Rechnung an den Gast schicken – so machst du es richtig (mit Muster & Fristen)
Wann musst du die Rechnung an den Gast schicken? Welche Pflichtangaben fehlen oft? Und wie vermeidest du Ärger mit dem Finanzamt? Hier steht’s – mit Beispielen für dein Hotel.
Mittwochmorgen, 9:17 Uhr. Die Familie Meier checkt aus, zahlt bar und fragt: „Können Sie uns die Rechnung per E-Mail schicken? Die brauchen wir für die Steuer.“ Du nickst, druckst das Dokument aus – und merkst: Die Rechnungsnummer fehlt. Die Adresse des Gastes auch. Und was, wenn die E-Mail nie ankommt?
Genau diese Situation kostet Hotels jedes Jahr Tausende Euro. Nicht wegen der Rechnung selbst, sondern weil sie falsch oder zu spät verschickt wird. Das Finanzamt straft fehlende Pflichtangaben ab, Gäste reklamieren bei fehlenden Belegen – und du stehst da mit einem Stapel unvollständiger Papiere.
Die gute Nachricht: Du musst die Rechnung nicht sofort ausstellen. Aber du musst sie innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung verschicken – und sie muss neun Pflichtangaben enthalten. Fehlt eine, ist sie ungültig (§ 14 UStG). Wie du das richtig machst, welche Fristen gelten und wie du dir Arbeit sparst, liest du hier.
Wann musst du die Rechnung an den Gast schicken?
Die kurze Antwort: Spätestens sechs Monate nach der Leistung. Das steht in § 14 Abs. 2 UStG. Aber es gibt Ausnahmen – und die sind wichtig für Hotels:
| Situation | Frist | Beispiel |
|---|---|---|
| Gast zahlt sofort (Bar, Karte) | Rechnung kann sofort ausgestellt werden, muss aber nicht | Familie Meier checkt aus und zahlt 245 € bar – du gibst ihnen eine Quittung, die Rechnung schickst du später per E-Mail |
| Gast zahlt später (Rechnung) | Rechnung muss innerhalb von 6 Monaten nach Leistung verschickt werden | Firma bucht 10 Übernachtungen für Monteure, zahlt erst nach Erhalt der Rechnung – du hast bis zum 30. Juni des Folgejahres Zeit, wenn die Leistung im Januar erbracht wurde |
| Kleinbetragsrechnung (bis 250 €) | Keine Pflicht, aber sinnvoll für den Gast | Ein Gast zahlt 89 € für eine Nacht – du kannst eine vereinfachte Rechnung ausstellen, musst aber nicht |
Wichtig: Die Frist gilt ab dem Leistungsdatum, nicht ab dem Zahlungseingang. Wenn ein Gast im Dezember übernachtet, aber erst im Februar zahlt, musst du die Rechnung bis spätestens Juni des Folgejahres verschicken.
Welche Pflichtangaben muss die Rechnung enthalten?
Eine Rechnung ist nur gültig, wenn sie neun Pflichtangaben enthält (§ 14 Abs. 4 UStG). Fehlt eine, kann das Finanzamt die Vorsteuer beim Gast streichen – und der wird sauer. Hier die Liste mit typischen Fehlern aus der Hotellerie:
- Dein vollständiger Name und Anschrift (nicht nur „Hotel zur Post“) Fehler: „Hotel Müller“ ohne Straße und Hausnummer.
- Steuernummer oder USt-IdNr. (die findest du im letzten Steuerbescheid) Fehler: Alte Steuernummer verwenden, die nicht mehr gültig ist.
- Rechnungsdatum (wann die Rechnung ausgestellt wurde) Fehler: Datum der Leistung statt Rechnungsdatum eintragen.
- Fortlaufende Rechnungsnummer (einmalig, keine Lücken) Fehler: „Rechnung 2026-01“ für alle Januar-Rechnungen verwenden.
- Name und Anschrift des Gastes (vollständig, wie im Personalausweis) Fehler: Nur „Herr Schmidt“ ohne Straße.
- Leistungsbeschreibung (was wurde verkauft?) Fehler: „Übernachtung“ statt „1 Übernachtung inkl. Frühstück vom 05.07.–06.07.2026“.
- Leistungsdatum (wann die Leistung erbracht wurde) Fehler: Nur „Juli 2026“ statt konkretes Datum.
- Entgelt (Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag) Fehler: Bruttobetrag ohne Aufschlüsselung.
- Steuersatz und Steuerbetrag (7 % oder 19 % – mehr dazu im nächsten Abschnitt)
Beispiel aus der Praxis: Ein 3-Sterne-Hotel in Bayern stellt eine Rechnung über 127 € aus. So sieht der falsche und der richtige Ausschnitt aus:
| Falsch | Richtig |
|---|---|
| Hotel Alpenblick Rechnung Nr. 123 Betrag: 127 € |
Hotel Alpenblick, Bergstraße 1, 83435 Bad Reichenhall Steuernummer: 123/456/78901 Rechnung Nr. 2026-07-001 vom 07.07.2026 Empfänger: Max Mustermann, Musterweg 1, 10115 Berlin Leistung: 1 Übernachtung inkl. Frühstück (06.07.2026) Netto: 118,69 € MwSt (7 %): 8,31 € Gesamt: 127,00 € |
Welcher Steuersatz gilt für Hotelrechnungen?
In der Hotellerie gelten zwei Steuersätze:
- 7 % für Übernachtungen (inkl. Frühstück, wenn es im Preis enthalten ist)
- 19 % für zusätzliche Leistungen wie Minibar, Wellness, Parkplatz
Achtung: Wenn du Frühstück separat abrechnest (z. B. 15 € extra), gilt dafür 19 % – nicht 7 %! Das Finanzamt prüft das genau.
| Leistung | Steuersatz | Beispiel |
|---|---|---|
| Übernachtung (inkl. Frühstück) | 7 % | 100 € für Zimmer + Frühstück → 7 € MwSt |
| Übernachtung (ohne Frühstück) | 7 % | 85 € für Zimmer → 5,95 € MwSt |
| Frühstück (separat) | 19 % | 15 € für Frühstück → 2,39 € MwSt |
| Minibar, Wellness, Parken | 19 % | 20 € für Sauna → 3,19 € MwSt |
Praxis-Tipp: Nutze einen MwSt-Rechner für Hotels, um die Beträge schnell zu prüfen. Das spart Zeit und vermeidet Fehler.
Wie verschickst du die Rechnung am besten?
Drei Wege sind üblich – aber nur einer ist wirklich sicher:
Per E-Mail (PDF)
- Vorteil: Schnell, kostengünstig, nachweisbar (mit Lesebestätigung).
- Risiko: E-Mail landet im Spam oder wird gelöscht.
- Lösung: Nutze eine Software, die den Versand automatisch protokolliert (z. B. über eine Rechnungs-Automatisierung).
Per Post (Brief)
- Vorteil: Rechtlich sicher, wenn du den Versand dokumentierst (z. B. mit Einschreiben).
- Nachteil: Teuer (ca. 1,60 € pro Brief) und langsam.
Persönlich bei Check-out
- Vorteil: Gast hat die Rechnung sofort.
- Nachteil: Druckkosten, Papierverschwendung, und wenn der Gast die Rechnung verliert, musst du sie nochmal schicken.
Empfehlung: Kombiniere E-Mail mit einer automatischen Erinnerung. So geht’s:
- Schicke die Rechnung direkt nach dem Check-out per E-Mail.
- Falls der Gast nicht reagiert, schicke nach 7 Tagen eine freundliche Erinnerung.
- Falls immer noch nichts kommt, drucke die Rechnung aus und lege sie an der Rezeption bereit.
Was tun, wenn der Gast die Rechnung nicht bezahlt?
Zwei Szenarien sind typisch:
- Der Gast zahlt die Rechnung nicht (z. B. bei Firmenbuchungen).
- Der Gast verliert die Rechnung und verlangt eine neue.
1. Gast zahlt nicht
- Erinnerung schreiben: Nach 14 Tagen eine höfliche Zahlungserinnerung schicken.
- Mahnung: Nach 30 Tagen eine Mahnung mit Frist (z. B. 7 Tage).
- Inkasso: Falls nichts passiert, kannst du ein Inkassobüro einschalten – aber das lohnt sich erst ab Beträgen über 200 €.
Muster für eine Zahlungserinnerung:
„Sehr geehrter Herr Mustermann, am 06.07.2026 haben Sie in unserem Hotel übernachtet. Die Rechnung Nr. 2026-07-001 über 127 € ist am 07.07.2026 fällig geworden. Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum 21.07.2026 auf unser Konto. Vielen Dank für Ihre Zahlung! Mit freundlichen Grüßen, [Dein Name]“
2. Gast verliert die Rechnung
- Duplikate sind erlaubt – aber du musst sie als solche kennzeichnen (§ 14 Abs. 2 UStG).
- So geht’s:
- Schreibe „Duplikat“ oder „Zweite Ausfertigung“ auf die Rechnung.
- Verwende dieselbe Rechnungsnummer wie das Original.
- Notiere das Datum der Originalrechnung.
Praxis-Beispiel: Rechnung für ein 8-Zimmer-Hotel
Stell dir vor, du führst ein kleines Hotel mit 8 Zimmern. Im Juli hast du folgende Buchungen:
| Gast | Leistung | Betrag | Steuersatz | MwSt |
|---|---|---|---|---|
| Familie Schmidt | 2 Übernachtungen inkl. Frühstück | 254 € | 7 % | 16,54 € |
| Firma Bau GmbH | 5 Übernachtungen (Monteure) | 425 € | 7 % | 27,71 € |
| Herr Müller | 1 Übernachtung + Sauna (20 €) | 105 € | 7 % + 19 % | 6,54 € (7 %) + 3,19 € (19 %) |
Frage: Wie viele Rechnungen musst du ausstellen, und welche Pflichtangaben fehlen oft?
Antwort:
- 3 Rechnungen (eine pro Gast).
- Typische Fehler:
- Bei der Firma Bau GmbH fehlt oft die vollständige Firmenadresse (inkl. Rechtsform).
- Bei Herrn Müller wird die Sauna nicht separat mit 19 % ausgewiesen.
- Die Rechnungsnummer wird manchmal vergessen (z. B. „Rechnung Juli 2026“ statt „2026-07-001“).
Kostenersparnis durch Automatisierung: Wenn du die Rechnungen manuell schreibst, brauchst du pro Rechnung etwa 5 Minuten. Bei 30 Buchungen im Monat sind das 2,5 Stunden – Zeit, die du besser in Gäste oder Marketing investierst. Eine Rechnungssoftware für Hotels erledigt das in unter 30 Sekunden pro Rechnung.
Das Wichtigste in Kürze
- Frist: Du hast 6 Monate Zeit, die Rechnung zu verschicken (§ 14 UStG).
- Pflichtangaben: 9 Punkte – fehlt einer, ist die Rechnung ungültig.
- Steuersätze: 7 % für Übernachtungen, 19 % für Extras wie Minibar oder Wellness.
- Versand: E-Mail ist schnell und günstig, aber dokumentiere den Versand.
- Zahlungsprobleme: Erst Erinnerung, dann Mahnung – Inkasso lohnt sich erst ab 200 €.
- Duplikate: Kennzeichne sie als „Zweite Ausfertigung“ und verwende dieselbe Rechnungsnummer.
Profi-Tipp: Nutze eine Software, die Rechnungen automatisch generiert und verschickt. Das spart nicht nur Zeit, sondern vermeidet auch Fehler – und du hast mehr Zeit für deine Gäste. Falls du eine einfache Lösung suchst, die sich in dein bestehendes PMS integriert, schau dir mal zimrlys Rechnungsmodul an. Aber selbst wenn du das nicht nutzt: Mit den Infos hier bist du auf der sicheren Seite.