Was Hotelsoftware wirklich kostet: die Rechnung über drei Jahre
Der Monatspreis ist selten die entscheidende Zahl. Preismodelle, versteckte Setup- und Kanalkosten und eine 36-Monats-Rechnung für ein 12-Zimmer-Haus.
Auf der Angebotsseite steht „ab 4,50 € pro Zimmer im Monat". Bei zwölf Zimmern sind das 54 €, und du denkst: geht klar. Vierzehn Monate später liegt die Sammelrechnung bei 210 € – Channel-Manager, zweiter Benutzer, SMS-Kontingent, Support-Paket. Nichts davon war versteckt. Es stand nur nicht auf derselben Seite.
Die kurze Antwort vorweg: Der Monatspreis ist bei Hotelsoftware fast nie die entscheidende Zahl. Entscheidend ist die Summe aus drei Blöcken über drei Jahre – Abo, Einmalkosten und mengenabhängige Zusatzkosten. Zwei Angebote, die auf dem Papier 45 € auseinanderliegen, können über 36 Monate 1.700 € auseinanderliegen. Rechne deshalb nie den Monat, rechne immer die Laufzeit.
Fünf Preismodelle – und was sie mit deinem Haus machen
| Modell | Typische Spanne | Wirkung |
|---|---|---|
| Pro Zimmer / Monat | 3–8 € je Zimmer | Kosten wachsen mit jedem Zimmer, auch wenn der Aufwand gleich bleibt |
| Flat bis Zimmergrenze | 49–159 € | Planbar; teuer, wenn du die Grenze nur knapp reißt |
| Prozent vom Umsatz | 1–2 % | Skaliert mit deinem Erfolg, nicht mit der Leistung |
| Pro Buchung | 0,50–2 € | Günstig in der Nebensaison, unangenehm in der Hochsaison |
| Modular / Baukasten | Basis + je Modul | Ehrlich, wenn du wenig brauchst; unübersichtlich, wenn du viel brauchst |
Der Unterschied ist größer, als die Zahlen wirken. Ein 12-Zimmer-Haus mit rund 265.000 € Logisumsatz zahlt bei 1,5 % vom Umsatz knapp 4.000 € im Jahr. Dieselbe Funktionalität als Flatrate für 99 € kostet 1.188 €. Die Software leistet in beiden Fällen dasselbe – nur ist im ersten Modell dein guter Sommer ihr guter Sommer.
Zimmerbasierte Modelle haben denselben Effekt in klein: Baust du das Dachgeschoss aus, steigt der Softwarepreis mit, obwohl dein Verwaltungsaufwand pro Zimmer eher sinkt. Wer plant zu wachsen, sollte die Preisstaffel bis zwei Zimmerklassen über den heutigen Stand durchrechnen.
Die Einmalkosten, die im Angebot fehlen
Vier Posten tauchen selten auf der Preisseite auf, aber fast immer auf der ersten Rechnung:
- Setup- oder Einrichtungsgebühr. 0 € bis 1.500 €, je nach Anbieter. Bei kleinen Häusern ist alles über 500 € schwer zu begründen.
- Datenmigration. Bestandsbuchungen, Gästestammdaten, alte Rechnungen. Wird oft nach Aufwand abgerechnet, 300–900 € sind üblich.
- Schulung und Einrichtung der Kanäle. Ein halber Tag Remote-Schulung kostet 150–400 €, die Anbindung je Portal noch einmal separat.
- Anbindung der eigenen Website. Buchungsstrecke, Layout-Anpassung, manchmal ein Zertifikat. Das macht meist deine Webagentur, nicht der Softwareanbieter – und taucht deshalb in keinem Vergleich auf.
Frag vor der Unterschrift nach einer schriftlichen Aufstellung aller einmaligen Positionen inklusive Migration. Wer das nicht liefert, liefert es später als Rechnung.
Die laufenden Kosten neben dem Abo
Der zweite Block sind mengenabhängige Posten. Sie sind einzeln klein und in Summe der Grund, warum aus 54 € plötzlich 210 € werden:
- Channel-Manager, oft als eigenes Abo plus Gebühr je angebundenem Portal.
- Zusätzliche Benutzer. Rezeption, Reinigung, Steuerberater – ab dem zweiten oder dritten Login wird es kostenpflichtig.
- Zahlungsabwicklung. 1,2 bis 2,5 % plus Transaktionsgebühr, wenn du über das System kassierst.
- SMS und WhatsApp-Nachrichten, meist als Kontingent oder pro Nachricht.
- Support jenseits von E-Mail. Telefon-Support ist bei etlichen Anbietern ein separates Paket.
36 Monate, zwei Angebote, ein 12-Zimmer-Haus
Nimm ein Haus mit zwölf Zimmern, 68 % Auslastung und 89 € Durchschnittsrate. Das sind rund 265.000 € Logisumsatz im Jahr, gut 22.000 € im Monat. Zwei Angebote liegen auf dem Tisch.
Angebot A – „ab 4,50 € pro Zimmer": 54 € Software + 29 € Channel-Manager + 3 × 9 € je Portal = 110 € im Monat. Dazu 890 € Setup und 450 € Migration. Über 36 Monate: 110 € × 36 + 1.340 € = 5.300 €.
Angebot B – „99 € flat bis 20 Zimmer, Kanäle inklusive": kein Setup, keine Migrationspauschale. Über 36 Monate: 99 € × 36 = 3.564 €.
Differenz: 1.736 € – zugunsten des Angebots, das auf der Preisseite doppelt so teuer aussah. Und Angebot A hat einen zweiten Nachteil: Beim Ausbau auf 15 Zimmer steigt es auf 123,50 € im Monat, Angebot B bleibt bei 99 €. Ein Festpreis bis 20 Zimmer, wie ihn zum Beispiel zimrly fährt, macht die Kalkulation an dieser Stelle langweilig – und langweilig ist bei Fixkosten ein Kompliment.
Wie viel darf es überhaupt sein?
Als Orientierung: Verwaltungssoftware sollte bei einem inhabergeführten Haus zwischen 0,3 und 0,8 % des Logisumsatzes liegen. Für unser Beispielhaus mit 22.000 € Monatsumsatz sind das 66 bis 176 € im Monat. Angebot B liegt bei 0,45 %, Angebot A bei 0,50 % – beide vertretbar. Das Prozent-vom-Umsatz-Modell mit 1,5 % liegt beim Doppelten der Obergrenze.
Die Zahl ist eine Leitplanke, kein Gesetz. Wenn die Software dir zwei Stunden Verwaltung pro Woche abnimmt, ist sie bei jedem realistischen Stundensatz auch bei 0,9 % noch die günstigere Variante als deine Zeit. Umgekehrt ist ein System, das du zu 30 % nutzt, auch bei 0,2 % zu teuer.
Wo du sparen kannst, ohne dir zu schaden
Der größte Hebel ist nicht der Rabatt, sondern der Zuschnitt. Wenn dein bestehendes System die Belegung sauber abbildet und nur einzelne Bereiche fehlen – Rechnungen, Kurtaxe-Meldung, Gästekommunikation –, ist ein Aufsatz auf das Vorhandene fast immer günstiger als der komplette Wechsel; wie das aussieht, beschreibt der Artikel zum PMS-Lückenfüller statt neuem System.
Drei weitere Punkte lohnen sich in jeder Verhandlung: monatliche Kündbarkeit statt Jahresvertrag (kostet meist wenige Euro Aufschlag und ist jeden davon wert), Erlass der Setup-Gebühr bei Sofortabschluss – der am leichtesten verhandelbare Posten überhaupt – und ein freier Datenexport in CSV oder DATEV. Der Export ist kein Kostenpunkt, aber er entscheidet, ob du in zwei Jahren noch verhandeln kannst oder gefangen bist. Dass Bücher und Belege zehn Jahre verfügbar bleiben müssen, verlangt ohnehin § 147 AO – ein Anbieter, der dir deine eigenen Daten nur gegen Gebühr herausgibt, macht daraus dein Problem.
Wenn du mehrere Systeme nebeneinander legen willst, hilft der PMS-Vergleich; eine Einordnung nach Hausgröße liefert der Überblick zur besten Hotelsoftware für kleine Hotels. Dass Digitalisierung für kleine, inhabergeführte Betriebe zum Wettbewerbsfaktor geworden ist, betont auch der DEHOGA Bundesverband – die Frage ist nur, zu welchem Preis.
Das Wichtigste in Kürze
- Vergleiche nie den Monatspreis, sondern die Summe über 36 Monate inklusive Setup, Migration und Kanalgebühren.
- Prozent-vom-Umsatz-Modelle sind bei gutem Geschäft am teuersten: 1,5 % bedeuten bei 265.000 € Logisumsatz rund 4.000 € im Jahr.
- Typische Kostenfallen: Setup-Gebühr, Datenmigration, zusätzliche Benutzer, Gebühr je angebundenem Portal, Telefon-Support.
- Im Rechenbeispiel gewinnt das teurer aussehende Flatrate-Angebot um 1.736 € über drei Jahre.
- Orientierung: 0,3 bis 0,8 % vom Logisumsatz für Verwaltungssoftware.
- Verhandle monatliche Kündbarkeit, den Erlass der Setup-Gebühr und einen freien Datenexport – der Export sichert deine nächste Verhandlung.