Hotelsoftware kostenlos: was du für 0 € bekommst und wo es kippt
Open Source, Free-Tarif oder provisionsfinanziert — drei Wege zur Gratis-Hotelsoftware, ihre echten Grenzen und die Rechnung für eine 6-Zimmer-Pension.
„Gibt es Hotelsoftware kostenlos?" — die Frage kommt fast immer von jemandem mit vier bis zehn Zimmern, der gerade gemerkt hat, dass Excel und ein Wandkalender nicht mehr reichen. Die kurze Antwort: ja, drei Varianten. Die längere: nur eine davon ist wirklich gratis, und die zahlst du in Stunden.
Kostenlose Hotelsoftware kommt in drei Formen: Open Source zum Selbst-Hosten, ein Free-Tarif eines kommerziellen Anbieters mit harten Limits, und Systeme, die sich über Buchungsprovisionen finanzieren. Für ein Haus mit weniger als fünf Einheiten und ohne Portalanbindung kann das reichen. Sobald Kanäle, Rechnungen und Meldepflichten dazukommen, verschiebt sich die Rechnung schnell.
Drei Dinge heißen „kostenlos" — und sie meinen Verschiedenes
Open Source. Die Software selbst ist frei, du lädst sie herunter und betreibst sie auf deinem eigenen Server. Bekannte Vertreter im Beherbergungsbereich sind HotelDruid und QloApps. Lizenzkosten: null. Alles andere liegt bei dir.
Free-Tarif. Ein kommerzieller Anbieter verschenkt eine abgespeckte Version, um dich später in einen bezahlten Tarif zu holen. Die Grenze ist fast immer die Zimmerzahl, die Zahl der angebundenen Kanäle oder die Zahl der Nutzer.
Provisionsmodell. Du zahlst kein Abo, sondern einen Prozentsatz auf jede Buchung, die über das System läuft. Das ist keine kostenlose Software, sondern eine variable Gebühr — bei 3 % auf 60.000 € Jahresumsatz sind das 1.800 €, deutlich mehr als die meisten Abos.
Wer die drei Modelle sauber trennt, vergleicht danach nicht mehr Äpfel mit Birnen. Was in einer echten Gegenüberstellung noch dazugehört — Einrichtung, Migration, Kanalgebühren —, steht im Beitrag zu den Kosten von Hotelsoftware.
Open Source: der Preis steht nicht im Vertrag, sondern in deinem Kalender
Selbst gehostete Software heißt, dass du der Betreiber bist. Konkret hängen an dir:
- Server und Domain, realistisch 5 bis 20 € im Monat,
- Updates, besonders die Sicherheits-Updates,
- Backups — und mindestens einmal ein Test, ob die Wiederherstellung funktioniert,
- die Rolle des Verantwortlichen nach DSGVO für alle Gästedaten auf dieser Maschine,
- die Aufbewahrung nach § 147 AO: steuerlich relevante Aufzeichnungen müssen zehn Jahre lang unveränderbar und maschinell auswertbar vorliegen.
Der letzte Punkt ist der, an dem Gratis-Setups am häufigsten scheitern. Eine Datenbank, in der du eine Rechnung nachträglich korrigieren kannst, ohne dass eine Spur bleibt, ist nicht GoBD-konform — egal wie gut die Software sonst ist. Was das im Detail bedeutet, steht im Beitrag zur GoBD-konformen Hotelsoftware.
Wenn du selbst technisch fit bist und Freude an so einem System hast, ist Open Source eine ehrliche Option. Wenn du bisher jemanden angerufen hast, sobald der Drucker klemmt, ist es keine.
Free-Tarife: die Grenze verläuft fast immer an derselben Stelle
Free-Tarife kommerzieller Anbieter sind meist bewusst so geschnitten, dass sie für ein einzelnes Objekt tragen und ab dem zweiten kippen. Typische Deckel:
| Was begrenzt wird | Übliche Grenze im Free-Tarif |
|---|---|
| Einheiten / Zimmer | 1 bis 5 |
| Angebundene Kanäle | 0 bis 1 |
| Nutzerkonten | 1 |
| Rechnungen pro Monat | oft gedeckelt oder gar nicht enthalten |
| Support | Community statt Ansprechpartner |
Genau die Kanalanbindung ist aber der Punkt, an dem eine Pension die meiste Zeit verliert: Wer Booking, Airbnb und die eigene Seite von Hand synchron hält, pflegt jede Preisänderung drei- bis viermal. Der Free-Tarif spart dir 40 € im Monat und kostet dich mehrere Stunden. Welche Systeme für kleine Häuser tatsächlich in Frage kommen, haben wir in der Übersicht der Hotelsoftware für kleine Hotels gegenübergestellt.
Was auch bei 0 € Pflicht bleibt
Der Gesetzgeber interessiert sich nicht dafür, was deine Software gekostet hat. Unabhängig vom Preis brauchst du:
- Unveränderbare Rechnungen mit fortlaufender Nummer und den Pflichtangaben nach § 14 UStG, dazu getrennt ausgewiesene Steuersätze — Übernachtung mit 7 %, Getränke mit 19 %.
- Die Kurtaxe als durchlaufenden Posten, also als eigene Position ohne Umsatzsteuer, wenn deine Gemeinde eine erhebt.
- Den digitalen Meldeschein für ausländische Gäste, in der Form, die seit 2025 gilt.
- Empfangsbereitschaft für E-Rechnungen im B2B-Geschäft — Firmenkunden schicken dir zunehmend strukturierte Formate statt PDFs.
Kein Free-Tarif und kein Open-Source-System bringt dir das automatisch mit. Prüf vor der Entscheidung genau diese vier Punkte, nicht die Zahl der Features auf der Startseite.
Praxis-Beispiel: sechs Zimmer, ein Jahr
Eine Pension mit sechs Zimmern arbeitet mit Tabelle, Word-Vorlage und Portal-Extranets. Angenommen, das kostet 20 Minuten am Tag für Kalenderpflege und Preise plus zwei Stunden im Monat für Rechnungen:
| Posten | Aufwand pro Jahr |
|---|---|
| Kalender- und Preispflege (20 Min./Tag) | 122 Stunden |
| Rechnungen und Belegablage (2 Std./Monat) | 24 Stunden |
| Summe | 146 Stunden |
Mit kalkulatorischen 25 € pro Stunde sind das rund 3.650 € an gebundener Arbeitszeit. Dazu kommt das Risiko: Eine einzige Doppelbuchung, die du kurzfristig umbuchen musst, kostet schnell 150 bis 300 € plus eine Bewertung, die du dir nicht wünschst.
Ein bezahltes System mit Kanalanbindung liegt bei kleinen Häusern in der Größenordnung von 50 € im Monat, also 600 € im Jahr. Es muss nicht alle 146 Stunden einsparen — bei einem Drittel ist die Rechnung schon aufgegangen. Genau deshalb bekommt man bei zimrly die Basisfunktionen in einem festen Sockelbetrag statt als Prozentsatz auf jede Buchung; die Preisstruktur steht auf der Preisseite.
Und ja: Wenn du zwei Ferienwohnungen ausschließlich über eine Plattform vermietest, deine Rechnungen ein Steuerbüro schreibt und du nie Preise änderst, reicht eine kostenlose Lösung tatsächlich. Der Punkt ist nicht, dass gratis schlecht wäre — sondern dass du wissen solltest, an welcher Stelle es aufhört zu tragen.
Das Wichtigste in Kürze
- Kostenlose Hotelsoftware gibt es als Open Source, als Free-Tarif und als provisionsfinanziertes Modell — nur die ersten beiden sind wirklich ohne Rechnung.
- Bei Open Source zahlst du mit Betrieb, Updates, Backups und der DSGVO-Verantwortung; ein Provisionsmodell ist bei nennenswertem Umsatz meist teurer als jedes Abo.
- Free-Tarife enden fast immer bei ein bis fünf Einheiten und ohne echte Kanalanbindung — genau dort, wo die meiste Zeit verloren geht.
- Unveränderbarkeit nach § 147 AO, getrennte Steuersätze, Kurtaxe ohne Umsatzsteuer, digitaler Meldeschein und E-Rechnungs-Empfang gelten unabhängig vom Preis.
- Rechne in Stunden, nicht in Monatsgebühren: 146 Stunden Handarbeit im Jahr sind teurer als ein Abo, das die Hälfte davon abnimmt.