewmeister trackt die Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter.
- Problem: Die Stunden müssen in die Lohnbuchhaltung übernommen werden.
- Lösung: Exportiere die Stunden als CSV und importiere sie in dein Buchhaltungstool (z. B. Lexoffice oder Datev).
2. Zimmerbuchungen für Filmcrews Falls du Zimmer an Filmcrews vermietest, die über Crewmeister abgerechnet werden:
- Rechnung erstellen: Crewmeister selbst stellt keine Rechnungen aus. Du musst sie manuell schreiben oder ein Tool wie zimrly → Rechnungs-Automatisierung nutzen.
- Integration: Einige Buchhaltungstools (z. B. Lexoffice) bieten eine API-Anbindung an Crewmeister. So werden Arbeitszeiten und Zimmerbuchungen automatisch synchronisiert.
Praxis-Beispiel: Eine Filmcrew bucht 5 Zimmer für 3 Nächte à 120 €/Nacht. Die Rechnung sieht so aus:
- Netto: 1.800 €
- MwSt (7 %): 126 €
- Brutto: 1.926 €
- Zusätzlich: Crewmeister trackt die Arbeitszeiten der Reinigungskräfte (z. B. 10 Stunden à 15 € = 150 €). Diese Kosten werden separat in der Buchhaltung erfasst.
Praxis-Beispiel: Rechnung für ein 8-Zimmer-Hotel
Stell dir vor, du betreibst ein kleines Hotel mit 8 Zimmern. Ein Gast bucht für eine Woche (7 Nächte) ein Doppelzimmer inkl. Frühstück für 100 €/Nacht. Zusätzlich nutzt er die Minibar für 25 € und den Parkplatz für 10 €.
So sieht die Rechnung aus:
| Position | Netto | MwSt-Satz | MwSt-Betrag | Brutto |
|---|---|---|---|---|
| Übernachtung (7 Nächte) | 700 € | 7 % | 49 € | 749 € |
| Frühstück (7 Tage) | 70 € | 7 % | 4,90 € | 74,90 € |
| Minibar | 25 € | 19 % | 4,75 € | 29,75 € |
| Parkplatz (7 Tage) | 10 € | 19 % | 1,90 € | 11,90 € |
| Gesamt | 805 € | 60,55 € | 865,55 € |
Buchhaltung:
- Einnahmen: 865,55 € (Brutto) → 805 € (Netto) + 60,55 € MwSt.
- Ausgaben: Reinigungskosten (z. B. 50 €), Strom (z. B. 20 €), Minibar-Nachfüllung (z. B. 15 €).
- Gewinn vor Steuern: 805 € – 85 € = 720 €.
Steuerliche Auswirkungen:
- Die 7 % MwSt auf Übernachtung und Frühstück musst du ans Finanzamt abführen.
- Die 19 % MwSt auf Minibar und Parkplatz ebenfalls.
- Die Vorsteuer aus den Ausgaben (z. B. Reinigung, Strom) kannst du abziehen.
Die Kernpunkte des Artikels auf einen Blick.
Das Wichtigste in Kürze
- Pflichtangaben auf der Rechnung: Name, Anschrift, Steuernummer, Rechnungsnummer, Leistungszeitraum, Nettobetrag, MwSt-Satz und -Betrag, Bruttobetrag (§ 14 UStG).
- Fristen: Rechnungen müssen innerhalb von 6 Monaten nach Leistung ausgestellt werden.
- Airbnb-Rechnungen: Du musst sie selbst schreiben – Airbnb stellt keine B2B-Rechnungen aus.
- Monteurzimmer: 7 % MwSt auf Übernachtung, 19 % auf Zusatzleistungen (Minibar, Parkplatz).
- Crewmeister: Trackt Arbeitszeiten, aber Rechnungen musst du selbst erstellen oder automatisieren.
- Aufbewahrungspflicht: 10 Jahre – digital oder auf Papier.
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