Alle Mandanten in einer Anmeldung
Betreust du mehrere Hotels mit zimrly, siehst du nach dem Login eine Mandantenübersicht und wechselst zwischen den Häusern. Bei nur einem Mandanten landest du direkt in dessen Akte.
Für Steuerberater & Kanzleien
Deine Hotel-Mandanten liefern endlich sauber vor
zimrly ist eine Hotelsoftware mit einer eigenen Rolle für dich: einem echten Steuerberater-Zugang. Du holst dir Buchungsstapel und Belege selbst ab — monatlich, strukturiert, ohne PDF-Sammelmail und ohne Nachfragen beim Hotelier.
EXTF 700
DATEV-Buchungsstapel im offiziellen Format, Datenkategorie 21, SKR03 oder SKR04
XRechnung 3.0
E-Rechnung nach EN 16931, alternativ ZUGFeRD bzw. Factur-X im selben Profil
8 Jahre
Aufbewahrung im Archiv mit Object-Lock, Frist ab Schluss des Ausstellungsjahres
Die E-Rechnungspflicht kommt bei deinen Mandanten an
Hotels sind ein Sonderfall: viele Belege, kleine Beträge, gemischte Steuersätze, dazu Kurtaxe als durchlaufender Posten und OTA-Provisionen als Eingangsaufwand. Genau dort trifft die E-Rechnungspflicht auf die schwächste Belegdisziplin.
- Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen im B2B empfangen können — auch das kleine Landhotel.
- Für das Ausstellen gelten gestaffelte Übergangsfristen: ab dem 1. Januar 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab dem 1. Januar 2028 für alle übrigen.
- Ein PDF per Mail ist keine E-Rechnung. Verlangt wird ein strukturiertes Format nach EN 16931 — in Deutschland praktisch XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.1.
Wer seine Hotel-Mandanten jetzt umstellt, hat 2027 keine Feuerwehr-Aktion. zimrly stellt die Ausgangsrechnungen im geforderten Format aus und legt sie unveränderbar ab — du bekommst die Buchungssätze dazu.
Diese Seite ist Produktinformation, keine Rechts- oder Steuerberatung. zimrly erbringt keine Tätigkeit im Sinne des § 3 StBerG. Die genannten Fristen geben den Stand der gesetzlichen Regelung wieder; maßgeblich sind Gesetz und Verwaltungsanweisung im Einzelfall.
Was der Steuerberater-Zugang konkret kann
Der Zugang ist keine geteilte Hotelier-Anmeldung und kein Gast-Login, sondern eine eigene Rolle mit eigenem Portal — getrennt vom Hotel-Dashboard.
Standardmäßig nur lesend
Der Zugang ist als Nur-Lese-Rolle angelegt: kein Rechnungsversand, kein Storno, keine Einstellungen. Damit kannst du nichts kaputt machen, was du später beanstanden müsstest.
Schreibrecht optional freischaltbar
Will das Hotel, dass du Kontenrahmen, Aufteilungsgebot oder Steuersätze selbst pflegst, schaltet es dir das Schreibrecht gezielt frei. Es ist standardmäßig aus und jederzeit widerrufbar.
Jede Änderung im Protokoll
Schreibende Aktionen landen im Audit-Log der Organisation — mit Zeitpunkt und handelndem Konto. Auch der Entzug des Zugangs bleibt als Vorgang erhalten.
Die fünf Register deiner Mandantenakte
Übersicht, Aufteilungsgebot, DATEV-Konten, Kurtaxe und Steuersätze sowie OTA-Provisionen. Also genau die Stellen, an denen bei Hotels erfahrungsgemäß gestritten wird.
Monatsbericht automatisch per Mail
Auf Wunsch schickt zimrly dir monatlich eine Auswertung: Rechnungssummen, Aufteilung nach Steuersätzen, offene Posten und OTA-Provisionsaufwand. Der Versand wird pro Mandant aktiviert.
Eingerichtet wird der Zugang vom Hotel: Ein Inhaber oder Administrator lädt dich per E-Mail ein und kann den Zugang jederzeit wieder entziehen. Du bekommst also nie mehr Rechte, als der Mandant dir bewusst gibt.
Was du herunterlädst
Alle Ausgaben sind monatsweise abrufbar, voreingestellt ist der Vormonat. Zusätzlich kann das Hotel den automatischen Versand aktivieren — dann liegt die Datei am fünften des Folgemonats ohne dein Zutun im Postfach.
- Buchungsstapel (CSV)
- DATEV-Format EXTF, Version 700, Datenkategorie 21. Pro Umsatzsteuersatz ein eigener Buchungssatz, also Logis und Frühstück sauber getrennt. Konten aus SKR03 oder SKR04, pro Objekt überschreibbar.
- Belegpaket (ZIP)
- DATEV-Belegtransfer: document.xml in Version 06.0, je Rechnung ein accountsReceivableLedger und das dazugehörige Belegbild als PDF. Mehrere Steuersätze werden als konsolidierter Satz abgebildet, Rechnungskorrekturen mit negativem Betrag.
- OTA-Provisionen (XLSX oder CSV)
- Die Provisionsaufwände der Buchungsportale als eigene Auswertung, wahlweise nach An- oder Abreisedatum abgegrenzt.
- Zeiterfassung (Excel, CSV oder DATEV-LODAS)
- Für Häuser, die die Zeiterfassung über zimrly laufen lassen, kommt der Lohnlauf-Export im selben Portal — auf Wunsch direkt als LODAS-Datei.
Die Festschreibung setzt zimrly bewusst nicht: Im Kopf des Stapels steht die Festschreibung auf Nein. Festgeschrieben wird in deiner Kanzlei, nicht in der Hotelsoftware.
E-Rechnung und Archiv
Der Rechnungsausgang deiner Mandanten ist der Teil, den du sonst nachträglich reparierst. In zimrly entsteht er von vornherein im geforderten Format.
Strukturierte Formate statt PDF
Ausgangsrechnungen entstehen als XRechnung in Version 3.0 oder als ZUGFeRD beziehungsweise Factur-X im Profil nach EN 16931. Technisch ist das UN/CEFACT-CII-Syntax, bei ZUGFeRD eingebettet in ein PDF/A-3.
Prüfung, bevor die Nummer vergeben ist
Jede Rechnung wird vor der Ausstellung gegen die Norm validiert. Fällt sie durch, wird sie nicht ausgestellt und verbraucht auch keine fortlaufende Rechnungsnummer — es entsteht also keine Lücke, die du später erklären musst.
Unveränderbare Ablage
Das maßgebliche Original wird mit SHA-256-Prüfsumme in einem Speicher mit Object-Lock im Compliance-Modus abgelegt: bis zum Fristende auch mit Administratorrechten nicht löschbar. Server stehen in Deutschland.
Aufbewahrung nach § 147 AO
Die Sperrfrist wird auf acht Jahre gesetzt, gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres der Ausstellung. Das entspricht der seit 2025 verkürzten Frist für Buchungsbelege.
Paket für die Betriebsprüfung
Für einen Prüfungszeitraum lässt sich ein Ausgabe-Paket ziehen: die Originalbelege plus Prüfprotokoll und Manifest, adressiert an die Datenträgerüberlassung nach § 147 Absatz 6 AO.
Verfahrensdokumentation
Zum Rechnungsprozess gibt es eine vorbereitete Verfahrensdokumentation, die mit den Stammdaten des Hauses befüllt ausgegeben wird — die Anlage, die in der Prüfung regelmäßig fehlt.
Partnerprogramm für Kanzleien
Wenn du deinen Hotel-Mandanten zimrly empfiehlst, sollst du davon etwas haben — und zwar nicht nur weniger Rückfragen im Monatsabschluss.
- Du bekommst für jeden empfohlenen Mandanten einen eigenen Zugang und siehst die Umstellung von Anfang an mit.
- Die Einrichtung des Rechnungsprozesses stimmen wir direkt mit dir ab: Kontenrahmen, Konten-Mapping und Aufteilungsgebot einmal sauber, statt zwölfmal korrigiert.
- Auf Wunsch begleiten wir das erste Monatspaket gemeinsam, damit dein Import auf Anhieb durchläuft.
Die Vergütung für vermittelte Mandate legen wir gerade fest und besprechen sie im Erstgespräch verbindlich. Wir nennen hier bewusst keine Zahl, die wir später relativieren müssten.
Partnerprogramm anfragenHäufige Fragen aus Kanzleien
Muss ich für den Zugang etwas installieren?
Nein. Der Steuerberater-Zugang läuft im Browser. Du bekommst eine Einladung per E-Mail vom Hotel, legst dein Passwort fest und bist drin.
Kann ich in den Daten des Mandanten etwas verändern?
Standardmäßig nicht — die Rolle ist als Nur-Lese-Zugang angelegt, ohne Rechnungsversand, ohne Storno und ohne Einstellungsrechte. Das Hotel kann dir gezielt ein Schreibrecht für die steuerlichen Einstellungen freischalten; dieses Recht ist voreingestellt aus, jederzeit widerrufbar, und jede damit vorgenommene Änderung wird protokolliert.
Gibt es eine direkte Anbindung an DATEV?
Nein, und das behaupten wir auch nicht. zimrly erzeugt die Dateien in den DATEV-Formaten — Buchungsstapel im EXTF-Format und Belegpaket für den Belegtransfer — die du dann in deinem System importierst. Eine Programmschnittstelle zu DATEV oder eine Anmeldung über DATEV gibt es nicht.
Wie kommen die Belegbilder zu den Buchungssätzen?
Über das Belegpaket: Es enthält je Rechnung einen Ledger-Datensatz und das zugehörige PDF, sodass Buchung und Bild zusammen ankommen.
Was passiert mit gemischten Steuersätzen?
Übernachtung und Speisen auf der einen Seite, Getränke und Zusatzleistungen auf der anderen werden getrennt gebucht: Pro Steuersatz entsteht ein eigener Buchungssatz. Das Aufteilungsgebot ist im Portal ein eigenes Register.
Kann zimrly auch eingehende E-Rechnungen verarbeiten?
Nein. Gebaut ist der Rechnungsausgang deiner Mandanten. Einen Posteingang für eingehende E-Rechnungen gibt es in zimrly nicht.
An welche Voraussetzung ist der Zugang geknüpft?
Das Hotel muss das Rechnungsmodul aktiv gebucht haben — daraus stammen die Daten, die du siehst. Ohne aktives Modul lässt sich kein Steuerberater-Zugang einrichten.
Wo liegen die Daten?
Auf Servern in Deutschland. Das unveränderbare Rechnungsarchiv liegt bei einem deutschen Anbieter für Objektspeicher.
Was zimrly nicht ist
- Keine Programmschnittstelle und keine Anmeldung über DATEV — zimrly liefert Dateien, den Import machst du.
- Kein Posteingang für eingehende E-Rechnungen; abgedeckt ist der Rechnungsausgang der Mandanten.
- Keine Kanzlei-Verwaltung mit eigenen Mitarbeiterrollen: Ein Zugang ist an eine Person gebunden, die Zuordnung erfolgt je Mandant.
- Keine Steuerberatung. Was steuerlich richtig ist, entscheidest du — zimrly liefert die Daten dafür.
Sprich einmal mit uns, bevor du es weiterempfiehlst
Fünfzehn Minuten am Telefon reichen, um zu klären, ob das für deine Hotel-Mandanten passt. Kein Verkaufsgespräch: Wenn dein Mandantenstamm nicht dazu passt, sagen wir dir das.