Break-Even im Hotel berechnen: ab welcher Auslastung du wirklich Geld verdienst
Die meisten Hoteliers kennen ihre Auslastung. Kaum jemand kennt seinen Break-Even. So rechnest du ihn in fünf Minuten aus – mit Formel, Rechenbeispiel und den drei Hebeln, die ihn tatsächlich bewegen.
Frag zehn Hoteliers nach ihrer Auslastung im letzten Monat, und zehn antworten in unter drei Sekunden. Frag dieselben zehn, ab welcher Auslastung ihr Haus in die Gewinnzone kommt, und es wird still.
Das ist keine Nachlässigkeit. Die Auslastung steht jeden Morgen im PMS. Der Break-Even steht nirgends – er entsteht erst, wenn Zimmerpreis, Fixkosten und variable Kosten zusammengebracht werden, und die drei Zahlen liegen in drei verschiedenen Systemen. Genau deshalb ist der Break-Even die Kennzahl, die am häufigsten fehlt, obwohl sie am meisten entscheidet.
Denn sie beantwortet die Frage, an der jede Preisdiskussion hängt: Ist diese Buchung noch gut für mich – oder arbeite ich gerade für die Auslastungsstatistik?
Direkt rechnen: Der kostenlose Break-Even-Rechner macht das Folgende in 30 Sekunden – inklusive Kostenkurve, Szenarien und Monatsverlauf.
Die Formel
Der Break-Even ist der Punkt, an dem dein Umsatz deine Gesamtkosten deckt. In der Hotellerie rechnest du ihn nicht in Euro, sondern in belegten Zimmernächten – das ist die Einheit, in der du tatsächlich steuerst.
Deckungsbeitrag pro Zimmer = ADR − variable Kosten pro belegtem Zimmer
Break-Even (Zimmernächte) = Fixkosten pro Monat / Deckungsbeitrag pro Zimmer
Break-Even-Auslastung = Break-Even-Zimmernächte / (Zimmer × Tage im Monat)
Das war's. Drei Zeilen. Die Schwierigkeit liegt nicht in der Mathematik, sondern darin, die richtigen Kosten in die richtige Zeile zu schreiben.
Was sind Fixkosten?
Alles, was du bezahlst, auch wenn du im ganzen Monat kein einziges Zimmer verkaufst:
- Miete oder Pacht
- Personal-Grundstock: Leitung, Rezeption, festangestelltes Housekeeping
- Versicherungen, GEMA, Beiträge
- IT, PMS, Channel Manager, Buchhaltungssoftware
- Energie-Grundlast (Heizung im Winter läuft auch bei 20 % Auslastung)
- Instandhaltungspauschale, Abschreibungen, Zinsen
Was sind variable Kosten?
Nur das, was entsteht, weil ein Zimmer belegt ist:
- Reinigung und Wäsche
- Wareneinsatz Frühstück
- Amenities
- Verbrauchsabhängige Energie und Wasser
- Zahlungsgebühren
- OTA-Provision
Der letzte Punkt wird regelmäßig vergessen und ist oft der größte. Eine Buchung über eine OTA mit 17 % Provision bei 120 € ADR kostet dich rund 20 € – bevor überhaupt jemand das Bett bezogen hat.
Ein Hinweis zur Umsatzsteuer: Rechne netto. Die MwSt. ist ein durchlaufender Posten und verzerrt jeden Vergleich zwischen Umsatz und Kosten.
Ein Rechenbeispiel
Nehmen wir ein typisches inhabergeführtes Haus in der DACH-Region:
| Größe | Wert |
|---|---|
| Zimmer | 40 |
| ADR (netto) | 120 € |
| Fixkosten pro Monat | 65.000 € |
| Variable Kosten pro belegtem Zimmer | 28 € |
Daraus folgt:
- Deckungsbeitrag: 120 € − 28 € = 92 € pro verkaufter Nacht
- Break-Even: 65.000 € / 92 € = 707 Zimmernächte pro Monat
- Kapazität: 40 × 30 = 1.200 Zimmernächte
- Break-Even-Auslastung: 707 / 1.200 = 58,9 %
Bei gleichmäßiger Belegung heißt das: am 18. des Monats ist die schwarze Null erreicht. Alles davor bezahlt die Fixkosten. Alles danach ist Ergebnis.
Und die Umkehrung ist die eigentlich nützliche Zahl fürs Revenue Management: Break-Even-Auslastung mal ADR ergibt den Break-Even-RevPAR von 70,65 €. Fällt dein RevPAR im Monatsschnitt darunter, verlierst du Geld – unabhängig davon, wie voll das Haus aussah.
Bei 68 % Auslastung – ein solider, unspektakulärer Wert – macht dieses Haus 10.072 € Ergebnis im Monat. Nicht spektakulär. Aber positiv, und vor allem: bekannt.
Der Teil, der wehtut: die Hebel sind nicht gleich stark
Jetzt wird es interessant. Wir lassen die Fixkosten unverändert und drehen an jeweils einer Schraube:
| Szenario | Break-Even-Nächte | Break-Even-Auslastung | Ergebnis bei 68 % |
|---|---|---|---|
| Ist-Zustand | 707 | 58,9 % | 10.072 € |
| ADR +10 % (132 €) | 625 | 52,1 % | 19.864 € |
| ADR −10 % (108 €) | 813 | 67,7 % | 280 € |
| Auslastung −20 % (auf 54,4 %) | 707 | 58,9 % | −4.942 € |
| Variable Kosten −15 % | 676 | 56,3 % | 13.499 € |
| Fixkosten −10 % | 636 | 53,0 % | 16.572 € |
Drei Dinge springen ins Auge.
Erstens: 10 % mehr ADR verdoppeln das Ergebnis fast. Aus 10.072 € werden 19.864 €. Der Grund ist der Hebel des Deckungsbeitrags: Der zusätzliche Umsatz aus einer Preiserhöhung ist zu 100 % Deckungsbeitrag – es kommt kein einziger Euro variabler Kosten dazu, weil du nicht mehr Zimmer verkaufst, sondern dieselben teurer. Konkret: jeder Euro mehr ADR bringt bei diesem Haus 816 € Ergebnis im Monat, also fast 10.000 € im Jahr.
Zweitens: 10 % weniger ADR ruinieren das Jahr. Bei 108 € ADR liegt das Ergebnis bei 280 € – rechnerisch schwarz, praktisch null. Die Break-Even-Auslastung springt auf 67,7 %, also fast genau auf deine tatsächliche Auslastung. Wer Rate-Parität mit Rabattaktionen „verteidigt", zahlt hier die Rechnung. Das ist die Zahl, die du vor Augen haben solltest, wenn im November jemand vorschlägt, „einfach 10 % runterzugehen, um das Haus vollzukriegen".
Drittens: die Break-Even-Auslastung ändert sich nicht, wenn die Auslastung sich ändert. Klingt banal, wird aber ständig verwechselt. Auslastung ist ein Ergebnis, kein Hebel. Sie verschiebt deinen Punkt auf der Kurve, nicht die Kurve selbst. Die 20 % weniger Auslastung kosten 15.014 € und werfen das Haus in die Verlustzone – aber der Break-Even bleibt bei 707 Nächten.
Und die unbequeme vierte Beobachtung: 1 € weniger variable Kosten pro Zimmer wirkt exakt so stark wie 1 € mehr ADR – beide bringen 816 € im Monat. Der Unterschied ist der Aufwand. Den ADR um einen Euro zu erhöhen, ist eine Entscheidung im Revenue Management. Einen Euro aus dem Frühstückswareneinsatz zu holen, ist ein Projekt über drei Monate. Beide lohnen sich, aber sie kosten sehr unterschiedlich viel Energie.
Saisonalität: warum der Jahresschnitt lügt
Bis hier haben wir mit einem Durchschnittsmonat gerechnet. Kein Hotel in der DACH-Region hat einen Durchschnittsmonat.
Dasselbe Haus, dieselben 68 % im Jahresschnitt, aber mit einem realistischen Saisonverlauf mit Peak im Juli:
| Jan | Feb | Mär | Apr | Mai | Jun | Jul | Aug | Sep | Okt | Nov | Dez | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Auslastung | 43 % | 47 % | 56 % | 68 % | 80 % | 89 % | 92 % | 89 % | 80 % | 68 % | 56 % | 47 % |
| Ergebnis (T€) | −16,7 | −11,7 | −2,7 | +10,8 | +25,1 | +34,2 | +39,1 | +35,3 | +24,3 | +11,2 | −2,7 | −12,9 |
Jahresergebnis: +133.377 €. Identisch mit dem gleichmäßigen Szenario – die Mathematik ist linear, die Verteilung ändert die Jahressumme nicht.
Was sich sehr wohl ändert: fünf Monate im Jahr liegen unter dem Break-Even. Von November bis März verliert dieses Haus jeden Monat Geld, in der Spitze 16.700 €. Das ist völlig normal und trotzdem der Punkt, an dem Häuser scheitern – nicht am Jahresergebnis, sondern an der Liquidität im Februar.
Zwei praktische Konsequenzen:
- Die Nebensaison muss nicht profitabel sein, aber sie muss finanziert sein. Wer im Juli nicht zurücklegt, hat im Februar ein Problem, das mit Rabatten nicht lösbar ist.
- In der Nebensaison ist jede Nacht mit positivem Deckungsbeitrag richtig. Bei 92 € Deckungsbeitrag ist eine Buchung zu 80 € ADR – also 52 € Deckungsbeitrag – im Februar besser als ein leeres Zimmer, weil die Fixkosten ohnehin anfallen. In der Hochsaison, wenn du das Zimmer auch zu 140 € verkauft hättest, ist dieselbe Buchung ein Verlustgeschäft. Der Break-Even sagt dir, wo diese Grenze liegt.
Die drei häufigsten Fehler
1. Personal komplett in die Fixkosten. Die Rezeption ist fix, die Aushilfe im Housekeeping am Wochenende nicht. Wer alles fix rechnet, überschätzt seinen Break-Even und lehnt Geschäft ab, das sich gelohnt hätte. Faustregel: Alles, was du bei 30 % Auslastung nicht einsetzt, ist variabel.
2. OTA-Provision vergessen. Sie taucht in vielen Buchhaltungen als Vertriebskosten unter den Fixkosten auf, weil sie einmal im Monat abgerechnet wird. Sie ist aber eindeutig variabel und verändert den Deckungsbeitrag erheblich. Bei 40 % OTA-Anteil und 17 % Provision sind das gut 8 € pro Zimmernacht im Mix.
3. F&B ignorieren – oder falsch einrechnen. Der Rechner betrachtet bewusst nur das Logisgeschäft. Wenn dein Restaurant pro Hausgast 12 € Deckungsbeitrag bringt, senkt das deinen Logis-Break-Even spürbar. Näherungsweise kannst du das abbilden, indem du diesen Betrag auf den ADR aufschlägst. Wichtig ist nur: Rechne mit dem Deckungsbeitrag, nicht mit dem Umsatz. Ein Restaurant mit 300.000 € Umsatz und 310.000 € Kosten macht deinen Break-Even schlechter, nicht besser.
Was du jetzt tun kannst
- Rechne deinen Break-Even einmal aus. Fünf Minuten, hier entlang. Wenn du eine Zahl hast, die dich überrascht, ist sie wahrscheinlich richtig und deine bisherige Annahme war falsch.
- Vergleiche ihn mit deiner tatsächlichen Auslastung der letzten zwölf Monate. Der Abstand zwischen beiden ist dein Sicherheitspuffer. Liegt er unter 5 Prozentpunkten, ist dein Haus fragiler, als es sich anfühlt.
- Rechne ihn neu, wenn sich ein Kostenblock ändert. Tarifrunde, neuer Pachtvertrag, Energievertrag, Verschiebung im OTA-Mix. Wer den Break-Even einmal rechnet und dann ein Jahr lang danach steuert, steuert nach einer veralteten Zahl.
Und Punkt 3 ist genau die Stelle, an der Excel aufhört zu funktionieren. Ein Break-Even, den du einmal im Jahr im Budgetprozess rechnest, ist elf Monate lang eine Erinnerung an einen vergangenen Zustand.
Häufige Fragen
Ab welcher Auslastung ist ein Hotel profitabel?
Das hängt vollständig von deiner Kostenstruktur ab, nicht von einem Branchenwert. Bei einem Haus mit 120 € ADR, 28 € variablen Kosten pro Zimmer und 65.000 € Fixkosten liegt der Break-Even bei 58,9 % Auslastung. Bei höherem ADR oder niedrigeren Fixkosten liegt er deutlich darunter. Ein zitierter „Branchendurchschnitt" von 60 % hilft dir nicht – rechne mit deinen Zahlen.
Was ist der Unterschied zwischen Break-Even und GOP?
Der Break-Even ist ein Schwellenwert: die Auslastung, ab der du bei null landest. Der GOP (Gross Operating Profit) ist ein Ergebniswert für eine bestimmte Periode. Der Break-Even sagt dir, wo die Grenze liegt; der GOP sagt dir, wie weit du davon entfernt bist.
Wie berechne ich den Break-Even mit mehreren Zimmerkategorien?
Rechne mit dem gewichteten ADR über alle verkauften Zimmer und den gewichteten variablen Kosten. Wenn sich die Kategorien in den variablen Kosten stark unterscheiden – etwa Suiten mit deutlich höherem Reinigungsaufwand – lohnt eine getrennte Rechnung pro Kategorie und eine Gewichtung nach erwartetem Mix.
Zählt die Umsatzsteuer in den Break-Even?
Nein. Rechne konsequent netto, sowohl beim ADR als auch bei den Kosten. Die Umsatzsteuer ist ein durchlaufender Posten.
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