Gäste-Chats laufen über das Privat-Handy — niemand sonst sieht sie, im Urlaub antwortet keiner.
Team-Inbox im Browser: jede Nachricht für alle Berechtigten sichtbar, mit Verlauf, Anhängen und Zuordnung zur Buchung.
WhatsApp-Software für Hotels
Gäste schreiben lieber WhatsApp als E-Mail — aber das private Handy des Inhabers ist dafür der falsche Ort: kein Team-Zugriff, keine Automatisierung, rechtlich wackelig. zimrly verbindet die offizielle WhatsApp Business API mit dem zimrly-PMS: Bestätigungen, Check-in-Infos und Antworten auf Standardfragen laufen automatisch, alles andere landet in einer Team-Inbox.
24/7
KI antwortet — auch nach Feierabend
1
natives PMS als zentrale Datenquelle
100 %
offizielle WhatsApp Business API
Was ohne richtige WhatsApp-Anbindung schiefläuft
Dieselben fünf Fragen jeden Tag: Anreise, Parken, WLAN, Frühstückszeit, Check-out.
Der KI-Assistent beantwortet Standardfragen automatisch und rund um die Uhr — mit Veto-Regeln: Beschwerden und Unklares eskalieren immer an einen Menschen.
Check-in-Infos werden manuell rausgeschickt — und genau am stressigsten Tag vergessen.
Automatische Check-in-Erinnerung mit allen Infos (Anreise, Code, Zeiten) zur konfigurierten Stunde vor Anreise, direkt aus den PMS-Buchungsdaten.
WhatsApp „einfach so“ fürs Gewerbe nutzen ist ein DSGVO-Risiko.
zimrly nutzt die offizielle WhatsApp Business API (Meta-Partner 360dialog) mit Templates und Opt-in-Logik — sauber statt Grauzone.
So kommst du zu WhatsApp im Hotel
- 1
zimrly-PMS einrichten
Buchungen, Aufenthalte und Kontaktdaten entstehen direkt im zimrly-PMS. Optionale Fremd-PMS-Anbindungen dienen nur ausgewählten Übergangs- und Integrationsfällen.
- 2
WhatsApp-Nummer anbinden
Über den Meta-Partner 360dialog bekommt dein Hotel eine offizielle Business-Nummer. zimrly führt durch das Setup.
- 3
Automationen einschalten
Buchungsbestätigung, Check-in-Erinnerung, KI-Antworten — jede Automation einzeln aktivierbar, du behältst die Kontrolle.
Privat-Handy vs. WhatsApp Business mit zimrly
Privat-Handy
zimrly + Business API
Team-Zugriff
Nur eine Person sieht die Chats
Team-Inbox im Browser, für alle Berechtigten
Standardfragen
Jede Nachricht wird von Hand getippt
KI antwortet automatisch, Eskalation an Menschen
Check-in-Infos
Manuell rausgeschickt, oft vergessen
Automatisch zur konfigurierten Stunde vor Anreise
DSGVO
Grauzone ohne Opt-in und AVV
Offizielle API mit Templates, Opt-in und AVV
Buchungskontext
Buchung im PMS händisch suchen
Nachricht automatisch mit der Buchung verknüpft
Häufige Fragen zu WhatsApp im Hotel
Darf ein Hotel überhaupt per WhatsApp mit Gästen kommunizieren?
Ja — über die offizielle WhatsApp Business API mit Einwilligung des Gastes (Opt-in) und einem Auftragsverarbeitungsvertrag. Genau so setzt zimrly es um. Die private WhatsApp-App auf dem Inhaber-Handy ist dagegen für gewerbliche Gästekommunikation nicht gedacht.
Brauche ich ein neues PMS dafür?
Nein. Buchungsdaten entstehen direkt im zimrly-PMS und versorgen die Kommunikation ohne Zwischenschritt. Das zimrly-PMS bleibt führend.
Was passiert, wenn die KI eine Frage nicht beantworten kann?
Dann antwortet sie nicht. Beschwerden, Eskalationen und unklare Anliegen werden nie automatisch beantwortet, sondern landen mit Hinweis in der Team-Inbox — inklusive Benachrichtigung.
Was kostet WhatsApp für mein Hotel?
WhatsApp ist im vollständigen zimrly-PMS (99 € netto/Monat bis 10 Zimmer) enthalten. Meta berechnet zusätzlich geringe Gebühren pro Konversation. 30 Tage kostenlos testen, monatlich kündbar.
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Passende Lösungen & Anbindungen
Quellen & weiterführende Informationen
zimrly ersetzt keine Rezeption — es nimmt dir die Nachrichten ab, die keine Menschen brauchen, und sorgt dafür, dass die wichtigen nie liegen bleiben.
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